概要
何度かプロジェクト運営を行う立場になって、自分なりのフォームというか、
運営時に行うことが固まってきたので一度アウトプットしてみようと思いました。
ツールではないのですが、それぞれに意図を持って行うことで、
プロジェクトが程よくいい感じに運営できている気がするので、ここにまとめます。
（ちなみに、いい感じの定義は正しいゴールに向かえている感じで、稼働の安定や事業の成長に直結はしていません。
ただ、意識しないと安定も成長も作れないので、大きく違うとは思いません。）
各種説明
以下の3つのツール（ドキュメント、会議体）を作って、プロジェクトを運営します。
- キックオフ
- WBS
- 振り返り
ここでのプロジェクト運営のスコープは自チーム内をスコープにしています。
顧客や会社の上長などのステークホルダーはほとんど登場しません。
顧客や会社の上長は別途定例会や規模の大きなプロジェクトならステアリングコミッティの運営なども大事だと思います。
次の節から各項目の詳細を記載します。
キックオフ
当たり前ですが、キックオフ開催しています。
パワーポイントで作って、説明しています。
説明する内容、お品書きはこんな感じです。
- プロジェクトの目的（お客さんが求めるもの、達成したいこと）
- プロジェクトの目的（会社が求めるもの、得たいこと）
- プロジェクトの目標（目的を達成するための指標、3つくらい）
- 全体スケジュール
- 体制、役割
- 方針
- （最初はワーキングルールとかコミュニケーション、勤怠ルールとか）
プロジェクトの目的を両面から発表して、メンバーの納得感と会社としてのやりたいことをつなげます。
こうすることで、会社の成長という点にも後々つながりやすくなっている気がします。
（もちろん意識するだけじゃ..というところですが、意識するとその方角に向けるのでやっぱり必要だと思います）
WBS
これは、もっと当たり前ですが...ないとスケジュール管理をできません..
作成するときに全部埋めるのは正直不可能だし、すぐ予定は狂うので、全部を細かく埋めないようにしています。
「この時期に重要な試験（フィールドテストとか擬似本番環境を使うとか）があるから、この時期までにこの完成度を達成していないといけない。とか、リリースまでを期限で区切ると逆算して、ここまでに製造、ここまでに試験が終わっていないといけないとか、クリティカルパスを意識したマイルストーンを置くようにしています。
で、マイルストーンを達成できるよう月次・週次の予定を組み立てていく。
週次の予定は進捗に応じて組み直し、大幅な組み替えをしないといけない時はどうしても月次での変更が必要になる。
（大体、遅延が大きくて翌月増員と稼働増で...みたいなパターンになりがちですが...あとは作業の進め方のリセットとかも1ヶ月を区切りにして、振り返りとセットで行うようにしています。）
振り返り
できれば2週間、最低でも1ヶ月に1回は振り返りを行うようにしています。
正直、これが一番難しいです。
プロジェクトを一番俯瞰的に見えているPMの立場でもチームの大事なKeepやProblemは見えないことがままあります。
それをメンバーに求めると、PMも孤独な心境を感じたり、メンバーも不適切な期待を受けるので、
振り返りでPJ改善は理想であり、うまくいった時もあるのですが、毎度求めるものではないかなと思っています。
振り返りでPJ改善はPJの重要な時間を 「1時間くらい × 人数分」 使うので、PJ改善につながる成果を求めたくなりますが、メンバー個人の気づきや整理につながるならそれもいいかなと思いました。
一番恐れてるのは、振り返りの時間を呆然と過ごすことで、ここは普段の心理的安全性を高めて、
率直な感想を言えるようになってもらう、言いにくいことでも悪気なく言ってもらうができるといいなぁと思います。
良い振り返りはこれ！というのがまだありませんし、ないかもしれませんが、振り返りという時間を持ち、
作業からチーム・自分に目を向けてもらう時間は確保し続けていきたいなぁと思います。
まとめ
ほぼ自分の備忘録、文章をつらつら書き綴りました。
書いてみると、本当になんともない取り組みだと思いましたが、どなたかの参考になれば幸いです。
自分の経験ではまだ20名程度までしかチームの範囲が見えていないので、
もっと大きなPJのPJ運営を行う場合、コミュニケーションパスや管理する内容・ノウハウはもっと広くなるのかなと思っています。
とはいえ、PJはある程度自分の目が届く範囲で運営できるのがやりやすいですが...