リモートワークにより、オンライン会議もすっかり定着しました。
まだ一度も対面でお会いしたことの無い方との会議も珍しくない今日この頃です。
今回は、オンライン会議で役に立つポンチ絵 について書いてみました。
ポンチ絵とは？
概略図をイメージしていただければいいかと思います。
特に決まった書き方があるわけではないため、ラフに書くことが可能です。
wikipedia参照
なにがいいのか
以下２つの点に良さを感じています。
１．共通認識を取ることが容易になる
話す内容のドメイン知識が、会議の参加者で様々なケースは良くあるかと思います。
この場合にポンチ絵は、参加者の共通認識を助けるとともに、議論を深めるのに役立つ と考えています。
皆さんも一度は経験したことがあるかと思うのですが、議論が横道にそれて、気づいたら空中戦の様な状態になり、会議で何も決まらずに終わってしまう残念な状態は避けたいところです。
この状態になると、また別途会議が必要になり、結果的に業務時間のほとんどが会議で埋まるということになりかねません。
ポンチ絵があると、共通認識が簡単に取れるため、空中戦にならず、会議進行もスムーズになり、結果的に重要な論点に対する議論する時間を確保できる ため、何も決まらない残念な状態にはなりづらいと考えています。
２．頭の整理ができる
議題に対して自分の考えが纏まっていないと意見が言えず無駄に時間を使ってしまいます。
またファシリテーションする場合、整理ができていないと会議が露頭に迷うケースも有るかと思います。
そのため、他者に共有するためだけでなく、自分用にポンチ絵を書くのもオススメです。
思考の整理に役立つ かと思います。
描く時に意識していること
ポンチ絵を書くのにルールは無いと考えていますが、それでもいくつか気をつけていることがあります。
１．細部にこだわりすぎない
UMLやサーバ構成図といった正式なドキュメントとして残る類ではないケースが多いため、そこに時間を費やす意味はないと思います。
ざっくり全体像を把握することで、共通認識や思考の整理に役立てればそれで良いと思います。
２．登場人物とINPUT/OUTPUTを明確にする
ITの分野だと、ある情報のINPUTを受けたシステムがOUTPUTして、それが別のシステムのINPUTになるといったケースは多いかと思います。
そのため、情報のIN/OUTの流れはちゃんと分かるよう に意識します。
またこの時、情報の流れは同じ方向にします（左から右の場合なら、基本は全て同じ方向に矢印をつなげていきます）。
３．色を多用しすぎない
ポンチ絵に限らずですが、色を使いすぎると、色に何か意味があると捉えられ、逆に混乱するケースがあります。
そのため、基本は黒白で書いてしまうことが多いです。
色を使って分類した方がわかりやすい場合は、色分けして、凡例をのせることを意識しています。
サンプル
このケースでは、ざっくりの概要と議論のテーマになりそうな点を余白にまとめるように工夫しました。
さいごに
今後もリモートワークを続けていく企業は多いかと思います。
オンライン会議を効率良く進めることに悩んでいる方のヒントになれば幸いです。