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議事録の作成 -Word vs Markdown-

概要

以前に議事録作成の負担を減らすための話し合いの場が設けられ、その話し合いから以下のようなメールをいただきました。話し合いの場ではMarkdownについてご存知の方が少なかったため、まずはMarkdownへの理解とWordについてもいろいろと知ってもらう必要があると思い、Qiitaの記事にまとめることにしました。なおメール内容は一部修正や抜粋をしています。

以前に話し合いがあった議事録作成のディスカッションについてです。

たもこさんに「markdown」を使用したらいいのではとご意見頂いた認識なので、
その事でご相談させてください。

【相談内容】
個人的には新しいこと(markdown)を取り入れていきたいのですが、「word」から変えるほどのメリットは感じなかった為、たもこさんが感じるメリットなどありますでしょうか。

【word】
■メリット
・万人が知っているツール
・全員がキャビネットを使用しての編集が容易

■デメリット
・編集しづらい ※フォーマットさえ作成すれば解決できる認識
・wordでしか参照・編集できない

【markdown】
■メリット
・全てテキストで完結できる為、資料の作成が容易 ※フォーマットがあるので、あまりメリットではない認識

■デメリット
・読み手側が「markdown」で作成した資料を読む為のツールが必要?
・全員がキャビネットを使用しての編集が困難?

この記事で伝えたいこと

この記事をお読みいただいている方にお伝えしたいことは以下のとおりです。

  • Wordによる便利な文書作成方法(スタイルの利用)
  • Markdownによる文書作成方法とファイル形式の変換
  • 上記の調べ方や取組方法などの考え方

まずはWordとMarkdownで議事録を作成するデメリット・メリットをお伝えすること。
また調べ方についても具体的に記載して討議に必要な情報を準備できることをお伝えできればと考えています。

Microsoft Office Wordによる文書作成

議事録の作成方法を調べる

様々な企業が文書を作成するときにWordを使用していると思います。作成方法としては一般的だと思います。今回は議事録作成の負担軽減を考えるため改めてインターネットでWordによる議事録の作り方について調べてみました。そうすると以下のようなサイトが見つかります。

■職場の新人のための議事録の作成テクニック!(ワード・エクセルで作る場合)
https://kantan-shikaku.com/ks/gijiroku-sakusei/

ただ、こちらの内容だけでは若干モノ足りないと感じました。現行で問題となっている負担の部分はWordによる編集も考えられたためです。例えばインデントで段落をズラす場合は面倒だったりします。斜体・太字、インデントなどの書式については1つずつ設定するのは大変で負担に繋がります。そこでWordのスタイルという機能について注目してみます。

スタイルの活用

簡単にスタイルを説明すると設定済みの書式情報をワンクリックで適用できる機能です。例えば定期的にフォントサイズ14、太字、赤色にする段落があった場合に、スタイルで予め設定しておけばワンクリックで書式を適用できます。HTMLやCSSをやったことがある方は、CSSの書式がワンクリックで適用できるイメージと思ってください。

2019-09-30 19_22_27-文書 1 [互換モード] - Word.png
※赤枠の部分をクリックするとすたいるを適用できます

■知られざるWordの使い方「スタイル、アウトライン」編
https://growthseed.jp/experts/creative/word1/

特にテンプレートなどを準備するときに見本となるスタイルが準備されていれば、そのスタイルを適用することで見た目が同じような文章が出来上がり、文章の体裁なども整います。
インデントやフォントの調整などを手動で行っていた部分をスタイルを活用すれば自動的に適用できるため、Wordで不便に思っていた操作がスタイルを使用することで解消されます。
またブックマークが設定されたスタイルを適用することでナビゲーションウィンドウの項目に表示され、その項目からリンクを使用して移動できます。具体的にいうと初めから設定されている「見出し1」「見出し2」などのスタイルは適用することで以下のような形でナビゲーションウィンドウに表示されます。これはPDFにするとブックマークのリンクとして表示されるので、他の人が確認するときにも便利です。

2019-09-30 19_26_12-文書 1 [互換モード] - Word.png
※見出しは左のナビゲーションウィンドウに表示されて便利

Wordによる議事録作成のメリット・デメリット

Wordによる議事録の書き方から始まりスタイルの活用まで調べましたが、ここまで調べたことに対しメリット・デメリットをまとめていきます。もし、議事録の作成で討議したい場合は、このメリット・デメリットを知っておくことで優劣をつけやすいと思います。

【メリット】

  • スタイルを用いることで効率よく体裁の良い文章を作成できる
  • リンクが付いているスタイルを使用すれば確認しやすい
  • 印刷してもレイアウトが崩れにくい(他の人に確認してもらいやすい)

Wordのメリットですがスタイルなどを用いれば効率よくキレイな文章を作成できます。見出しなどのリンク付きのスタイルを適用すれば他の人にも確認してもらいやすいです。また、Wordは文書ファイルですので、そのままメールなどで送付しても確認してもらいやすいファイルだと言えます。

【デメリット】

  • Wordでしか編集できない
  • 追記・再編集のルール整備が必要
  • スタイルの使い方などの教育する時間が必要
  • スタイルが準備されたテンプレートを作成する必要がある
  • 一部のバージョン管理ツールでは壊れる可能性がある

