はじめに

企業内でのファイル共有サービスとして利用されている「Box」は、非常に高い利便性を提供する一方で、その管理やセキュリティリスクも無視できません。特に、Box上のファイルが不正アクセスされたり、セキュリティ設定が意図せず変更されたりするリスクは、企業の情報システム部門にとって大きな懸念事項です。

こうしたリスクに対処するためには、Boxの提供する「レポート機能」を活用してみましょう。

Boxのレポート機能を活用した監視

Boxのレポート機能は、運用部門や情シスがセキュリティ管理を行う際に非常に強力なツールです。特に、以下のポイントを意識することで、より効果的な監視体制を構築できます。

● レポートの定期的な出力
Boxの管理者向けダッシュボードから、定期的にレポートを出力することが重要です。これにより、過去の使用状況やユーザーアクティビティを時系列で確認し、問題がないかチェックすることができます。レポートの出力は、月次や週次など企業の運用ポリシーに合わせて実施します。

● ユーザーアクティビティの監視
レポートには、各ユーザーがどのファイルにアクセスしたか、誰に共有したか、ファイルに対してどのような操作を行ったかといった詳細な情報が含まれます。不正にファイルが共有された場合や、不審な時間帯にアクセスがあった場合、迅速な対応が求められます。

● セキュリティ設定の変更履歴のチェック
セキュリティ設定が不正に変更されていないかも確認すべき重要なポイントです。レポート機能を使うことで、設定の変更履歴や誰がどのような変更を行ったかを迅速に確認できるため、セキュリティの一環として欠かせません。

実際に使用してみた

実際に、Boxのレポート機能を使用して監視作業を行ってみました。以下はその具体的な操作手順と感想についてです。

● レポート作成の手順
Boxの管理者ダッシュボードから「レポート機能」を選択し、ユーザーアクティビティやアクセス履歴をレポートとして出力します。

操作画面も分かりやすく、特定のユーザーやファイルに絞ったデータ抽出がスムーズに行えました。たとえば、指定期間内に特定のフォルダへアクセスしたユーザーの一覧や、共有されたファイルの詳細情報も容易に取得でき、監視業務に大いに役立ちました。

※「実行」でレポートをファイル出力した際、当日の操作ログが反映されていないことがあり、レポートに操作が記録されていないことがあります。
また、他社のBoxテナントでもレポート出力が頻繁に行われる場合、自社で出力するログの期間に関わらず、レポート出力までに時間がかかることがあります。

● 監視結果の精度と効率
優れていると感じた点は、レポートの精度です。アクセス履歴やファイル操作の詳細なログが記録されているため、不正な操作やアクセスの兆候を素早く把握できます。異常な時間帯にアクセスがあった場合や、通常では行われない設定変更があった場合、アラートとして通知される機能も非常に便利です。レポートをチェックすることで、何か問題が起きた際にも、早期に是正措置を取ることができます。

● 気になった点
一方で、レポートの出力頻度や形式に関してもう少し柔軟な設定ができるとさらに使いやすくなると感じました。現状では一部はレポートの定期実行ができますが手動でレポートを出力する必要がある場面も多いため、将来的には全てのレポートが定期実行できるようになるほかカスタマイズ可能なアラートの設定が追加されれば、さらに効率的な監視体制が整うと思います。

まとめ

Boxのレポート機能は、会社の情報セキュリティ管理においてとても便利です。定期的にレポートを作成し、ユーザーの動きやファイルアクセスの履歴をチェックすることで、不正な操作や意図しないファイル共有をいち早く見つけることができます。加えて会社のデータセキュリティを守り、安心して運用ができます。ぜひ試してみてください！