保有個人データの開示

保有個人データの開示の請求を受けたときは、請求された下記のいずれかの方法により、遅滞なく、当該保有個人データを開示しなければならない

個人データ開示の方法
- 電磁的記録の提供による方法
- 書面の交付による方法
- その他当該個人情報取扱事業者の定める方法

保有個人データが存在しない場合

保有個人データが存在しない場合はの旨を知らせる

開示の方法について指定がない場合

事業者が提示した方法に対して異議がなければ、事業者が提示した方法で開示することができる

請求された方法が困難な場合

請求された方法による開示に多額の費用を要する場合や、その他の理由で請求された方法による開示が困難である場合は、その旨を本人に通知した上で、書面の交付による方法も可能。

ただし、直ちに書面の交付による開示を行うのではなく、対応できる方法への変更を求めることが望ましい。
開示の請求に際して提出すべき書面の様式において、個人情報取扱事業者が対応できる方法や媒体等をあらかじめ示しておくといった対応が望ましい。

個人情報の取得方法（取得源の種類等）を可能な限り具体的に明記する

消費者等、本人の権利利益保護の観点からは、事業活動の特性、規模及び実態を考慮して、個人情報の取得方法（取得源の種類等）を、可能な限り具体的に明記し、本人からの求めに一層対応していくことが望ましい

電磁的記録の提供による方法の補足

電磁的記録の提供による方法については、個人情報取扱事業者がファイル形式や記録媒体などの具体的な方法を定めることができるが、開示請求等で得た保有個人データの利用等における本人の利便性向上の観点から、可読性・検索性のある形式による提供や、技術的に可能な場合には、他の事業者へ移行可能な形式による提供を含め、できる限り本人の要望に沿った形で対応することが望ましい

電磁的記録の提供による方法の例

例) 電磁的記録をCD-ROM等の媒体に保存して、当該媒体を郵送する方法
例) 電磁的記録を電子メールに添付して送信する方法
例) 会員専用サイト等のウェブサイト上で電磁的記録をダウンロードしてもらう方法

その他当該個人情報取扱事業者の定める方法の例

例) 個人情報取扱事業者が指定した場所における音声データの視聴
例) 個人情報取扱事業者が指定した場所における文書の閲覧

当該方法による開示が困難である場合の例

例) 本人が電磁的記録の提供による開示を請求した場合であって、個人情報取扱事業者が当該開示請求に応じるために、大規模なシステム改修を行わなければならないような場合
例) 本人が電磁的記録の提供による開示を請求した場合であって、書面で個人情報や帳簿等の管理を行っている小規模事業者が、電磁的記録の提供に対応することが困難な場合

開示の例外

開示することにより、下記のいずれかに該当する場合は、開示しないことができる。

（※）その場合、または、請求に係る保有個人データが存在しないときは、遅滞なく、その旨を本人に通知しなければならない

「本人に通知」とは？

個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）- 2-14（本人に通知）

「本人に通知」とは、本人に直接知らしめることをいい、事業の性質及び個人情報の取扱状況に応じ、内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法によらなければならない。

【本人への通知に該当する事例】
事例1）ちらし等の文書を直接渡すことにより知らせること。
事例2）口頭又は自動応答装置等で知らせること。
事例3）電子メール、FAX等により送信し、又は文書を郵便等で送付することにより知らせること。

（1）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
それにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 例) 医療機関等において、病名等を患者に開示することにより、患者本人の心身状況を悪化させるおそれがある場合
（2）個人情報取扱事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
それにより、個人情報取扱事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

「著しい支障を及ぼすおそれ」に該当する場合とは？

個人情報取扱事業者の業務の実施に単なる支障ではなく、より重い支障を及ぼすおそれが存在するような例外的なときに限定され、単に開示すべき保有個人データの量が多いという理由のみでは、一般には、これに該当しない

例) 試験実施機関において、採点情報の全てを開示することにより、試験制度の維持に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
例) 同一の本人から複雑な対応を要する同一内容について繰り返し開示の請求があり、事実上問合せ窓口が占有されることによって他の問合せ対応業務が立ち行かなくなる等、業務上著しい支障を及ぼすおそれがある場合
例) 電磁的記録の提供にふさわしい音声・動画ファイル等のデータを、あえて書面で請求することにより、業務上著しい支障を及ぼすおそれがある場合