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de:code 2019 [PR51] @dahatake 流 - Microsoft Teamsでメッチャマルチタスクを処理する方法

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Microsoft de:code 2019に参加した内容を紹介します。

Chalk Talkなので、スライド公開のみとなっています。
もし微妙な間違いなどあれば、ご容赦ください。

[PR51] @dahatake 流 - Microsoft Teamsでメッチャマルチタスクを処理する方法 / 2019年5月29日

TL;DR(要約)

  • Office 365では、自分の行動の基礎データを確認して、自分の状況を把握することができる。
  • 自分の作業を共有し、会社としてのタスクにして、チームとして作業することが大事である。
  • メールは個人の情報管理、Teamsはチームの情報の共有の場となる。積極的に使うことでチームとしての活動が効率的になる

リソース

2019年6月13日

内容に入る前に!

かっぱえびせんが配布されました!かっぱえびせんはここだけ!カルビーのご厚意!ほかのセッションでおやつを求めないでね!

チョークトークとは?

チョークトークは、講師と皆さんで話をする場であるので、皆さんからも情報を教えてほしい。

今日の皆さんのお仕事

  • お互いを尊敬

    必要なことを互いに学びあい!

  • 参加しましょう

    疑問に思ったことは遠慮なく!

  • 機密情報は別の場で

    機密相談はAsk The Speakerで!

講師について

畠山さん

部下はいません。一つの業務にどっぷり、というわけではない

髙田さん

カスタマーサクセスマネージャー。外出が多い。Office 365にも詳しい

坂本さん

カスタマーサクセス。Googleから、いろいろ経てMicrosoftに転職した。
昨年末、お子さんが生まれた(女性の方)。Microsoftは、働きやすさがあふれている会社。4月からフルタイムで復帰した。しかもフルタイムといっても、在宅勤務で業務を遂行できている!

その他

畠山さんと坂本さんは、ずっとTeamsやビデオ会議で話していたが直接会ったのは初めて!Teamsで十分な仕事が行えている。


MyAnalytics = Data

基調講演でも出てきていたが、Microsoft Graphを可視化するツール。自分がどの程度働いているかなどの基礎データを確認できるようになっている。Office365。現在は、契約レベルがE5で見ることができるが、E1, E3でも確認できるようになる

■Microsoft MyAnalytics
https://products.office.com/ja-jp/business/myanalytics-personal-analytics
■MyAnalyticsがOffice 365 Businessでも利用可能になるらしい
https://ascii.jp/elem/000/001/800/1800652/

誰が見ることができるか?

ここで大事なのは、自分しか見ることができない、ということ。

例えば、人事担当の人、管理者なども見ることはできない。あくまで自分の状況を把握して管理するためのツール!

見ることができる内容

項目 内容 畠山さんの例
フォーカス 自分の仕事 -
ウェルビューイング どれだけ休んでいるか 働いていない日がない...これは良くないですね!
ネットワーク 関係した人 152人
勤務時間 残業時間が増えていますね!と警告してくれる 残業時間が増えていると警告されている...これはあかんですね
メール 既読数と返信数 967既読、116返信...頑張ってますね!
メールを読んでいる時間 メールを読んでいる時間もわかる。
メールの数と時間は相関しているが絶対ではない
-

とりあえずアンケート

Microsoft Office 365 Formsを利用

Formsのページ
https://forms.office.com/Pages/DesignPage.aspx?origin=shell
Office365 Forms 社内外の人にアンケートが簡単!集計も超便利
https://cyber-bb.jp/Office365/wp/forms20180322/

Excelで開くこともできる。リアルタイムアンケート。
データがセキュアに管理されている。基本無記名式だが、記名式でも使える。結果をExcelとして開くことができる。

課題:メール、Slack、Teamsをどう使い分けているのか

取り扱うデータ量の激増。ソフト、SNSが増えたため、見る量が増えている。

大事なのは次の点

  • タスクは増えているが、時間は有限
  • ツールとデータを使いこなせ
  • 他の人と一緒にやる(自分で全部やらない)

会社としてタスクを処理しよう

image.png

Teamsを使用することで、自分の作業を会社としてのタスクにできる。
畠山さんはここを重視している

情報をどう効率的に分類しているのか、蓄積しているのかということが問題になる。
しかし、回らない場合はみんなでやることで、会社として処理するというのが、畠山さんの戦略

