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@tabbyCat(tabbyCat @底辺事務員)

【GAS】Googleフォーム×在庫管理！日次運用② 注文履歴へデータを退避して残数をリセットする

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Last updated at Posted at 2026-07-23

今までの記事一覧
Googleフォーム×GASで実現する業務自動化シリーズ全記事まとめ目次

前提

この記事は、フォーム回答を保存しているスプレッドシート側のGASを前提にしています。

トリガーは以下を設定してください。

  • フォーム送信時に実行する関数：onFormSubmit
  • イベントのソース：スプレッドシートから
  • イベントの種類：フォーム送信時

スプレッドシート構成

スプレッドシート「集計シート」をこの図のように設定しています。

image
  • A1:D6 セル：商品マスタ（商品コードや現在の残数が入っている）
  • 11行目以下：フォームから送信された注文の受付内容が記録される
  • 図の赤字の内容の数式が入っている
    ※以前作ったこの記事の数式をそのまま生かしています。ただし、変更フォームによって在庫不足による注文数の修正が発生したときのために、有効注文数の数式を少しだけ変更し =IF(ISNUMBER(修正数のセル), 修正数のセル, 注文数のセル) としておきます。こうすることで、『修正数』の欄に修正後の確定数を書き込むだけで、有効注文数も、商品マスタの残数も、シート側で全自動で連動して計算されるようになります。

おさらい

前回は、GASを使ってGoogleフォームの受付を停止したり再開したりする処理を作りました。
あとはトリガーで動かすだけ.....でもその前に.....

毎朝の受付を開始する前に、前日の注文データをどう扱うか考える必要があります。
集計シートをそのまま使い続けると、前日のデータが残ってしまいます。
そこで、1日の終わりに注文履歴シートへ退避し、集計シートをクリアする運用にしたいと思います。

今回のミッション

  • スプレッドシート上にあらかじめ「注文履歴」シートを作成しておく。
    1行目の項目は「集計シート」のデータをそのままコピペできるよう、このような項目にしておくといいでしょう。

A1. 日時
B1. メールアドレス
C1. 氏名
D1. 注文数_ハンバーグ弁当
E1. 修正数_ハンバーグ弁当
F1. 有効注文数_ハンバーグ弁当
・
・
・
M1. 変更フォームの事前入力URL

「注文数_商品名」「修正数_商品名」「有効注文数_商品名」にしておくと後で集計やピボットテーブルを作成するときに便利です。

  • フォームからの注文を受け付ける「集計シート」の注文データを「注文履歴」シートに追加する。
  • 「集計シート」のデータ部分（11行目以降）をクリアする。

※「集計シート」のデータをクリアすることで、シート上の関数によって自動的に残数がリセットされます。
※「集計シート」だとネーミングがややこしいので「日次注文」などに名前を変えてもいいかもしれません。その場合はGASコードでもこのように変えてください。

 const sheet_summary = ss.getSheetByName("日次注文");//"集計シート"から変更

この記事ではこのまま「集計シート」とします。

今回のキモはコレ！

データ範囲を変数化

「集計シート」の11行目以降にフォームからのデータが入るので、11行目から最終行までの範囲を変数 dataRange に格納します。データ範囲を変数化しておくことで、「データの取得」と「データのクリア」の両方で使い回せるため便利です。

  • データ取得時（11行目から取得するため、行数は 最終行 - 10 となります）
  if (summaryLastRow >= 11) {
    const summaryLastCol = sheet_summary.getLastColumn();
    //11行目から最終行(行数は summaryLastRow - 10）
    const dataRange = sheet_summary.getRange(11, 1, summaryLastRow - 10, summaryLastCol);
    const data = dataRange.getValues();
  • データクリア時
dataRange.clearContent();

サブ関数 updateFormOptions() を活用

以前の記事で作ったサブ関数 updateFormOptions() をそのまま使います。
このサブ関数は、シートの商品マスタから残数を抽出してフォームを更新するものです。シート上のデータをクリアすると、数式によってシート上の残数がリセットされます。その状態で updateFormOptions() を実行することで、自動的にフォーム上の選択肢・残数も初期状態へとリセットされる仕組みです。また、このサブ関数内では残数に応じてフォームの受付停止・再開も自動で行っています。

※このように汎用的なサブ関数を作っておくと、コードの重複を減らせるだけでなく、修正が必要になった場合も1か所を直すだけで済みます。

GASコード

メイン関数

//★グローバルスコープ
const form = FormApp.openById("1******"); // 注文フォームの編集用IDを入れる
const corForm = FormApp.openById("1######"); // 変更フォームの編集用IDを入れる

function summaryCopy() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

  // 1. 集計シートの注文データを注文履歴シートにコピー

  //集計シートの最終行と最終列取得し、注文内容を変数dataに入れる
  const sheet_summary = ss.getSheetByName("集計シート");
  const summaryLastRow = sheet_summary
    .getRange(sheet_summary.getMaxRows(), 1)
    .getNextDataCell(SpreadsheetApp.Direction.UP)
    .getRow();

  //11行目以降に注文データがある場合（注文がある場合）
  if (summaryLastRow >= 11) {
    const summaryLastCol = sheet_summary.getLastColumn();
    const dataRange = sheet_summary.getRange(11, 1, summaryLastRow - 10, summaryLastCol);
    const data = dataRange.getValues();

