はじめに
この記事はYouTubeにアップロードされている動画の補足記事となります。
よろしければ以下のYouTubeも合わせて閲覧していただけますと幸いです。
https://www.youtube.com/watch?v=LbxDcXMk7Ng
概要
経費申請の以下の一連の流れを自動化します
- 社員が経費申請の概要＋領収書の画像を登録
- 社員が上司に経費申請の承認依頼
- 上司が申請を承認/却下
- 経理担当者がExcelに申請された金額などを転記
Power Automateフロー
- 社員がSharepointリストに以下の情報を登録（トリガー）
- 経費申請のタイトル
- 承認依頼をなげる上司のメールアドレス
- レシートの画像
- 各種変数にデフォルトの値を設定
- レシートの画像をAI Builderが読み込み
- 商品名と金額を以下のExcelに転記
- 登録日、登録者、申請名（シート名）、レシート詳細情報をもつ 申請情報一覧 シート
- レシートに記載されている商品名、金額をもつ 明細 シート
- 上司のTeams宛に承認依頼
- 申請の承認/却下の情報を申請者へ通知
1. 社員がSharepointリストに以下の情報を登録（トリガー）
今回は「領収書」とは全てレシートを指します。
「経費申請のタイトル」は、Excelの明細シートのシート名になります。
2．各種変数にデフォルトの値を設定
変数名：タイトル
承認依頼を送る際のタイトル
種類：文字列
設定値：concat(triggerOutputs()?['body/Title'],'の申請依頼')
変数名：シート名
Excelに追加する明細シートのシート名
種類：文字列
設定値：concat(triggerOutputs()?['body/Title'],'の明細情報')
その他の変数
| 変数名 | 種類 | 設定値 |
|---|---|---|
| index | 整数 | 0 |
| レシート1行分のデータ | 文字列 | |
| レシート詳細 | 文字列 | |
| 分割用変数 | アレイ | |
| 空文字 | 文字列 |
3．レシートの画像をAI Builderが読み込み
Sharepointリストから添付ファイルを取得して、レシートの画像を取得し、AI Builderに読み込ませます。
画像や PDF ドキュメントのテキストを認識するアクションを使用します。
4．商品名と金額を以下のExcelに転記
4.1 明細シート作成
シート名は「各種変数にデフォルトの値を設定」で作成した「シート名」変数を指定します。
4.2 明細シートにテーブルを作成
追加したシートのA1セルから始まるテーブルを作成します。
※表の範囲にシート名を指定しないと、先頭のシートにテーブルが追加されてしまいます
表の範囲
concat(variables('シート名'),'!A1')
テーブル名
concat(variables('シート名'),'のテーブル')
列名
品目;料金
4.3 AI Builderで読み取った情報を整形してExcelに追加する
4.3.1 変数設定
- レシート1行分のデータ：現在行のtextを追加します
- index：linesの今見ている行の次の行数です。カウントアップします。
4.3.2 AI Builderで読み取った情報を1行ずつ整形する
レシートを読み取った情報はresults変数内のlines変数に以下のように格納されています
| text | left | top | width | height |
|---|---|---|---|---|
| おみせのなまえ | 0.416997354 | 0.088045635 | 0.282407407 | 0.033978175 |
| 2022年 9月 5日(月) 16:18 No:0001 | 0.212301587 | 0.285218254 | 0.54728836 | 0.027529762 |
| 商品名① | 0.227843915 | 0.341269841 | 0.312830688 | 0.025545635 |
| 軽軽軽 | 0.577050265 | 0.341765873 | 0.029431217 | 0.081845238 |
| ¥111 | 0.691468254 | 0.34077381 | 0.069444444 | 0.022073413 |
| 商品名② | 0.226851852 | 0.370039683 | 0.280092593 | 0.025297619 |
| ¥143 | 0.692791005 | 0.36780754 | 0.070767196 | 0.023313492 |
| 商品名③ | 0.223875661 | 0.398065476 | 0.284060847 | 0.026041667 |
| ¥173 | 0.692791005 | 0.396577381 | 0.077380952 | 0.02281746 |
明細シートには以下のようにデータを格納したいので、整形します
| 品目 | 料金 |
|---|---|
| 商品名① | ¥111 |
| 商品名② | ¥143 |
| 商品名③ | ¥173 |
4.3.2.1 分岐：1行分のデータが「レシート1行分のデータ」変数に入っているか
分岐条件（AND）は以下です。
- 「index」 が
length(items('Apply_to_each_3')?['lines'])未満 -
formatNumber(items('Apply_to_each_2')?['boundingBox/top'],'F2')がformatNumber(items('Apply_to_each_3')?['lines']?[variables('index')]?['boundingBox/top'],'F2')に 等しくないこと
現在行と次の行のtopの座標を比較して、
一致していない場合は、「レシート1行分のデータ」変数に1行分のデータが格納されていると判断します。
4.3.2.2 分岐：金額が記載されている行であるか
以下の条件で、「店名」など、明細の金額と関係ないデータであるかどうかを判断します
indexOf(variables('レシート1行分のデータ'),'¥')
金額以外のデータだった場合は、申請情報一覧シートに参考情報として記載するため、「レシート詳細」変数に追加します。
4.3.2.3 1行のデータを品目と料金に分割
「分割用配列」変数に、以下の式を用いて、「レシート1行分のデータ」変数を¥記号で区切って品目と料金に分けたデータを格納します
split(variables('レシート1行分のデータ'),'¥')
4.3.3 Excelの表に行を追加
明細データを明細シートのテーブルに追加します。
「行」の指定されている式は以下の通りです。
- 品目：
variables('分割用配列')?[0] - 料金：
variables('分割用配列')?[1]
4.3.4 「レシート1行分のデータ」を初期化
「レシート1行分のデータ」に「空文字」を設定します。
4.4 申請一覧情報シートに行を追加
以下の内容で行を追加します。
- 登録日：
addHours(triggerOutputs()?['body/Created'],9,'yyyy/MM/dd') - 申請名（シート名）：「シート名」変数
- レシート詳細：「レシート詳細」変数
5．上司のTeams宛に承認依頼、6．申請の承認/却下の情報を申請者へ通知
承認を作成し、Teamsでアダプティブカードを投稿しています。
※アダプティブカードについては公式サイトをご確認ください
以前私が書いた記事「アダプティブカードについて調べた」も参考になれば幸いです。
承認/却下の場合で、申請者への通知メッセージを変えるため、分岐では結果が承認かどうか Approve を分岐で設定しています。
詳しくはYouTubeをご確認ください。
おわりに
今後もPower Platformに関連したYouTube動画をアップロードしていきたいと思っていますので、ぜひご期待ください。