Notionについての初歩的な知識

ジャンル

　クラウドでワークフローを一元管理できる情報管理ツール

プラットホーム

1. ウエブ版
2. デスクトップ版
   1. Windows
   2. Mac
3. モバイル版
   1. Android
   2. iOS, iPadOS

料金

1. パーソナル（無料）
   • ページ数とブロック数が無制限
   • 5人のゲストとの共有
   • ファイルアップロードは1ファイル5GBまで
   • デバイス間での同期
   • API
2. パーソナルPro（$4/月）
   • 無制限のファイルアップロード
   • 無制限のゲスト
   • 30日間のページ履歴
3. チーム($8/月）
   • 無制限のチームメンバー
   • 同時編集が可能
   • 共有許可
   • 管理者向け機能
4. エンタープライズ
   • SAML SSO
   • ユーザープロビジョニング（SCIM）
   • 監査ログ
   • 高度なセキュリティ設定
   • 無制限のページ履歴
   • 専任のサクセスマネージャー（100名以上のチーム）
   • カスタム契約
5. NPO
   1. 米国の501(C)(3)の指定を受けた非営利団体はと公共図書館は、50%の割引料金で使うことができます。

※501(c)(3) — 「宗教」、「教育」、「慈善」、「科学」、「文学」、「公共の安全のための検査」、「アマチュアスポーツ競技の振興」、「子供または動物に対する虐待の防止」のいずれかを目的とした団体

ファイルのアップロード制限

　パーソナルとパーソナルProの大きな違いは、ファイルアップロードの制限にあります。

　Nothonには写真や動画を含め様々なデータを保存できるので、いろんなファイルを保存したくなります。しかし、無料版には1ファイルあたり5MBの制限があるので、ちょっとした写真もサイズを減らす作業が必要だったり、ドキュメントなら5GB以内に分割するなどの手間がかかり、使い勝手が悪くなってしまいます。

　様々なデータを一元管理するには、有料のパーソナルProの契約が必要です。

オフライン機能

　Notionのデータは全てオンライン上にあり、Evernoteのようにオフラインでも使えるようにする機能はありません。

　オフラインで使用する唯一の方法は、オフラインになる前にオンライ状態であらかじめ開いておくことです。その場合、データはローカルにキャッシュされているので、オンラインに戻った時に同期されます。

機能

1.メモの作成

　メモやノートのように利用できます。
　様々なコンテンツブロック、豊富な書式の設定ができます。

子ページ

　ページ内で小ページを作成することができ、複数ページに渡るコンテンツが簡単に作成することができます。

Webで公開

　作成されたページを簡単にWebに公開することができます。
　公開したいページの右上の「共有」をクリックし、「Webで公開」をオンにするだけです。
　書かれているWebアドレスで公開されます。

2. データベース機能

　Notionのデータベース機能をがあります。データベースを表示するビューとして、テーブル、ボード、リスト、タイムライン、カレンダー、ギャラリーがあります。

　データベースは、１レコードが１つのページでもあります。データベースのエントリ項目以外に、テキストや画像など必要なコンテンツを貼り付けることができます。

関数

　Notionデータベースには、関数を使うことができます。これにより、入力項目によってチェックボックスをオン・オフしたり、開始日・締切日の超過を示したりできます。

2.タスクリストの管理

　自分のタスクを全て管理することができます。進行中の作業を全て自分のダッシュボードで把握、管理できるので、複数のソフトウエア間を行き来する必要はありません。

3.チームWiki

　社内やチームで共有すべき情報をWikiで一元管理でき、情報を探すのが簡単になります。
　また、適切な権限設定で、ユーザーやグループに対して表示や、コメントの権限が設定できます。

アクセスレベル

• フルアクセス権限
• 編集権限
• コメント権限
• 読み取り権限
• 削除

4.プロジェクト管理

　すべてのチームを結びつけ、作業を見える化できます。

5.共有設定

　Notionのページの共有は、会社全体と共有したい場合や外部のパートナーと共有したいなど、様々なニーズがあります。

• 会社全体と共有
• 自分のワークスペースのメンバーと共有
• ゲストとページを共有
• ページをウェブに公開
• リンクを送信して内部・外部と共有

共有レベルは、４つのオプションがあります。

• フルアクセス
• 編集権限
• コメント権限
• 読み取り権限

エンタープライズアカウントのワークスペースオーナーは、コンテンツの共有方法を制限することができます。

6.ビューの切り替え

　同じデータベースをフィルターや並び替えを追加し、ニーズに合わせた表示に切り替えることができます。

7.カレンダービュー

　データベースの項目を日付に照らし合わせて可視化することができます。ビューを追加することで、テーブル形式や、タイムライン形式で表示することもできます。

8.テンプレートの適用

　Notionには用途別にカテゴライズされた50以上のテンプレートが用意されており、すぐに使い始めることができます。テンプレートは、自分の好みに合わせてカスタマイズすることもできます。

9.API

　Notionは、APIを使って、他のツールと連携することができます。

1. データベース
   • APIを使ってデータを追加、更新、抽出することできます。
2. ページとブロック
   • ページの新規作成や、ブロックの追加などカスタマイズすることができます。
3. ワークスペースのユーザー情報
   • ワークスペースのメンバーの追加・削除を行うことができます。

Power Automate コネクタ

　Power Automateには、以下のプレミアム・コネクタのアクションがあります。

• Append block children　（ブロックの子をアペンドする）
• Create a page　（ページの作成）
• Create comment　（コメントを作成する）
• Delete a block　（ブロックの削除）
• Query a database　（データベースにクエリを実行する）
• Retrive a block　（ブロックの取得）
• Retrive a page　（ページを取得する）
• Retrive a page property item　（ページプロパティアイテムを取得する）
• Retrive comments　（コメントを取得する）
• Retrive your token's bot user　（トークンのボットユーザーを取得する）
• Update a block　（ブロックを更新する）
• データベースを取得する
• ブロックの子を取得する
• ユーザーを取得する
• 検索
• 全ユーザーのリスト