    //注文履歴シートの最終行以降に変数dataの内容を入れる
    const sheet_history = ss.getSheetByName("注文履歴");
    const historyLastRow = sheet_history.getLastRow();
    sheet_history.getRange(historyLastRow + 1, 1, data.length, data[0].length).setValues(data);

    // 2. 集計シートの注文データを消去する
    dataRange.clearContent();
  }

  // 3. フォームの残数表示・受付状態をリセット
  //以前作った【サブ関数】（引数を省略すると、自動で itemMaster を取得するように作ってある）
  updateFormOptions();

  // 4. 締め切りトリガーをセット
     //次回以降実装予定 
}

サブ関数

function updateFormOptions(itemMaster) {

  //手動更新等で itemMaster が渡されない場合はここで取得
  if (!itemMaster) {
    const sheet_summary = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("集計シート");

    //シートから手動で更新した場合（スマホからも含む）は、念のためスプレッドシートを強制再計算させる
    SpreadsheetApp.flush();

    // B1から右方向のデータ終端（列数取得用）
    const summaryLastCol = sheet_summary.getRange("B1").getNextDataCell(SpreadsheetApp.Direction.NEXT).getColumn();

    // 上部で宣言された引数の変数（itemMaster）にそのままデータを代入する
    itemMaster = sheet_summary.getRange(1, 1, 6, summaryLastCol).getValues();
  }

  // マスタの列数（B列〜最終列）を取得
  const summaryLastCol = itemMaster[0].length;
  const formDescription = ["【現在の残数状況】"];
  let sumStockNum = 0;    //商品全部の残数を足したもの

  // 2. 商品ごとにループ処理（B列=インデックス1 から開始）
  for (let col = 1; col < summaryLastCol; col++) {
    const productName = itemMaster[0][col]; // 1行目：商品名
    const questionId = itemMaster[2][col]; // 3行目：フォームの質問ID
    const stockNum = Number(itemMaster[5][col]); // 6行目：最新の残数

    // 質問IDが空欄の場合はスキップ（エラー防止）
    if (!questionId) continue;

    try {
      sumStockNum += stockNum;  //商品全部の残数を足していく
      // 3. 質問IDを元に、フォームから対象のプルダウン（ListItem）を取得
      const listItem = form.getItemById(questionId).asListItem();

      // 4. 残数に応じた選択肢（choices）を動的に組み立てる
      const choices = []; //フォームの選択肢を入れる配列

      if (stockNum <= 0) {
        // 在庫がない場合は「0」にする（万が一マイナスになっても表示は0）
        choices.push("0");
      } else {
        // 在庫がある場合は 1 〜 残数 までの数字を選択肢にする
        // （0個も選択肢に入れたい場合は i = 0 からスタート）
        for (let i = 1; i <= stockNum; i++) {
          choices.push(String(i));
        }
      }

      // 5. フォームのプルダウン選択肢を更新 
      listItem.setChoiceValues(choices);

      // 質問のタイトルやヘルプテキスト（説明欄）も更新したい場合はここで変更可能
      listItem.setHelpText(`残りあと ${stockNum} 個です`);

      // 6. フォームタイトル下の説明欄を更新
      formDescription.push(productName + ":" + stockNum);


    } catch (e) {
      Logger.log(`質問ID [${questionId}] の更新中にエラーが発生しました: ${e.message}`);
    }
  }
  // フォームタイトル下の説明欄を書き換え
  const formDescriptionText = formDescription.join("\n");
  form.setDescription(formDescriptionText);   //注文フォーム
  corForm.setDescription(formDescriptionText + "\n ※元々のご自身の注文数にこの数を足したものが、注文可能数です。");  //変更フォーム

  if (sumStockNum === 0) {    //もし商品全部の残数（sumStockNum）が0だったらフォーム受付停止
    if (form.isAcceptingResponses() === true) {  // フォームがまだ受け付けていたら
      form.setCustomClosedFormMessage("本日の注文受付は【完売】のため終了いたしました。またのご利用をお待ちしております！");
      form.setAcceptingResponses(false); // 新規受付を停止
    }
  } else {
    //フォームが受付停止になっていたら再開
    if (form.isAcceptingResponses() === false) {
      form.setAcceptingResponses(true);
    }
    //【サブ関数】売り切れ商品を売り切れセクションに移動
    moveSoldoutItem(itemMaster)
  }

  return (formDescriptionText);
}

動作確認

それでは実行してみましょう。
この状態のスプレッドシートから開始します。注文は3件入っています。残数はすべて0になっているため、フォームは受付停止している状態です。

image image

実行すると、集計シートの11行目以下がクリアされ、残数は初期値（10個）に戻っています。

image

こちらは「注文履歴」シートです。2行目以下にデータが転記されています。

image

フォームは受付再開されています。残数もリセットされています。

image

まとめ

今回は、日次集計用の「集計シート」をリセットし、「注文履歴」シートにデータを蓄積すると同時に、フォームの残数も自動でリセットする処理を作りました。
「注文履歴」シートへデータを蓄積することで、月次の集計や、ピボットテーブルを使った商品別・利用者別の集計などもしやすくなりました。
あとはこの処理をトリガーで毎日自動実行できるように設定すれば完成です。
次回はトリガーもGASで自動設定する方法を解説していきたいと思います。

今回の成果コードは、GASコード を参照してください。

次回の記事はこちら
Googleフォーム×在庫管理！日次運用③特定日時に発動するトリガーを毎日自動作成する

image.png

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