タスクをコントロールする

概要

image.png

誰かと作業を行えるか

メールボックスまでだと個人で情報をため込んでいることになるので、いかにして外部と共有するか、ということが大事

会社として外に届けているか

会社の人とどのように仕事をこなしているか、いかにして会社として外に届けているのか。

たとえば、今回のde:codeのセッションでのようなことをするのか、というときにグループを作ってチームで作業する。

事例

髙田さんの場合

お客様ともグループを作っている。

  • 組織ごと
  • お客様ごと

に作成し、案件が発生したらお客様の中でさらにチャネルを分けて作成している。

坂本さんの場合

産休を取っている間はあえて一切情報を見なかったが、復帰したら関連するチャンネルを確認することで、最新の状況を把握し、問題なく復帰することができた。

ツールとしての得手不得手はどうなっている(メールとTeams)

概要

image.png

メールでは

  • 検索が面倒、必要な情報があった時にはわざわざ探してまとめないといけない
  • 添付はどうすべきか。あて先を間違えると、添付ファイルは失われる。それなら、最初からセキュアなところにあったほうが、問題は起こらない。

事例

参加者から

  • メールのアプライアンスを入れているところもあった。

Teamsのいいところ

社外の人が参加できるようになったところが良い!

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プロジェクトについて話すときに、プロジェクト専用のチャンネルに社外の人を招待できるようになったので、効率的に物事を進めることができる。

OneDriveのいいところ(セキュリティ的に)

コンプライアンスの問題があるところを考えると、最初から監査機能を備えているOneDriveを使用した方が、セキュリティ上の問題を解決できる。

スマートフォンとPCをどのように使い分けるか

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前提

  • スマホとPCが同期されていること
  • スマホで文字をスムーズに打てること(年配の方などはPCメインでよいかもしれない)

事例

畠山さん

  • データの確認、メールの削除はスマートフォンで。文書の作成作業はPCがよいというイメージ
  • スマホでどこでもやってサクサク削除(または、アーカイブ管理)することでPCよりも高速に処理できる

髙田さん

  • 携帯では作る気にならない。基本は見るだけ。8割Teamsでの作業となっている。これは、みんなTeamsに必要な情報を書き込んでくれているから。また、チャットで会話しているから

基調講演での例

  • 三井物産の事例はいい例

今日のパワーポイントはどうやって作ったか

今日のセッションのパワーポイントは、Teams上で作業した。同時編集ができ、編集した人の顔が出てくるので、その場で会話を行うことができる。

OneDriveが入っているならば、ローカル編集を行うことも可能である。

ツールの役割(メールとTeams)

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メール

メールは、あくまで個人管理の情報となる。現在では主に通知用としての使用が多い。

Teams

チーム管理の情報を共有する場となる。たとえ短期間であってもプロジェクト化したら即作成する。

相手がTeamsを使ってくれない場合は、別のやり方が必要。その人には通知を行うことになるが、その人のメールボックスは通知ばかりになっているはず...

Tips

OneDriveとTeamsの同期について

同期でOneDriveに保存でき、チャネルと同じ構造でフォルダを作ってくれる。途中でチャネル名を変更しても、最初に作ったチャネルでフォルダ名が残る点は注意

image.png

image.png

ストレージセンサー

Windows 10最新版の機能で、30日アクセスがないと、ファイルが消えるという機能がある。
https://www.atmarkit.co.jp/ait/articles/1807/02/news018.html

OneDriveのファイルのSharePointからの検索

OneDriveに保存すると、会社のSharePointから検索することができる

参加者から質問「OneDriveとSharePointとTeamsでファイル同期はあるか」

回答

Sharepointから、OneDriveにコピーしてから行うという方法もあるが、ファイルが多い時に処理時間等が問題になる。

ファイルサーバからの移行ツールはあるが、SharePointからOneDriveというツールはない

まとめ

今回の結果をまとめると次のような図となる。この図にはないが、事業継続性という観点でもクラウドの使用は効果的である。

image.png

さらなる機能追加はMicrosoftに任せよう!

日程調整や、設備予約、などについてはたぶん追加される。。と思うのでMicrosoftに任せよう

image.png


その他

Expoで、Office365の営業の方に、Microsoft Teamsのセキュリティについて聞いてみました。

Q: なくしたときのことを考えたりすると、クラウドにデータを保存するのは問題があるのではないか。というのが社内の課題として問題になりそうだが、セキュリティについてはどのようなものか

A: 機器自体の暗号化(BitLockerなど)はもちろんだが、持ち出すような人については、「二要素認証」と「登録したデバイスのみの使用」という方法のいずれかもしくはどちらともを利用してはどうか。

二要素認証
Azure ADについている機能で、二要素認証を有効にすることで、あらかじめ登録している携帯電話番号に送られてくるコードがないとログインできないので、セキュリティが保たれる。

登録したデバイス
Intuneを使用することで、登録したデバイスしか使用できない(パソコン、iPhone)

当然ながら、ハードウェアの暗号化を保つことが大事。
なくしたとしても、ログインもできないので安全性が保てるし、決まったデバイスからしかアクセスできない

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