はじめまして。株式会社PRUMでエンジニアをしている、すもも🍑です
日々、プログラミング学習や実務の中で、つまずきやすいポイントや
考え方を整理して発信しています。
PRUMについて気になった方は、コーポレートサイトもぜひご覧ください。
▶コーポレートサイト
ータスクを順番にこなしているつもりなのに、気づいたら期限が迫っていたー
そんな経験はないでしょうか。私は、プロジェクトマネジメントの基本を調べていて出会った「クリティカルパス」という考え方で、その原因がはっきり分かりました。
クリティカルパスとは、全体の期限を左右する「急所」のこと
基本的にプロジェクトやタスクには「有期性(いつか終わる)」と「独自性(毎回条件が違う)」という2つの特徴があり、そのせいでやってみないと分からない不確実性が必ず発生するとされています。
その不確実性をコントロールするための道具の一つが、クリティカルパスです。
- プロジェクト全体の中で、一番時間のかかる作業の連なりのこと
- ここが1日遅れると、プロジェクト全体の終了日も1日遅れる
- ガントチャートで作業と時間を並べると、この急所がどこにあるか一目で分かる
つまり、すべての作業が同じ重みを持っているわけではなく、全体を遅らせる「急所」と、多少遅れても影響が小さい部分がある、ということです。
急所は、「他人が絡むタスク」に隠れていた
この説明を読んで、自分の仕事の進め方を振り返ってみました。これまでは、目の前のタスクを上から順番に消化するだけで、優先順位という発想があまりありませんでした。
その結果、決まって遅れていたのが自分が作業→相手に確認や判断を委ねる→相手からのフィードバックを受けて、また自分が作業する、という工程を含むタスクです。自分の作業時間より、相手の返事を待つ「待ち」の時間の方が長くなることが多いタイプです。
リモートワークが当たり前になってからは、この待ち時間がさらに伸びました。
同じ空間なら声をかければ済む確認も、チャットでは返事が来るまでに数時間かかることがあります。自分の作業スピードをどれだけ上げても、相手の返信待ちの時間だけは、自分の努力で縮められません。
待ち時間を含むタスクこそ、クリティカルパスだった
ここでクリティカルパスの考え方に当てはめると、答えは単純です。他人の確認や判断が絡むタスクは、自分でコントロールできない「待ち」の時間が最初から組み込まれている分、後回しにするほど期限に食い込む急所になりやすいのです。
逆に、自分一人で完結するタスクは、多少後回しにしても、自分の頑張り次第で間に合わせる余地が残っています。同じ「緊急そうに見えるタスク」でも、待ち時間を含んでいるかどうかで、優先すべき度合いはまったく違うということです。
待ち時間を、先に発生させる
この気づき以降、タスクに着手する順番を変えました。自分一人で完結するタスクより先に、他人の確認やフィードバックが必要なタスクを、真っ先に相手に投げるようにしています。自分でコントロールできない時間を、できるだけ早いタイミングで発生させておくためです。
待っている間は、自分一人で進められる別のタスクを並行して片付けます。返信が来たタイミングで、また続きに取りかかる、という形です。これに変えてから、期限ギリギリで「あ、これ返事待ちだった」と気づいて焦ることが、かなり減りました。
今日からできること
- タスクを受け取ったら、まず「自分だけで完結するか」「他人の確認や返信が挟まるか」を分けてみる
- 他人の確認や返信が挟まるタスクは、内容が固まっていなくても先に投げてしまう
- 返信待ちの間は、自分一人で進められる別のタスクに手をつけておく
- 「緊急そうに見えるタスク」ほど、本当に待ち時間を含んでいるか一度疑ってみる
順番を変えるだけなので、明日の朝一番のタスク出しから、すぐに試せるはずです。
まとめ
タスクが遅れるのは、能力やスピードの問題ではありません。タスクを順番に消化するだけでは、自分でコントロールできない「待ち時間」を含むタスクほど後回しになり、それがそのまま期限遅れの急所になる。
最初にやることは、他人の確認や返信が必要なタスクを、できるだけ最優先でこなし、真っ先に相手に渡すことです。
返事を待っている間は、自分一人で進められる別のタスクを進めておく。
急所になりやすいタスクを先に動かしておくだけで、期限に追われる感覚はかなり減るのではないでしょうか。効率の良い業務を求めていく上では、他者のレスポンスの時間も含めた上でタスクのスケジュールを組んでいきたいですね。
PRUMのエンジニアの多くは未経験からの採用です。
よければコーポレートサイトにも遊びに来てください。
▶ PRUM採用ページ
エンジニアの方に役立つ記事をまとめたサイトも運営しています。もしご興味あれば覗いてみてくださいね。
▶ エンジニアに役立つ記事サイト