よもよも
サーバーやオンラインストレージにフォルダを作成してファイルを保存して共有する。
長い間、やってきた情報共有の方法だった。それに疑問をもちながら、それしか方法が思いつかなかったからです。
決められたルールに合わせてファイル名やフォルダ名をつけて保存しているのですが、毎回、情報が探し出せない。情報が正しいのかわからない。そんな問題ばかり起きて、生産性が良くないと感じていました。
SharePointやConfluence（コンフルエンス）などのナレッジ管理ツールを評価してみましたが、ページは簡単に作成できて共有もできるのですが、無料利用の範囲だといろいろと問題がありました。
そもそも個人ではお金を出せる余裕もないし、会社で稟議出すにも「ファイルサーバーじゃダメなの？」「どのような効果があるの？」という意見を説得する時間もない。
なんとかお金をかけずに情報管理、ナレッジ管理ができないか？
Microsoft365は会社で使っているのでSharePointなら、お金がかからずに使えると思って頑張って使ったのですが、SharePointでは、情報管理やメンテナンス性など情報管理、ナレッジ管理の目的を達成することは難しい、というより生産性が上がらない、むしろ生産性が下がってしまうような気がしました。そのくらい運用に手間がかかりました。
求めていること
情報管理とナレッジ管理の違い
◇ 情報管理とは
情報管理とは、データや情報の収集、整理、保管、検索、提供を扱います。IT技術などを使用して情報を適切に管理し、アクセスしやすくすることです。情報管理の主な目的は、情報を有効に活用して組織の効率を向上させることです。これには、情報のバージョン管理、情報のセキュリティ保護、情報の品質管理などが含まれます。
文書情報管理も、情報管理に該当します。
文書情報管理といえば、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が、文書情報管理のガイドラインなどを出しているので参考にしてみてください。
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)のガイドライン
◇ ナレッジ管理
ナレッジ管理とは、組織内の知識の創造、共有、活用、保存に焦点を当てています。これには、個人の経験やスキル、組織内で共有されるノウハウやプロセス、文化的な価値など、形式化されていない知識も含まれます。
ナレッジ管理の目的は、組織の学習能力を高め、イノベーションを促進し、競争力を向上させることです。ナレッジ管理は、コミュニティの構築、メンタリングプログラム、ナレッジベースの開発など、人々間の知識の共有と伝達に重点を置いています。
個人的には、何らかのプロセスで発生した事象などを発見したり、防止したり、対応したりするための情報がナレッジ（知識・経験）だと思っています。それは情報管理にプロセスが紐づいたもの、経験や体験によって情報がアップデートされるものをいうのではないでしょうか。
無料で使える最強のナレッジ管理ツール
使い方がシンプルで、情報を探し出すための構造化もできて、日本語化もできている無料で使えるナレッジ管理ツールを比較してみました。もちろんセキュリティも重要です。
基本（無料版を比較したもの）
基本的な項目を比べてみました。
| 項目 | ONES Wiki | Notion | Confluence |
|---|---|---|---|
| 利用人数 | 5ユーザーまで | 個人は無制限 ※2名以上のメンバーはブロック制限のある体験版を利用可能 |
10 ユーザーまで |
| 全体のストレージ制限 | 無制限 | 不明 | 2GB |
| 1ファイルあたりのアップロードのサイズ制限 | 5MB | 3MB | 100MB ※管理画面で設定変更可能 |
| スペースの制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| ページの制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| デフォルト言語設定 | 日本語 | 英語 | 英語 |
驚いたのが、ONES Wikiは無料版でもストレージ無制限なんですね。
ローカライズ（日本語化）も正しい表現で簡単に使用できました。
英語が苦手な私として本当に助かりました。
機能性（無料版を比較したもの）
機能は、情報を探す＝全文検索、情報をお知らせ＝通知（ウォッチ）、簡単の粒度を整える＝テンプレート、情報の整理＝構造化などの視点で比べてみました。
| 項目 | ONES Wiki | Notion | Confluence |
|---|---|---|---|
| 全文検索 | ◯ | ◯ | ◯ |
| ダッシュボード | ◯ | × | × |
| タスク管理と連携 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 共同編集 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 作図機能 | ◯ | 他アプリと連携 | 他アプリと連携 |
| 変更通知（ウォッチ） | ◯ | ◯ | ◯ |
| テンプレート機能 | ◯ | △ | ◯ |
| スペースの構造化、階層構造 | ◯ | × | × |
| ページの階層構造化、階層構造 | ◯ | ◯ | ◯ |
| ページのエクスポート | ◯ | ◯ | ◯ |
※Notionには、テンプレート機能があるのですが、標準のテンプレートが見当たりませんでした。ゼロからテンプレートを作りたくなかったので△にしてしまいました。もし違っていたらごめんなさい。
ページの履歴管理（バージョン管理）（無料版を比較したもの）
ISOなどの監査で情報のバージョン管理（変更履歴）を要求されるため、バージョン管理（変更履歴）は情報管理やナレッジ管理において必須機能です。
| 項目 | ONES Wiki | Notion | Confluence |
|---|---|---|---|
| ページの履歴管理 | ◯ | ◯ | ◯ |
| ページの履歴保存期間 | 無制限 | 7日間 | 無制限 |
| 履歴比較（差分比較） | ◯ | 不明 | ◯ |
| 指定したバージョンから復元 | ◯ | ◯ | ◯ |
情報のセキュリティ（無料版を比較したもの）
| 項目 | ONES Wiki | Notion | Confluence |
|---|---|---|---|
| アクセス権限 | ◯ | ◯ | × |
| スペースの権限 | ◯ | △ | × |
| ページの権限 | ◯ | △ | × |
| 監査ログ | 無制限 | × | × |
| 稼働リージョン | 東京 | 不明 | 不明 |
| エクスポート情報のセキュリティ（透かし） | ◯ | × | × |
| WEBによる外部公開 （不特定多数に公開） |
無料版には機能なし | 外部公開可能 | 無料版には機能なし |
| コンプライアンス証明 | SOC2 GDPR ISO9001 ISO20000 ISO27001（ISMS） ISO27018 CMMI3 |
SOC2 GDPR ISO27001（ISMS） プライバシーシールド |
SOC2 SOC3 GDPR PCI DSS ISO27001（ISMS） ISO27018 |
結論
情報管理、ナレッジ管理において、３製品とも素晴らしい製品でしたが、無料で利用するということになると、ONES Wikiを選択することにしました。
何より、ストレージや監査ログが無制限ですし、アクセス権限管理が決定的でした。
それにテンプレート機能、作図機能、スペースの構造化（ツリー表示）、マインドマップ機能などもあって、使いやすさはダントツでした。（慣れの問題もありますが、Microsoft WORDのように簡単でした）
スペースをツリー（階層）で管理できる
Visioも真っ青な作図機能
豊富なテンプレート
とても気に入ったので、これから機能や活用方法を、どんどん公開していきたいと思っています。
皆さまも使ってみてください。
ONES Wiki製品の無料版の利用はこちらから
https://ones.com/ja/sign_up?version=Free
留意事項
本ブログの情報は、2024年3月1日時点の情報であり、個人的な情報比較と感想を記載しています。表現に偏りや失礼などが無いように配慮したつもりですが、もし失礼があった場合はご容赦ください。