はじめに
自分の性格上、なかなか覚えられない性格なので、やったことをONES Wikiに記録しています。
「あれをやる時は、最初に何やるんだっけ？」と思った時に、ONES Wikiを検索することで、ものすごく助かっています。Free版なのに、ここまでの機能があるナレッジ管理ツールは、あまり見かけないですね。
ナレッジ管理ツール ONES Wikiってなに？
ONES Wikiは、シンガポールに本社を置く会社が開発する製品です。2024年2月頃にライセンス体系が変更され、Free版がリリースされました。5ユーザーまでは無料で使うことができます。
なぜONES Wikiなのか？
お金をかけたくないので、すでに利用しているMicrosoft365に含まれているSharePointや10ユーザーまで無料で使えるアトラシアン社のConfluence（コンフルエンス）で、なんとか頑張って使おうとしたのです。でもダメでした。断念した理由は以下です。
SharePointの場合
そもそもナレッジ管理というよりも、掲示板的な使い方を想定している製品だと感じました。情報の登録も「ニュース投稿」という表現ですし、テンプレートもWEBポータル的にデザインのようなのでナレッジ管理としてSharePointを使ってしまうと、お金はかからないですが、生産性が低下してしまう可能性が高い。つまりコストはかからないですが、マイナスの効果を生み出すことになってしまう。
Confluence（コンフルエンス）の場合
アトラシアン社のConfluenceは10ユーザーまで無料利用できるFreeプランを提供しています。外部業者との情報共有として利用しているのですが、過去記事にも書きましたが、いくつか制限があります。
過去の記事：無料で使える最強のナレッジ管理ツールを発見！
機能的にはよかったのですが、ストレージ容量の制限とアクセス制御、それと日本語が問題でした。
これだと周りからガヤガヤ言われそうな気がしたので面倒なことが起きないように断念しました。
- ストレージ容量が2GBまでなので、気がついたら容量が限界になって「はい終了！」にはなりたくない。
- 登録ユーザーにすべての情報が公開されてしまうので、これは厳しいですね。
- 日本語で利用するには、日本語フォントをインストールしたりなど、製品を詳しくしらないと設定で問題が起きそうですし、製品を勉強する時間もありませんでした
- スペースの階層表示ができなかった。これだと情報がみつけにくい。
やってみよう！ ONES Wikiでスペースを作成する
ONES Wikiで情報ページを登録するためのスペースを作成してみます。
スペース作成の権限
スペース作成権限をもつユーザーがスペースを作成することができます。
権限の付与は、「設定センター」ー「ナレッジベース管理設定」ー「権限設定」から行えます。
スペースを作成
「＋スペースを作成」をクリックします。
スペースを作成するには、以下の情報を入力します。
- スペース名（必須）
- カテゴリー（任意）
- 内部共有の有効化
スペース作成で重要なのは、カテゴリーの設定です。
スペース作成時にカテゴリを選択しなかった場合は、「すべてのカテゴリー」のみにスペースが表示されます。カテゴリーを設定すると、「すべてのカテゴリー」と「選択したカテゴリー」にスペースが表示されます。
ここは難しく考える必要はありません。図のように組織単位でカテゴリーを作成したり、業務単位、プロジェクト単位、用途単位でカテゴリーを作成すると使いやすくなります。
「内部共有の有効化」をONにするとページに「共有」が利用でき、OFFにすると利用できません。
ここまで入力したら「確定」をクリックするとスペースが作成され、下図のような画面になります。
どんどん情報やナレッジを登録してください。
これでスペースを作成できました。自由に情報・ナレッジを作成してください。