はじめに
※この記事はConfluenceに関連したネガティブな内容を含みます。弊社はNotionが合っていたというだけで他のサービスを貶める気持ちは全くない旨ご理解ください
(2021/2/24)
こちらの記事の続きを書きました。
https://qiita.com/shushutochako/items/626007cc3d67cfdc782f
ある日のMTG終わりの雑談中
社長 「最近Notionというの使っててめっちゃいいんですよ！！！」
僕 「はあ〜 そうなんですか〜」
社長 「ぴゅいっとカンバンとかタイムラインとかTODOリスト作れるんですよ！！！」
僕 「はー それはすごいですね〜」 （ゆーて他のWikiツールと大差ないやろ〜）
社長 「今社内で使ってる色々なツールからNotionに集約したいですねー！」
僕 「そうですねー 検討してみます〜」 （鼻ほじー ※弊社はリモートワーク）
🌸 その後紆余曲折あり、面倒くさいことに 非常に嬉しいことにNotionへの移行を本格的に検討する流れとなりました🌸
Notionとは
みなさんの会社では情報共有ツールは何を使っているでしょうか？
「esa」「Qiita TEAM」「Confluence」などなど素晴らしいサービスが沢山あって迷ってしまいますね。
NotionはNotion Labs Incによって開発された「タスク」「Wiki」「データベースを統合する」メモアプリケーションサービスです。
初リリースは2018年6月で、上の3つと比べてもかなり新しめのサービスですね。
「Web」「Macアプリ」「Windowsアプリ」「iOSアプリ」「Androidアプリ」と一通り対応していて非常に有り難いです。
僕は普段MacアプリとWebから使うことが多いのですが、UIがほとんど一緒なのでその二つだと使い方に困るということもありませんでした。
※ちなみにMacアプリ（Windowsもかな？）はElectronで作られているようです
Notion化前の課題感
とはいえ、既存のツールを辞めて移行するのも中々に大変な作業です。
納得して進めるためにも、まずは「現状の社内での情報共有の課題って何だっけ？」というところから、「Notion化するのって美味しいんだっけ？」を考えてみました。
課題①: 探してる情報がどこにあるか分からないことがある
前述のとおり開発関連のナレッジとしてはConfluenceを営業関連はDropbox paperなどを使っていました。
※方針が決まっていたわけではないが、なんとなく開発の人はConfluenceを営業の人はpaperを選択して資料を作る傾向があった
例えばConfluenceの場合
例えばConfluenceでは最上位にスペースという区画を定義して、その中に記事を作成していきます。
情報を探す際に「あの内容どこのスペースにあったっけ？」みたいなことも多く、探す際に色々なスペースを開いては閉じるという事が多々ありました。
※横断検索も出来るが、何かしらのキーワードも思い当ってない場合に多少手間がかかったりしました。
課題②: 色々サービスを跨いで資料を作る
普段仕事をしていると、「どのサービスで資料で作ろうか」とか結構悩みますよね。
■ 議事録
→ Confuluenceかな？ それともpaperでつくろうかな？
■ 表を使うもの
→ Google スプレッドシートかな？
■ タスク管理
→ Trelloつかうか？ Backlogに起票するかな？ 議事録内にチェックリストでもいいかな？
■ ガントチャートっぽいやつ
→ Backlogのガント使うか？ Googleスライドでそれっぽい図をつくるか？
■ もう面倒くさいから全部Excelで作ればいいか（よくない）
そんなこんなで気付いたら、「この前作った資料どこにあったっけ？」 「AさんがZoom中に見せてた資料どこにあるの？」みたいな事ありますよね。
「運用ルールしっかり決めとけよ」というツッコミはさておき、
情報を一つのサービスに集約するという方針をとるだけでも解決への道はぐーんと近づくのではないかと。
とはいえサービスによって出来ること出来ないことは色々あると思うので、
一つのサービスに寄せていくとなると、そのサービスが「ある程度万能であること」 「色々な職種の人でもとっつきやすい」 という点が大事だと考えました。
課題感とNotion
課題①とNotion
使い始めて最初に感じたのが「情報の探しやすさ」でした。
Notionのメイン画面のイメージは以下のような感じです。
※弊社で実際に運用しているものではなく、サンプルで作成したものです
上のようにサイドバーからぽちぽち階層を辿れば基本的に全ての情報へアクセス出来て、
スペース切り替えの手間などもありません。 なんてシンプル！！
検索も以下のようなUIから簡単にできます。
ある程度階層のルールを決めたほうがいいとは思いますが、
