😊はじめに
異動や席替えのたびに、こんなことで困っていませんか？
- プリンターの接続設定がわからない
- PC不調時の問い合わせ先がすぐに見つからない
- チームの行動予定が確認しづらい
今回は、これらの「異動あるある」をサッと確認できるリストアプリを、Google Sheets × Glideで作成しました。作りもシンプルなため難しくはなかったのですが、実装させたいコンポーネントによっては個別の設定が必要なことがわかりました。
📱実際の画面はこちら
①PC接続設定確認
（ダミー用だけど、ちゃんと本当にマニュアルも作りました。欲しい方差し上げます）
②PC不調をサポートデスクに問い合わせたい
（ダミーなので時を知るところにかけております）
③チームメンバーの予定が把握しにくい
（表示はダミーです）
👋背景：紙に頼るのはもう終わりにしたい
異動や席替えのたびにプリンター設定を変更する必要がありますが、半年に一度の作業なので毎回忘れてしまいがち。マニュアルはあるけど、PCで見ながら設定するのは面倒で、結局紙で印刷してしまう…。そしてまた半年後に同じことの繰り返し…。この課題を解決するために、手元でサッと確認できるアプリを作ることにしました。
コンセプト：お困りごとをドリルダウンで探せる
以前、noteで「コーディネーター業務専用のWiki風お困りごと検索ツール」を構想しました。単語検索は技術的ハードルが高そうでしたが、Glideならカテゴリー別にドリルダウン形式で探せることがわかり、まずは一部機能をアプリ化してみました。
作成手順とポイント
つくりはいたってシンプルになってしまうため、
- PDFの表示のさせ方
- リンクの埋め込み
- Excelの表示のさせ方（随時更新がされていくデータを表示）
- 電話番号を表示し、そのまま電話も掛けられる
という機能を付けています。私のように初めてGlideを触る方に向けて手順を記載します。
1. スプレッドシートの準備
Sheet1：お困りごとの業務一覧
Sheet2：困りごと別の項目 → 説明1 → 説明2
実際のシート
2.PDFや画像の表示方法
Glideでは画像URLが必要なので、以下の手順で表示します。
- GoogleドライブにPDFやJPEGを保存（Dropboxでも可）
- 公開URLを取得してスプレッドシートに貼り付け
- 必要に応じてメーカーサイトなどのリンクも追加
3. Excelの表示方法（SharePoint連携）
Teams上で共有しているExcelの行動予定表を、リアルタイムで表示したい場合は以下の方法が便利です。
ここではスプレッドシートではなく、Share Pointを表示させることにしました。
書き換えの手間もなくそのまま更新された内容が見られるのがポイントです。
- TeamsにExcelをアップロード
- ブラウザで開いてURLをコピー
- スプレッドシートにURLを貼り付け
※Glideの表示は5分ほどのタイムラグがありますが、SharePointならリアルタイムに近い表示が可能です。
4.実際の操作手順
■Glideログイン後、新しいアプリ → Google Sheet → Continue
■新しい列の追加
■項目の紐づけ
■コンポーネントでリストを選択し、各項目以降の内容を紐づけ
🔥ここまででスプレッドシートの内容をアプリに紐づけて表示させることができています
5. 電話番号から直接電話をかける設定
これまでの設定は簡単にできてしまうのですが、表示された電話番号にその画面内で
電話が掛けられる設定はちょっと苦労しました。
この記事もいわばその設定を解説するために書いています。
■Glideで電話ボタンを設定するには以下の手順です
① 電話ボタンを表示させたい画面を開きます。ここでは「PCが不調な時」です。
② ACTION → Communication→ Dial phone number選択
③ Title → ボタンに表示させる名称を記入。ここでは「電話をかける」
④ Phone Number → 実際にかけたい番号を入力 (動画では117で時報聞いてます⏰）
これで試したところ電話がかけられた！と喜んでいたのですが、
他のページを開けたところ・・・・
全てのページに電話をかけるボタン出現！！！！！（なんてこった）
ここから該当のページにだけこのボタンを表示させる設定をしなくてはならないことを知りました。
■ページごとにボタンを表示する条件設定
すべてのページに電話ボタンが表示されてしまう問題を回避するには、以下のように設定しなくてはならないことがわかりました。
① やること：説明2 に「117」が含まれている場合のみ表示する条件を設定する
② 操作：Button → Options → Visibility → Show component when...
