今はクリスマスの真っ只中ですが、終わればもうすぐ年末。年末といえば大掃除
年末はデスクの周りを掃除したりするかもしれませんが、Boxでも棚卸しをしませんか？
棚卸しで浮かぶのは、以下２つなので、これらについて書いていきますね
- 外部ユーザー（コラボレーション）
- オープンリンク（共有リンク）
外部ユーザーの整理
外部ユーザーの整理では、管理コンソールの「ユーザーとグループ」と「レポート」を利用します。
ユーザーとグループ
ユーザーとグループは管理対象ユーザーを作成・削除するのに使うケースがメインかもしれませんが、外部ユーザーを管理するのに便利な機能が追加されているので、紹介します。
外部ユーザー（管理コンソール ▶ ユーザーとグループ）のページは2024/12/25時点で、新しいUIへの切り替えに向けて機能の追加が進められています。
外部ユーザーのページにアクセスすると、右上に「新しいデザインを試す」or「新しいデザインを試す」が表示されているので、新UIと旧UIの切り替えができます。今回は新UIをベースに話します。
新UIの検索窓では、名前、メアド、ドメインで外部ユーザーを検索できます。
例えば、フリーのドメイン（gmailやyahooなど）や競合会社のドメインを検索して、想定されないユーザーがいないかをチェックしてみるのもありですよね！
また、テーブルに最終アクティブ日が表示されるので、古いユーザーも削除の候補になるかもしれません。
気になる外部ユーザーをクリックすると、コラボレーション情報も確認し、必要に応じて権限を変更できます。（「編集」ボタンを押すと変更メニューがでてきます）
もしすべての権限をなくしても良い場合は、右上の「⋯」ボタンして「外部ユーザーの削除」をクリックすることですべてに権限がなくなります。（ユーザー自体は消えませんので安心を）
レポート
コラボレーションレポートも外部ユーザーのコラボレーションの状況を把握するのに便利です。コラボレーションレポートは、コラボレータの種類でフィルタできるので、「外部ユーザー」を指定して出力するのがオススメ。
出力したら、エクセルなどの表計算をソフトを使って、ドメインなどで絞り込んで、不要な権限が付与されていないかを確認します。もし招待した人の情報も表示されるので、必要に応じてその人に相談しましょう。
レポートでは以下の項目が含まれてます（他にもたくさんあるよ。詳細はこちら）
- コラボレーションID
- パス
- 項目名 (ファイルまたはフォルダの名前)
- 項目の種類
- コラボレータ名
- コラボレータのログイン (メアド)
- コラボレータ権限
- 招待主のメールアドレス
- 招待日
オープンリンクの整理
オープンリンクもすべてが悪ということではないのですが、仮にオープンリンクでパスワードを設定するルールがあった場合、共有リンクのレポートを使うことで棚卸しが出来ます
共有リンクレポートは、フィルタせずに出力して、エクセルなどの表計算をソフトを使って整理していくのが多いと思います。今回の場合だと、「派生後ステータス」と「パスワードの設定」の列を使ってフィルタすることで、オープンリンクでパスワード設定の無いリンクを抽出できます。
レポートでは以下の項目が含まれてます（他にもたくさんあるよ。詳細はこちら）
- パス
- 項目名 (ファイルまたはフォルダの名前)
- 項目の種類
- 派生後ステータス
- 共有リンクのURL
- パスワードの設定
- 権限
リンクの公開範囲を確認する場合は、「ステータス」ではなく、「派生後ステータス」を確認してください。Shieldなどの設定の影響を踏まえた公開範囲が「派生後ステータス」に表示されますので。