Google Workspace のエディションや組織の設定によって異なりますが、Google Workspace の Google Calendar には色ラベル機能があります。スケジュールを種類によって色分けし、その種類ごとの時間を簡単に集計できますので、各業務の時間的なバランスを視覚的に把握することができます。
Google Workspaceのエディションや組織の設定によっては色ラベル機能が使えません。ご注意ください。 1
色ラベルの設定
まず、イベントに色ラベルを付けるには、イベントの編集画面で色ラベルを設定します。
色ラベルの選択肢に、選択したいラベルがなければ「＋」のボタンをクリックすれば、色ラベルの選択肢を追加したり、編集したりすることができます。
色ラベルの右横の目玉のマークはクリックで切り替えられるようになっていて、斜線のない目玉は時間分析の集計に含まれ、斜線の入った目玉は時間分析の集計に含まれません。
私の場合は以下のように色ラベルをつけています。
| 色ラベル名 | 時間分析に含める | 内容 |
|---|---|---|
| 開発タスク | ○ | コーディングやテスト、レビューなど実際に手を動かす開発業務。 |
| 休憩 | ランチなど、休憩時間。 | |
| 休暇 | 有給休暇などお休み。 | |
| 研修 | ○ | セミナー受講など業務時間内の研修活動。 |
| 課外活動 | 飲み会などプライベートな活動。 | |
| 行事・その他 | ○ | 入社式など業務時間内の行事。 |
| 採用 | ○ | 採用面接や採用に関係するミーティングなど。 |
| 併行タスク | スキマ時間に片付けられる定期タスクや締め切りなど。時間分析で集計する必要のないタスク。 | |
| デフォルト (打ち合わせ) | ○ | 打ち合わせ、会議など。 |
基本的に業務時間内のものは休憩を除いて時間分析に含めていますが、「併行タスク」だけは例外的な扱いです。「併行タスク」というのは、スキマ時間に片付けられるタスクなど、ほとんど時間を消費しないタスクのことで、ほかのタスクに被せてスケジュールを入れてよいことにしています。時間集計に入れてしまうと二重に集計してしまうので時間分析に含めていません。
また、打ち合わせはデフォルトの色ラベルとしています。これは、打ち合わせの多くが、自分以外のメンバーが入れてくるスケジュールなので、色ラベルを変える手間を減らすことで楽をしています。
時間分析の表示
時間の分析情報は、左サイドバーに小さく帯グラフとして表示されますが、その下の「その他の分析情報」ボタンをクリックすると、右のサイドバーに円グラフで色別の時間集計が表示されます。
上の画面では、1日のスケジュールを表示しているので、その日 1日の時間集計が表示されていますが、1週間を表示していればその 1週間の、月間表示にしていればその月の時間の集計結果を表示します。
時間の集計対象になる条件ですが、会議などでは出欠確認で「はい」または「未定」と回答するまでは集計に入りません。また終日の予定も含まれません。(8時間以上のスケジュールは含まれません)
まとめ
Google Calendarで色ラベル機能(時間分析機能)を利用することで、どのような業務にどれぐらいの時間を割いているのかが、視覚的に把握できるようになります。
機能が利用できる方は活用してみるとよいのではないでしょうか。
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Google Workspace 管理者ヘルプの「Google Workspace の各エディションの比較」によれば、時間の割り当てに関する分析情報の表示をユーザーに許可できるのは、 Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Standard、Education Plus の各エディションのようです。 ↩