経緯
半年ほど前からプロジェクトリーダーとしてお仕事をしてまして、その役職上、プロジェクトメンバーやお客様とミーティングで会話する機会がとても多くなりました。
人前で話すのに苦手意識はそこまでなかったので、メンバーやお客様に対してもあまり怖気づくことなく堂々と話していたのですが、レコーディングや参加者からの意見をいろいろ聞いてみると、「自分って全然うまく話せてないんだな」ってことに気づきました。
今後の自己成長のために、敢えてここに「ミーティングで意識したいこと」改め「自分ができていないこと」を晒していきたいと思います。
ここから先、自戒を込めている都合上、口調が少し砕けます。
自戒
初級者なんだから、十二分に準備しておけ
基本設計の内容を適切にお客様に説明し、認識を合わせないといけないんだから、ミーティング直前までこれでもかというほど準備して、ちょっと余計だなってくらいの範囲まで内容把握に努めなさい。
準備がいい加減だから、想定から少し外れた質問が飛ぶだけで途端に焦ったり、説明が右往左往したり日本語がおかしくなったりする。
「話す練習をいっぱいして技術を身に着けよう」とだけ意識していたようだけど、準備不足では技術云々以前の問題だし、逆を言えば、事前に入念な準備をしておけば技術不足もある程度カバーできるはず。
それこそ、経験豊富な人はそれだけスムーズにこなせるんだろうが、そういう人で準備がしっかりしていない人は見たことがないだろう。
質問の回答がまとまってないのに無理にだらだら話さない
質問に対して回答が定まっていないのにだらだら話し始めないこと。
質問したのにだらだら話し出すだけでまともな回答が返ってこないお客様の気持ちになるべき。
回答を出せるほどの準備ができていないのが悪いんだから、素直に一度持ち帰り改めて回答をするとか、場合によっては同席している有識者に頼るとかするべきだろう。
あいまいな情報で結論を無理に出そうとすると、誤った情報でお客様が認識しかねないし、良いことなんて無いと思う。
「聞き手が求めていること」を常に意識の中心に置いて説明しろ
上に書いたことにも通ずるが、何を伝えないといけないかが定まっていないまま話し始めるせいであっちゃこっちゃ説明が右往左往しすぎだ。
そんな説明聞いているお客様も疲れるだろう。
しっかり説明の道筋を事前に立てておいて、常に要点を頭の真ん中に置いて話しなさい。
進捗報告の場で聞き手が求めているのは「完了報告」だけじゃない
進捗報告の場面でメンバーが完了報告だけしてきたらどうする？
「今の状況は？もう持ちタスク無い感じですか？」って聞き返したくなるだろう。
つまり、進捗報告の場面で聞き手が求めているのは「完了報告」だけじゃないということだ。
- 作業結果
- それに伴う現状
- 今後の作業予定
前回の報告時から次回の報告時までの流れを伝えることで、初めて現状を適切に共有できる。
まとめ
特にコミュニケーションの場合、技術力はつけるものでもありますが、ある種ついてくるものでもあると感じています。
とはいうものの、経験を積んで技術を上げるのは大前提ですが、その経験を積んでいる過程にも聞き手は存在するわけですし、それらは決して蔑ろにしていいなずが無いです。
今後は、今回整理した「自分ができていないこと」を意識しながらミーティングに臨み、一回一回をしっかりこなしていきながら成長していきたいなって思います。
これまでの自分を見返して出来ていないことを整理し、意識しながら今後取り組んでいこうと考えながらタイピングしている今この瞬間も、もしかしたら技術力向上の過程の中の一つなのかもしれません。