Wordでしか編集できないということはWordを持っていない人は編集できないことになります。議事録を書くときは会社のパソコンを使用することで何とかなりますが、家で確認したいときに再編集や追記などが一切できません。
また再編集や追記については直接変更すべきか、あるいはコメントを使用した変更履歴を採用するかで変わってきます。このようなWord自体の使い方などもアプローチする方法があり、Wordで使用する機能について教育する必要がありそうです。
そしてスタイルについては予めスタイルが適用されているテンプレートを準備する必要があります。誰かがそのテンプレートを作成し、各スタイルの使い方などを周知する必要があります。
WordはWordファイルであるがゆえに壊れる可能性もあります。極稀にWordファイルが壊れて開けないことがあると思います。そういったリスクを含んでいることも考える必要があります。Gitなどではバイナリーファイルが壊れやすいらしいのでWordを管理するのには向いていないかもしれません。

Markdownによる文書作成

Markdownによる書式が崩れることなくテキスト形式で作成できることにメリットがあります。テキスト形式で規程のルールに沿って入力する必要があるため、入力方法などに取っつきにくいところがあると思います。
ただMarkdownで議事録を取るように対応した記事があり、こちらのやり方を参考にすることでそういった課題を解決して定着させることができそうです。

■ Wordな職場にMarkdownを定着させるためにやった4つのこと
https://qiita.com/segur/items/915aee79a5ba0c5f847b

Markdownによる議事録作成のススメ

文書の作成はできるようになったとしても議事録として使えるかは別の話です。議事録として残せるかも重要なポイントになります。そこに関してもすでに以下の記事で書き方がまとめられています。

■ 会議議事録の書き方【Markdownテンプレート付】
https://notepm.jp/blog/397

使いやすいツールを推奨する

これは今回調べて知ったことですが「Typora」を使用すれば、Markdownを知らない人でも書式などを適用できます。Wordを使うような感覚と同じくらいに、書式を適用して文字を入力していくだけでMarkdownのファイルとして保存することができます。

■ どうしてみんなMarkdown書くときTypora使わないの?
https://qiita.com/AnchorBlues/items/532dba54cd2f0465af97

20181213225240.gif
※リアルタイムに見た目が変更され目次なども作成できる!

文書ファイルのフォーマットをどうするか?

一般的にMarkdownで記述したファイルを保存する場合は「ファイル名.md」と保存します。このファイルを再度Typoraのようなテキストエディタで開けば再編集できます。ただし、他の人に資料として配布する場合は、テキストエディタなどがないと記号付きの文字列が表示されてしまいます。議事録の内容自体がFIXされて配布する場合は、TyporaからPDFやWordに出力することができるので、文書として保存する場合は特定のファイル形式に出力するのが良さそうです。

5.エクスポート一覧.jpg
※様々なファイル形式で出力できる

Markdownによる議事録作成のメリット・デメリット

Markdownによる議事録の書き方やツールの選定まで調べてみました。ここまで調べたことに対しメリット・デメリットをまとめていきます。

【メリット】

  • テキスト形式であるため編集が容易
  • テキストを編集できるツールであれば再編集可能
  • 専用のエディタも用意されているため入力しやすい
  • テキストファイルなのでバイナリファイルよりも壊れにくい
  • Gitのようなバージョン管理ツールで扱うことができる

編集が容易でありツールやエディタが固定されないのは良さそうです。他人に書いてもらった議事メモなども結合しやすいです。逆にWordの場合は結合したい場合、他人の書式を修正してから貼り付けたりするので、この手間がなくなるだけでも大きいと思います。
また入力ツールも豊富でTyporaのような専用のツールから好きなテキストエディタが利用できます。それらは基本的には無料のモノが多いので誰でも編集できる環境を準備できます。バージョン管理ツールでもバイナリファイルと違って管理はしやすいです。

【デメリット】

  • 入力方法の教育が必要である
  • コメントのような変更履歴の仕組みがない

定着させるために入力方法などに抵抗があるところがネックになりそうです。ただし、この課題はツール側で緩和できるのでそこまで大きな問題じゃないかもしれません。もう一方の問題で変更履歴の仕組みがない点については、Wordには機能として変更履歴でコメントを付与することができるためMarkdownとして唯一のデメリットになります。もしそういった変更履歴を使いたい場合はGitなどのバージョン管理ツールのコメントでカバーする必要があります。

双方の議事録作成のメリット・デメリットを出し終えて

デメリットとして共通な部分としては、どちらもある一定の教育が必要になりそうです。Wordはスタイルや書式の適用方法などの教育、Markdownは入力方式の教育が必要になります。WordとMarkdownでもっとも恩恵の差があるのは変更管理の部分で、この機能をちゃんと使うのかどうかでもはっきり決まるかもしれません。それ以外はメリットの部分をしっかりと吟味して現行の環境に適した運用ができるか考慮して決めていけばよいと思います。

なぜ調査した内容とメリット・デメリットを出したか?

当初のメールでいただいた内容では、WordとMarkdownの選定が正しく評価して選定できないと思いました。そのため「Wordでは何ができて何がよいのか?」「Markdownではどのようなことができるのか?」それぞれのツールを調べて良し悪しを出して検討や討議ができるよう記事にまとめた次第です。
改めて調べてみるとWordはWordの良さがありますし、当初は教育コストからMarkdownを強くオススメしようとしていなかったのがTyporaの存在で解決しそうだったり、情報が出揃うことで一歩踏み込んだ話し合いが出来そうだなと感じました。

最後に討議に向けて・・・

議事録の負担をもっと広く考えるとWordとMarkdownの比較だけでは不足していると思いました。他の共同編集ツールの検討や、文字化するツールを自動的にサマライズする方法など考えられるアプローチはいろいろありそうですね。とりあえずWordとMarkdownの比較について上記のように情報を出したので、それらの情報を踏まえて一歩踏み込んで討議できれば幸いです。

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