【情シス】情シスがデータ正規化をできる価値
情シスの仕事の中に「情報入力」という作業はめちゃあるよね？
デバイス台帳、入社者台帳、アカウント台帳、権限台帳…みたいなやつ。
で、最初はスプレッドシートで回るんやけど、会社が伸びると必ずこうなる👇
- 同じ情報がいろんな行に散らばって、更新漏れする
- 「どれが最新かわからん」問題が起きる
- 退職者のアカウント残ってた、みたいな事故が起きる
- “誰がいつ何を持ってたか”の履歴が追えへん
(でも尊敬する上司はデータ正規化を意識し続けて対応していて、現在会社成長中の中で大事故につながる事象は今の所ない！→かっこいいね！)
とりあえず、このへんを減らすための考え方が「データ正規化」やで。
データ正規化とは何か？
一言でいうと、
「ごちゃ混ぜの表を、役割ごとに分けて、ミスしにくくする整理術」
やと思ってOK。
ポイントは2つ（初心者ながら思うことなので、より詳しくは調べてね笑）
-
同じ情報を何回も書かない（重複を減らす）
-
“誰の？”“何の？”“いつの？”のように、情報を細分化
データ正規化の手順（簡単な例だから、より詳しくは調べてみて）
例：デバイス管理（よくあるやつ）
としよう！
最初は「全部入りの情報」が1つのスプレッドシートで管理されがち。
- 社員情報
- 部署情報
- デバイス情報
- 貸与状況
などなど
[悪い例！]
この形の何がツラいかというと、
部署名変えたいとか貸与した日付追いたいってなった瞬間になかなか対応しづらいよね。
ざっくり分け方（これが正規化の第一歩）
僕と同じな初心者向けには、まずこの3つを意識したらいいと思うで！
- 社員マスタ（誰の情報）
- デバイスマスタ（何の情報）
- 貸与履歴（いつの情報）
[まずは1つのセルに情報を被らせない！]
*まず、この時点でも調べやすいテーブルになっとるね。。。
↓
[誰の、何の、いつの(ここは要件に応じて)を細分化]
*ここまでできれば、正規化の“凄さ”は十分味わえる。
データ正規化を使って情シスができること
（ここが本題。正規化できると、情シスは強くなると教えてもらったからみんなにも共有するな）
例) 「更新漏れ」を減らせる（部署名・社員名・端末情報）
部署名変更があったとき、
全部入り台帳だと何十行も直す羽目になる。
でも、部署を別にしておけば
部署マスタを1回直すだけで終わる。
→ 情シスの“地味に死ぬ作業”が減る。
2) 棚卸し・監査が一気にラクになる(ここ将来自分もできるようになる目標)
正規化して履歴を持てると、こういう質問に即答できる。
- 「いま貸与中の端末一覧だして」
- 「この端末、過去誰が使ってた？」
- 「退職済みなのにアカウント有効な人おる？」
- 「端末返却漏れって誰？」
→ “情シスが信頼される”系の仕事が強くなる。
→部署内からも信頼されて人材価値も上がると信じてる笑
3) 将来の仕組み化（自動化・アプリ化）に繋がる
正規化しておくと、
- 台帳をDBに移す
- 管理画面を作る
- 入社フローを自動化する
- 権限付与をワークフロー化する
みたいな発展がやりやすい。
逆に、正規化してないとシステム化の時点で詰みがち。 エンジニアとの連携もしやすくなる一種のコミュニケーションみたいなもんやね！
データ正規化で意識するチェックリスト（最低限これだけ抑えておこう的な）
初心者はこれだけ守ればOKと記事でみたから共有しとくな？
✅ 正規化チェックリスト（情シス版）
- 1セルに複数入れてない？（例：端末が「Mac,iPhone」みたいになってない）
- “情報1”と“情報2”が同じ表に混ざってない？
- “いまの状態”と“前のもの”が混ざってない？（履歴は別テーブル/別シートに）
- 同じ情報を何回も書いてない？（マスタに寄せられそう？）
- 変更が起きるものほど、1箇所で直せる形になってる？
- 後から「誰がいつ」を追える？（assigned_at / returned_at みたいなのがある）
まとめ
正規化は難しい言葉に見えるけど、情シス的には
「、データ管理を事故らへん形に分ける技術」
自分もまだまだペーペーだからまずはスプシから頑張ってみるか！