生成AIは良い、だけど基礎を身に着けるのも大事 ～ 議事録を例に

コミュニケーションスキルって

生成AIに任せる仕事の典型といえば議事録の作成ですね。
新人なんかはまずは議事録作成から、というくらい基本的な作業です。

面倒くさい？
時間の無駄？
どうせ誰も読まない？

私は議事録を作成することで仕事に必須のスキルが身につくのも事実だと思います。
こういうことをいうと昭和ぽい、、、みたいなことを言われるかもしれないけど。

議事録を自分がとることの利点

1. 会議の内容を理解しようと努力する
   　
2. 人と自然に会話するようになる
   　
3. 書いたことを覚える
   　
4. チームの中心人物になれる（かも）
   • 議事録を取っているということは、会議で発言する権利・義務があります。
     「決定事項は××でいいですか？」
     「●日後までに×でいいですね？」
   • マネージャが「前のあの▲ってどうなったっけ？」ときいてきたときにさっと議事録を検索して答えてあげましょう。

議事録は会議が終わってから書くんじゃない、会議の前、最中には議事録はできているんだ

人は紙があると安心する

どちらかというと中堅の人向けになりますが。

紙でなくても、OneNoteやPowerPointに最低限今日話すことや今日決めたいことといったメインポイントを書いて準備しておいて、お客さんと話すときはそれに沿って話していきます。そのうえで（できれば画面共有しながら）そこに決まったことや出たアイディアを書き足していきます。時間に余裕があれば図や表も書いて整理するといいです。
　
途中途中でお客さんに「こんな感じですよね」とチェックしてもらうのもおすすめです。

そんなことをすると怒られる？
私の経験では、お客さんは「こいつは俺の言うことを理解しているのか」ということを一番気にしています。会話の上に文章でもわかりやすくリアルタイムでまとめてあげたらむしろ歓迎されることが多かったです。

さあ、そうしたら会議が終わった時には大体もう議事録はできています。
あとはフォーマットを少し修正して送るだけです。

とはいっても新人の場合は

とりあえずメモ魔になりましょう。会議じゃなくても、議事録担当でなくてもメモをとります。

自分用の仕事メモでもいいです。頭の整理ややることリストもいいです。
先輩との会話のメモは議事録をとるための練習です。

これにはChat GPTも使えませんね。

OneNoteは検索もできるのでお勧めです。1日1ページ作ってきます。
目指すのは相手としゃべりながら、会話のスピードを落とさずに自然にメモをとるようになることです。

信頼できる人になる

そもそもこんなことを書いた理由は、新人に限らず中堅やマネージャ層でもこんな人を見かけるからです。

• 会議なのにそもそも議事録をとらない
• 会議の決定事項に関心がない
• 前の会議で何を話したのか覚えていない
• 数か月前に決まったことを平気で蒸し返してくる
• 画面共有しているのに、タイピングやマウス操作がやたらと遅い
  etc.

今まで仕事をしてきた中でこの人はナァというのは大体議事録どころかメモも取らない人が多かったです。忘れやすく、色々なことが抜け落ちます。

一緒に働くならちゃんと前言ったことを覚えてる人がいいですよね。自戒も込めて。

本音は

YouTubeのショートで「議事録をAIに書かせて時短だ、すごいだろ！」みたいな意識高い系の動画が気に障ったからです。。