業務監査とは
「業務監査」 この言葉は、企業で働く人にとっては身の引き締まる言葉だ。
一般の説明を調べてみると「企業の会計業務以外の業務活動に対する監査と定義されますが、要は会計以外の業務まで広くチェックする活動」とある。
詳しく説明すると長くなるが、個人的にはお店の通信簿のように考えている。良い点数を取ればそれだけ信頼できるお店として評価されるからだ。私が働く店舗でも1年に1回、その監査が行われる。そのチェック項目は多岐にわたり、一つ一つをチェックしながら監査の準備をするのは非常に大変な業務といえる。
お客さんのいないバックルームでは、大きな張り紙が掲示され、店の従業員全員で取り組むべき課題ともなっていて、この時期の仕事は非常に忙しくなる。
今回、自分が学んでいることを生かして、この業務監査の負担を少しでも減らすことができないかチャレンジしてみた。
業務監査におけるチェック体制での課題
業務監査での課題はたくさんあるが監査項目を消し込んでいくうえで、それぞれグループや個人として対応すべき課題が沢山ある。その項目は自分の部門や役割によって異なり、それが対応を煩雑にすることになる。わかりやすくするために現状では次のような方法をとっている。
大きく掲示してあるものの項目一つ一つを確認しながら、押印によって消し込んでいく方法は良いものだ。そうすることによってだれがどの項目を実施しているか、していないかが分かる。そしてチェック項目が該当しないグループの部分は黒く塗りつぶしてある。
しかし大きく印刷してあるものの、字は小さくて読みやすいとは言えない、老眼が入っている私は老眼鏡をかけないと見えない。さらに、項目をチェックするために売場とこの表を行ったり来たりして消し込んでいかなくてはならない。店内は広いので、それだけでも大変な作業だ。
課題の解決に向けてアプリ作成
そこでGlideを使って、簡単なアプリを作ってみた。
Glideはノーコードでアプリが作れるツールだ。基本的なアプリは、スプレットシートを1から作成するかサンプルから転用して編集して作成する。つまり作成したスプレットシートとGlideがあればそれだけで作れる。
Glide上でスプレットシートを選択するとそれだけで基本のアプリが作成される。この画面を見ただけで、うれしくなる。
最初のタブでは、監査項目の全体像を入れる。そして他のタブでは、それぞれのグループと監査項目を確認できる。自分のグループには当てはまらない項目は既に削除されているので、書かれているすべて項目は自分に当てはまると一目で確認できる。スマホに入れるので、売場にいながら項目をチェックできる。
実装してみた結果と課題
作成した後、QRコードを会社のスマホで読み込み、アプリを立ち上げてみる。少し感動。その後、同僚に声をかけて試してもらう。「すごいね、こんなのよくできるね」と上々の評価。何か改善点や問題点を挙げてもらうと、次のような意見が…。
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目立たせたい部分は字を大きくした方が見やすい。
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避難経路が言えるの項目などは、なぜそうするのか理由なども含めたらいいのではないか。
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グループとしての項目と個人としての項目を分けるようにすればいいのではないか。
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他店の取り組みや結果から生かせる点を記したらいいのではないか。
聞いてみるといろいろと意見をくれる。確かにそうだと思うものばかりだ。ちなみに上司の「他店の取り組みや結果から生かせる点を参照できるように」という点はすでに対応する準備ができている。
体裁やチェックの仕方などについてもまだまだ改善の余地がありそうなので、相談しながら実際に使ってもらえるようなアプリにしていきたい。
会社のスマホにアプリを入れることは、セキュリティ上も問題ないことを上司に説明したうえで1台のみインストールし、実際に使ってもらった結果です。
まとめ チャレンジしてみて分かったこと
今回は、直近の課題をもとに、Glideでのアプリがどのように役立つかを実際に考え、作成し、実際にやってみてフィードバックをもらうことまで経験できた。
プロトタイプを作成し、実際にアウトプットする、「プロトアウト」とはこういうものなのか、それを体験できたことはとてもうれしい。まだまだ足りない部分は多いが、チャレンジしていく。