こんにちは。
menu事業部で、PM組織の統括をしている三宅です。
今日のテーマは、多くの人が「正直、ちょっと面倒だな」と感じがちな、あの業務についてです。
そう、「議事録」です。
「え、議事録？単なる記録でしょ？」
「会議の内容をメモして、共有するだけの定型業務じゃないの？」
そう思った方もいるかもしれませんね。
確かに、議事録作成は時間も手間もかかります。
1. AI時代だからこそ、「手で取る議事録」があなたを成長させる理由
昨今、生成AIやLLMの進化は目覚ましく、会議の音声認識から自動で議事録を作成してくれます。
「もう議事録はAIに任せればいいじゃないか」と考える方もいるかもしれません。
しかし、あえて自分の手で議事録を取ることは、AIには代替できない、ビジネスパーソンとして不可欠な多くの要素が詰まっているからです。
なぜなら、AIが自動で生成する議事録は、要約した「情報」の結果を提供しますが、自分で取る議事録は、自分で情報を考えながらまとめることで、ただの「情報」ではなく、自分自身が内容を深く理解し、自分の「知恵」として定着させるまでのプロセスを能動的に構築することができると考えています。
ここからは、なぜ議事録が成長を加速させる「隠れツール」になるのか、具体的に説明させていただきます。
2. 強制的に「集中力」と「理解力」が鍛えられる
会議中、話を聞いているだけだと、どうしても集中力が途切れたり、
「まあ、後で誰かに聞けばいいか」と聞き流してしまったりする瞬間がありますよね。
しかし、議事録を作成するとなると、そうはいきません。
発言の一つひとつに意識を集中し、「誰が」「何を」「なぜ」言ったのかを正確に理解しようと努めます。さらに、決定事項やネクストアクション、課題などを漏らさずに記録しようとすることで、自然と集中力は格段に向上します。
会議が終わった後、記憶が鮮明なうちに議事録をまとめる作業も、理解を深めるための大切なプロセスです。「あれ、この発言はどういう意味だったっけ？」「この決定の背景は？」と振り返ることで、会議中に曖昧だった部分がクリアになることも多いはずです。
3. 「論理的思考力」と「構造化能力」が磨かれる
議事録は、単に発言を時系列に羅列するだけでは、後から読み返した時に内容が頭に入ってきません。
重要なのは、 「結局、何が決まったのか？」 「次に具体的に何をしなければならないのか？」 を明確に整理し、読み手が素早く、スムーズに理解できるように構造化することです。
これは、複雑な情報を整理し、本質を捉え、論理的に伝えるための非常に効果的な訓練です。ビジネスの現場では、膨大な情報の中から必要なものを選び出し、分かりやすく伝えるスキルが不可欠ですよね。
議事録作成は、まさにその実践的な練習の場なのです。
4. 「コミュニケーション能力」と「責任感」が養われる
会議での相手の発言、特にクライアントや上司からの重要な示唆や指示は、一言一句逃さない気持ちでメモを取り、正確に記録することが求められます。
その言葉の背景にある意図や期待を理解しようと努める過程で、相手の立場に立つ想像力が働き、コミュニケーション能力は自然と向上します。
また、自分が作成した議事録が、その後のプロジェクト進行の基盤となります。
自分が書いた議事録に誤りがあると、チーム全体に混乱を招いたり、プロジェクトの方向性が歪んだりする可能性もゼロではありません。自分が作成する情報に対する責任感が、自然と高まります。
5. プロジェクトの「推進力」と「生産性」が向上する
議事録は、単なる過去の記録ではありません。
それは、次のアクションを明確にし、会議の議論を無駄なく進め、プロジェクト全体の状況を正確に把握するための強力なツールです。
議事録を見返すことで、「前回、何が課題として残っていたんだっけ？」「誰が、いつまでに、何をする担当だったかな？」といった情報を素早く確認できます。
これにより、同じ議論の重複や、曖昧なまま放置されるタスク、認識のずれによる手戻りを防ぎ、チームやプロジェクト全体の生産性を高めることに貢献できます。
「議事録作成、やっぱり面倒くさいよ…」と感じたら、
確かに、議事録作成は時間がかかり、集中力も必要とされる、大変な作業かもしれません。
しかし、考えてみてください。
その「面倒くさい」という気持ちの裏には、「自分の成長の機会を、無意識のうちに手放している」という事実が隠されているのではないでしょうか。
議事録に費やす時間や労力は、あなたの基本的なビジネススキル、そしてプロジェクトを成功に導くための総合的な能力に対する投資です。
さあ、今日から議事録を「隠れスキル向上ツール」にしよう！
今日から、議事録に対する意識を少し変えてみませんか？
単なる「記録係」としてではなく、自らのビジネススキルを磨くための「実践的なトレーニング」として、一つひとつの会議に向き合い、丁寧に議事録を作成してみてください。
最初は大変だと感じるかもしれません。
しかし、続けるうちに、会議での集中力が増し、情報を論理的に整理する力がつき、コミュニケーションにおける細部への意識が高まっていくのを実感できるはずです。
そして、何よりも、自分が作成した議事録がチームの情報共有を助け、プロジェクトの円滑な推進に貢献していることを実感できたとき、それはきっと大きな達成感と自信につながります。
議事録作成という日々の業務を、あなたのビジネスパーソンとしての市場価値を高める強力な武器に変えましょう。
さあ、皆さんも今日から「議事録を最高のスキル向上ツールとして活用する」習慣を始めて、ライバルに差をつけ、さらなるビジネススキルを習得しましょう！