会社でSlack導入にあたってミスったと思ったこと

概要

会社でSlackを導入する際にガイドラインを作成したり、チャンネルの運用ルールを作ったりすると思いますが、その策定において失敗したなと思ったことです。

コミュニティ等で利用する際にも参考になるかもしれないのでこの記事を書きました。もっとも全従業員が利用するゆえのリテラシーの幅による問題も多分に含まれるので、あくまでも個社・個人的に感じたことです。

結論

• #general は 管理者（システムや総務部門）からの告知 に限ったほうが良い。

• お知らせはその他の初期参加チャンネルを作成して全員参加必須とする

  • ただし、このチャンネルから抜けることをシステムでは制限できない

説明

当初、当社では、周知について下記の２つのチャンネルを作成しました

• 重要周知
  • 半日に一度の目安で閲覧すること
• お知らせ
  • 業務外を含めたお知らせを可とする。一日に一度の目安で閲覧すること
  • 必須チャンネルのひとつで、抜けてはならない

起こってしまった問題

概ね、オオカミ少年を減らしたかった...というところに尽きます。

重要周知に書いたのに、お知らせに書いたのに見てもらえないなどの問題により、重要な周知については従来のように同じような内容をメールで再配布したりという手間が発生してしまいました。

お知らせと重要周知の区別がつかない

事前に危惧はしていたのですが、情報は 発信する人が 重要かどうかを決めてしまいます。重要というほどではないからお知らせにしよう・・・という力学が働くかなと思いましたが、想定外に重要周知への投稿が発生してしまいました。

特にここはエンジニアとそれ以外で 共有スペースに関する考え方が違うのかな という気がしていますが、気のせいかもしれません。
※ master ブランチには直接pushしない、とかそういう考え

here, channel が使われてしまう

ガイドライン上もできるだけ禁止していたのですが、こちらも上記同様、発信する側の都合でメンションしてしまいたくなるという状況でした。こちらは発生都度緊急性の高いものに絞るように自治警察を発動させて絞るようにしました。

共有チャンネルとして general は使えない

Slackのヘルプ：共有チャンネルを作成する に記載があるのですが、#general チャンネルは共有できません となっています。

まあそりゃそうだよね、という気はしますが、関係会社間でワークスペースをまたいでチャンネルを共有する運用をしていた当社では、案外これは困った事態になりました。

上記の問題への解決策

• 重要な周知はそもそも重要な周知をコントロールできる部門や管理職からの発信に限定する
  • Slackのヘルプ：#general チャンネルについて にて、#general へ投稿できるメンバーを制限する を設定する。
    • その他のメンバーが投稿したい場合は投稿を該当メンバーに依頼する
      • これはアプリにしたいですね...Reacji Channeler なんかが使えそうですが
    • ワークスペース管理者グループという概念で ユーザグループ を作って、有料版であればグループメンションできるようにしておくと良いと思います。
  • 重要な周知とはどのようなものなのかを事前にできるだけ定義する。
    • 建物停電、必須提出物etc
• 緊急性の高いものだけ here, channel を利用する。あとは定期的に読んでいる前提とみなす
• 複数ワークスペースへの重要周知は各スペースごとの管理者がコントロールする

しかしそれでも悩みは続く...

• お知らせチャンネルから抜けるのを止められない
  • まあそういうアプリを作ればいいといえばいいのですが...
• ユーザグループは誰がメンテナンスするのか問題
  • 部署ごとにメンテナンスとしていると、漏れるリスクとの戦いです
• 新規チャンネル作成等のお知らせをお知らせチャンネルに送るべきなのかどうか
  • 現時点ではZapierを使ってお知らせ投稿しています
  • 特にSlackのUIが悪いために、チャンネルの誤作成がよく発生するのです...

これなんとかなりませんかね...

その他

here, channel の区別がいまいちついていない という問題もありましたね。オフラインの人でも後から通知を送れるので、より通知を確実に届けたい場合channelという説明をしていますが、緊急との兼ね合いが難しくなってしまってもいます。

もしウチではこんな感じにして解決しているよ！な事例がありましたら教えて下さい！