このシンプルさのおかげで情報を探すストレスがとても軽減されました。
自分に直接関係ないトピックもついつい見ちゃう
僕は開発者なので、普段は開発関連のトピックとかその中でも比較的自分の業務に関係のあるものばかり見ていました。
Confuluenceのように区画がしっかり分かれていると横断してまで色々見ようとという気があまり起きませんでした。
Notion化で情報へのアクセスが楽になったことによって、時間がある時に色々なページを覗き見する機会が増えました。
「ネットサーフィン」ならぬ「Notionサーフィン」
課題②とNotion（ある程度万能であること）
調べてみるとNotionは例えば以下のようなことが出来るようでした。
- マークダウンによるドキュメントの作成
- Wikiのようなページ作成
- TODOリスト
- 簡易的なデータベースや表計算
- タスク管理
- リスト
- カンバン
- タイムライン（ガント的なやつ）
- 他にも色々
「マジかよ。何でもできちゃうな、、 ガチャピンみたい」
折角なので、タスク管理の"リスト"、"カンバン"、"タイムライン"の切り替えを紹介するとこんな感じになります。
例えばこ〜んなTODOリストが
一手間でこんな感じや（タイムライン）
こんな感じ（カンバン）に切り替えられるように設定できます。 やばたん
他にもカレンダー形式とか色々あり、正直Wikiだけじゃなくてタスク管理も全部Notionでいけんじゃね？って思いました。
豊富なEmbeds
Notionへ情報集約とはずれてしまいますが、
外部サービスの情報の埋め込みが豊富に用意されています。
https://www.notion.so/Embeds-6b7133323590447b9d8e963c136ebce5
- Google Drive
- Google Maps
- Tweet
- GitHub
- InVision
- Figma
- CodePen
- Miro
- しかもNotionからいじれちゃう。
- etc ※まだまだあります
全ての情報をNotionで作成は難しくても、外部サービスの情報をNotionに埋め込む方針にすればかなり情報集約が出来そうです。
ページ公開すごい
特定のページをウェブ上に公開することなども出来ます。
例えばLPサイトの作成にNotionを使った例とかありました。
https://seleck.cc/1465
オウンドメディア、コーポレートサイト、リリースノートなど色々な活用方法がありそうですね。
課題②とNotion（色々な職種の人でもとっつきやすい）
情報集約するとなるとみんなが使うことになりますよね。
とりあえず、「開発者」と「開発者以外の人」でそれぞれNotionの感想を聞いてみました。
開発者の人
開発者の人にきいたところ以下のような意見がありました。
- マークダウンで記述出来るので楽
- さくさく動くので書いててストレスがない
- これはほんと思いました。たまにロードが重い時ありますが、だいぶさくさく動きます
- CodePenの埋め込みがいい
- タスク管理とかしっかりやろうとすると痒いところに手が届かないかも？
- Chrome Extensionでスライド化出来たり、色々拡張出来そうで面白い
上記のようにかなりいい感じでした。
開発者以外の人
- 色々なサービスを跨ぐことが減って、作業効率1.5倍くらいになった気がする
- 直感的に操作出来る部分が多くて楽
- 例えばコンテンツやページの移動などDrag&Dropでピュイっと出来て使いやすいとのこと
こちらもかなり評判よさそう。
というように開発者以外の人も使いやすいと感じているようですね。
まとめ
個人的にはNotionめちゃくちゃいい感じだと思いました。
SaaSの導入数が平均7つと言われてるように、多くの会社では複数のSaaSを導入していると思います。
色々なサービスを使って利便性を享受できる一方で、シャドーITだったりの管理面のリスクや情報の分散などの課題が増えつつあるのではないでしょうか。
極力一つのSaaSで管理することはそういった問題の対策にもつながり、Notionはそういう点で非常に有用だと感じました。
一方で、途中に触れた「タスク管理とかしっかりやろうとすると痒いところに手が届かないかも？」みたいな点は僕も少し感じました。※別の記事で触れたいと思います。
万能な反面、具体的な目的に特化しているサービスと比べると痒いところに手が届かないかな？という感じです。
極力Notionでコンテンツを作成して、「どうしてもNotionだと出来ない、表現しづらい」などの場合に外部サービスを検討するという運用にすると社内のSaaSをいい感じに管理できそうだと思いました。
さいごに
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