条件：説明2 is 117
今回は説明２にこの番号があるときだけ、と限定していますが、
他にも下記のような設定も可能でした。
実際の反応と課題
実際に数名の方にツールと操作方法を見ていただきました
「引越しのたびにプリンター設定がわからなくなっていたので助かる」
「遠くのプリンターで出力していたが、簡単に確認できて便利」
「TeamsでExcelを開く手間が省けてありがたい」
おおむね好評でしたが、実は課題も残りました。
残った課題：認証の壁
このアプリを使用する際にQRを読み取ると認証画面が出ます。会社のアドレスを入れるとアクセス権の承リクエストが求められGmailに承認確認のメールが来ます。承認を押してアクセス権を付与してもうまく入れませんでした。
調べてみると、GlideのSSO（Single Sign-On）機能を使えばMicrosoft組織アカウントでの認証が可能なようでしたが、有料プラン限定のため今回は断念しました。
記事の最後に対応法を記載しておきます。
自社でいうと管理者に依頼するあたりが壁になりそうです。
セキュリティが厳しいため、実装したくても個人での取り組みに許可が出るか怪しいところではあります。
🏃🏃感想と今後の展望🏃➡️🏃➡️
お困りごとをカテゴリーで分けても、同じような業務の方であれば検索自体は苦ではないと思います。
ただし、Wikiのように使用者が自由に書き込みして情報を更新するとなると、最初に設定するスプレッドシートを直接修正しなければならず、シートが増えればツール内で再設定が発生する（モヤ～）。ならば更新は管理者に伝えて（モヤモヤ～）、管理者が定期的にメンテするしかないか・・・（モヤモヤモヤ～）。Ummm・・・更新自体が自由ではなくなっているな😥。
ただ、問い合わせが多く、情報の更新頻度もあまりないものに限れば十分に役立つうえ、
会社スマホからも閲覧ができて便利ではあります（超ニッチな情報なので、ポータルサイトではかえって探しにくいってこともあるあるですね）。
今回のGlideは前回のAppSheetと操作方法が近く、レイアウトを確認しながら作業ができるため、初心者でも扱いやすいと感じました。
まだ私にできることの知識が足りないため、電話をかける実装のように実際に作りながらこの項目の時はこんな機能が付くと操作しやすいというアイデア出しの方がうまく構築できると思いました。
ただし、機能の付加にとらわれて、たくさんの機能が付くことで感覚的に操作しにくくならないよう注意も必要だなと感じました（調子に乗って色々つけたくなるタイプ）。
今回も楽しみながら作成できたと思います！ おわり
参考：社外アクセス制限の方法（SSO活用）
GlideのSSO設定は比較的シンプルですが、IT管理者の協力が必要。
Glide側の設定
Settings → Integrations → SSO → Microsoft Entra IDを選択
SAML/OIDCのメタデータを入力
PINメールをオフにしてSSO限定に
Microsoft Entra ID側の設定
Azureポータル → Enterprise applications → Glideを追加
SAML/OIDC設定、ユーザー属性マッピング
Conditional Accessポリシーで社外アクセスをブロック
Tenant Restrictionsで組織アカウントのみ許可
代替案（無料プランの場合）
Users Table に組織メールドメインを登録
PINコード認証を有効化
OneDrive連携時は専用アカウントでアクセス制限
【編集後記？】
一日でアプリ作って、一日で記事を書く・・・人生の中でも上位にくるほど頑張ってます。頑張ってて偉いよ、私。へへへ😹（誰もほめてくれないから自分でほめてみたよ）