記事を書くにあたって
皆さんご存じ報連相。
新卒研修で知識としては学んだものの、振り返って、意識しないとついおろそかにしそうなので備忘録的に書き連ねていこうと思います。
報連相とは
今更かもしれませんがいったん改めて。
報連相とは 報告 連絡 相談 のことでどんな仕事であっても共通して求められるものです。
アルバイト時代、今と全くの別業種だったけどちゃんとやれって言われていたなぁとちょっとしみじみ
報連相の価値
さて突然ですが報連相の価値が高いのはいつでしょうか。
これは人にもよるし考え方次第でもあります。
が、一例として 早ければ早いほど価値が高いと言えるのではないでしょうか。
情報は鮮度が命と言います。
例えば、今日洗濯物を干すか、という判断基準としておとといの天気予報は見ませんよね。
今日(その日)の天気を見るはずです。
これから先の行動や判断に対して常に最新の情報を得たい、と言えば理解できる人が多数だと思うのです。
報連相も同じではないでしょうか。
報連相で注意されるときというのは うまくいってないときが多いはず。
上司からしてみれば
上手くいっていない＝当初の予定からずれる
となるわけですから今後の見通しを立てたり計画の修正をしたりするためには今、この瞬間で最も新しい情報が欲しいわけですよね。
こんな理由から報連相の価値というのは、伝えるのが早ければ早いほど高いと言えるわけです。
報連相のメリット
報連相を受ける側のメリットは大体前述の通りとして、問題はする側、ですよね。
する側にとってのメリット・価値はずばり、成長につながる点です。
最初から全部うまくいのならいいのですが現実はそうではないことが多々あります。
どうしても計画通りにいかないことや技術的に力の及ばないことも出てくるわけで、そうなった時、それを報連相の中で上司や周りに伝えることで伝えた相手が持つノウハウを教えてもらえることがあるというのは大きなメリットではないでしょうか。
つまるところ報連相は相手のためにもなり、自分のためにもなり、それがまわりまわって組織全体のためにもなるわけです。
報告
何を、どう、話せばいいの？
報告って、何を話せばいいんでしょう。
あれやこれや、何を伝えればいいかわからなくてついだらだら話してしまった経験、あると思います。
が、聞き手目線、話が長くてまとまらない、分かりにくい話し方をする人の報告なんて聞く気が失せてしまいますよね。
さて、どう話しましょうか。
そんなときに処方箋となるのが 三点要約法。
話の要点を三つに絞る
という話すことを三つに絞って話すという単純なものなわけですが、何も土台がないよりずっとやりやすいと思います。
ただし、簡潔にまとめればいいわけでもありません。
・話の全体像は伝える
・伝えるべきことを省略してはいけない
ということは常に心に留め置く必要があります。
話のまとめ方はいったん方法が見つかりました。
では、何を話しましょうか。
これは簡単です。
・自分が最低限話しておきたいこと
・相手が知りたいこと
これに限ります。
とはいえ、相手が知りたいことってなんだよって感じではありますよね。
簡単です。
相手、例えば上司が相手なら上司から聞き出してしまえばいいんです。
情報の粒度やアウトプット方法、タイミングなど、相手が求めていることは相手にしかわからないわけですから相手から聞き出してしまえばいい。
前もって何を最低限求められるのか、下調べは大事。
具体的にどんなものが報告なの？
経過や結果を伝えましょう。
これが報告。
らしい……。
つまり
「今これをこんな感じでやってるよ～」「これ、おわったよ～」
というのが報告。
よく聞く言葉で言うなら
「中間報告」と「完了報告(結果報告)」。
特に大事なのは中間報告の方。
もし、方針を間違えていた場合、修正は速い方がいい。
ということは、完了してから方針が違うことが発覚しても遅いわけで。
逐一報告しておけば最初の一手目で間違えていたらそこですぐ軌道修正できるのがすごく大事。
