こんにちは。ユウカです。
現在、デジタルについて学んでいますが、わからないことも多く、日々試行錯誤しながら学んでいます。
資材管理をもっとわかりやすくしたい
私の職場では、さまざまな資材を使用しています。
資材は複数の場所に分かれて保管されているため、在庫を確認する際はバックヤードを移動しながら探すことが多く、在庫状況の把握に時間がかかっています。
実際に、資材の確認や管理のために週2〜3日、1日約１時間を費やすこともあります。
そこで、どこに何があり、どれくらい残っているのかを一覧で確認できるよう、Power Appsを活用した資材管理アプリを作成しました。
Power AppsとExcelを活用した資材管理アプリ
今回は資材管理アプリを作成するにあたり、Power Appsを活用しました。
Power AppsはExcelと連携できるため、普段使用しているデータを活用しながらアプリを作成できます。また、一覧表示や分類ごとの表示により、資材の場所や在庫状況を分かりやすく確認できます。
資材管理は数人で行うため、携帯電話やパソコンから利用できる点も、このアプリに適していると考えました。実際に周囲の人にも触ってもらい、意見を取り入れながら改善を進めました。
完成したのがこちら
実際に作成したアプリの完成動画です。
動画では、資材が入荷した際に在庫数を追加する操作と、バックヤードから資材を持ち出した際に在庫数を減らす操作を紹介しています。
在庫の増減を反映することで、現在の在庫状況を確認しやすくすることを目指しました。
実際にやったこと
①Excelで資材情報を管理
②Power Appsで資材管理アプリを作成
という流れで作成しました。
また、Power Appsの数式確認やエラー対応、記事の文章構成にはChatGPTを活用しました。
①Excelで資材情報を管理
まずはExcelで資材情報を管理するための一覧表を作成しました。
一覧表には、資材名や分類、在庫数などを登録できるようにしました。
Power Appsと連携するためのデータとして活用し、資材情報を一元管理できるようにしています。
②Power Appsで資材管理アプリを作成
Power Appsでは、Excelに登録した資材情報をアプリ上で確認できるようにしました。
まず、資材の分類を選択すると、選択した分類の資材一覧が表示されます。資材を選ぶと入荷数を入力でき、登録後は一覧画面に戻って更新後の在庫数を確認できます。
また、在庫数が10個以下になった場合は赤色で表示されるように設定し、在庫不足に気づきやすくしました。
下の図では、画面遷移の流れと、各画面の構成・表示ルールをそれぞれ図にまとめました。
図1：画面遷移の流れ
図2：画面構成と表示ルール
ChatGPTを活用したこと
今回の作成では、ChatGPTを活用しました。
主にPower Appsの数式確認やエラー原因の調査、記事の文章構成を考える際にサポートとして利用しました。
実際に共有してみて
完成したアプリを実際に周囲の人に触ってもらい、感想をいただきました。
バックヤードまで見に行かなくても携帯電話で在庫を確認できるので、かなりの時短になりそう
入荷した個数や裏から持ってきた個数を登録できるため、在庫の増減が数字でわかりやすい
在庫数が少なくなると赤色で表示されるので発注忘れの防止につながりそう
今のところ、必要な情報は確認できるので十分使えそう
このような意見をいただきました。
また、アプリを活用することで、これまで週2〜3日、1日約1時間かかっていた資材確認が、週1回、約30分程度で確認できるようになり、確認作業の負担を大きく軽減することができました。
一方で、実際に運用していく中で「こうした方がもっと使いやすい」という改善点も見つかると思います。
今回いただいた意見を参考にしながら、今後も改善を続けていきたいと思います。
苦戦したところ
作成中は、一覧画面で資材情報が表示されず、原因の確認に時間がかかりました。
Power Appsのデータソースやフィルター設定を見直しながら修正を進めましたが、Excel側のデータは正常に更新されており、最終的には一覧画面にも反映されるようになりました。
最後に
今回、Power AppsとExcelを活用して資材管理アプリを作成しました。
最初は数式や画面遷移の設定など、思うようにいかないことも多くありましたが、実際に手を動かしながら試行錯誤することで少しずつ理解を深めることができました。
また、自分一人で考えるだけではなく、実際に使う人の意見を聞きながら改善していくことの大切さも感じました。現場で働く人たちを巻き込みながら進めることで、本当の課題や改善点が見えてきて、より良い解決策につながるのだと思いました。
システムを作ることが目的ではなく、現場の声を聞きながら改善を重ねていくことが大切だと学びました。今後も現場の声を大切にしながら、業務改善につながる仕組みづくりに挑戦していきたいです。