一カ月後とかに突然「終わりました！」とか言ってすべてを間違っていたら目も当てられない。
そのためにも、中間報告は
・あらかじめ決まった時間に行う
・予定外のことが起きたら行う
・悪い状況になったら行う
など報告に関して決まりを設けておくといいですね。
連絡
連絡と報告って何が違うの？
そうなる気持ちはよくわかります。
が、あえて差別化するなら、
連絡は情報共有を目的としている。
いわゆる「全体に周知してほしい事実」を伝えるもの。
対して報告は個人的なものになるととらえられます。
注意点
連絡はその性質から一方通行になりやすい。
・漏れなく伝える(一人でも伝わっていない人がいると意味がない)
・データに残す(誰に、何を、いつ伝えたのか、証拠を残す)
・余裕をもって連絡する(直前に連絡されても困る)
そのうえで、大切なことは繰り返しましょう。
連絡を受けた側は結構忘れていたりします。
リマインドやアナウンス機能を使えると良いですね。
相談
おそらく新入社員が一番お世話になるであろう「相談」。
これは報連相の中でも少し特殊な立ち位置だと認識しています。
というのも、報告と連絡では目的の矢印が伝える相手に向いていたわけですが相談は自分のため、つまり目的の矢印は自分を向いているわけです。
何を誰に話すか
何を話すか。
これは「一人で解決できない問題に対し、アドバイスをもらう」というのが適切でしょう。
そしてこれは報告で書いた通り、「相手の持つノウハウを教えてもらうことができる」につながります。
が、別に相談は相手を選ぶ必要はありません。
選ぶ必要はない、というのは誰彼構わずしろ、という話ではなく、なにも報告や連絡をしている上司や先輩を相手にしなくてもいいという話です。
言われて見ればその通りなんですが一人の上司や先輩に聞けば全部解決するわけではないです。
今、X、Y、Zという三つの課題を抱えているとして、それをAさん一人が全部知っているとは限りません。
XはAさんに聞くのがいいかもしれないけれど、YはBさんの方が詳しいかもしれない。
なんならZはCさんしか知らない。
そんなことだってありますよね。
ということすら相談するまでわからないこともある。
ポロっとこぼした疑問から解決策やヒントをもらえるかもしれないし、その問題について詳しい人を紹介してもらえるかもしれない。
一旦、自分との関係を取っ払って詳しそうな人、相談できそうな人、相談しやすい人に話してみる、という姿勢が大事なのかも。
注意点
相談、難しいですよね。
報告や連絡は事実ベースで話すので要約などもしやすいです。
ところが相談はそうもいかない。
「今、何がわかっていて」「何がわからなくて」「けれど自分としてはこう考えている」という事実+所感を伝えないといけないわけです。
何ならこれでも足りなくて、相談内容によっては相手から前提知識がどこまであるか、みたいな話を聞かれることだってあるでしょうし、そうなればついに際限なく話は広がっていきます。
あるいは自分が何を分かっていて何を分かっていないのか、ということがわかっていない可能性もある。
そうなれば今ある状況や考えを全部整理つかないまま話さなければいけない。
つまり、相談というのは報告や連絡に比べて相手の時間をたくさんとるわけです。
そのことを念頭に置いて、相談をする際は「時間を多くいただいてしまうこと」をまず伝えられると良いですね。
まとめなどなど
さて、報連相についてあれこれ書いてきました。
あれこれ書いてきたわけですが、究極的には報連相を受ける側がOKであればどんなものでもいいです。
ただし、たいてい共通する事柄はあって、事実と憶測を混ぜない、悪いものほど迅速に、相手のことを考える、ことです。
これがたいてい相手が求めていることです。
何なら相手のことを考えれば「何を話せばいいか」「どのタイミングで話せばいいか」というようなことも見えてきそうですよね。
独りよがりな報連相ではなく、聞いてくれる相手がどう感じるか、どう考えるかを考えた報連相をできるようになりたいものです。