📌 はじめに
経理業務には、毎月行う定例業務だけでなく、年に1回しか発生しない業務や、決算・税務対応など特定の時期に集中する業務も多くあります。そのため、「去年の今頃は何をしていたかな？」「この時期はどんな業務があったかな？」と、過去の資料やスケジュールを探しながら作業を進めることが少なくありません。
私が目指す業務AIは、単に質問に答えるチャットボットではなく、その日に必要な業務を教えてくれたり、関連するマニュアルや前年の対応内容を案内してくれたりするもう一人の先輩のような存在です。さらに、業務の抜け漏れを防ぎ、担当者が安心して業務を進められる環境を作ることを目標としています。
今回は、その業務AIの機能の一つとして、毎朝9時に当日の日付をもとに業務内容を検索し、Gmailへ自動で通知するリマインド機能をMakeで試作しました。
最終制作のすべてを実装するのではなく、まずはリマインド機能が実際の業務で活用できるかを検証することを目的として制作しました。
💡 作成したもの
今回制作したのは、
「毎朝9時になると、その日の日付に対応した業務内容をGmailへ自動送信する仕組み」
です。
Googleスプレッドシートに日付ごとの業務内容を登録しておき、Makeが毎朝9時に実行されます。
当日の日付と一致するデータを検索し、該当する業務内容をGmailへ自動送信する仕組みになっています。
これにより、「今日は何をやる日だったかな？」と過去の資料を探す手間を減らし、業務の抜け漏れ防止につながることを目指しました。
💻 使用した技術
今回使用したものはこちらです。
- Make
- Googleスプレッドシート
- Gmail
🤖 使用したモジュール
- Google Sheets（Search Rows）
- Tools （Compose a string）
- Gmail（Send an Email）
🔧 システム構成
Googleスプレッドシートには、日付ごとの業務内容を登録しています。
Makeが毎朝9時に起動し、当日の日付を取得します。
取得した日付をもとにGoogleスプレッドシートを検索し、一致するデータが見つかった場合は、その内容をGmailで自動送信します。
🛠 制作開始
1 Googleスプレッドシートを準備
まず、Googleスプレッドシートに日付と業務内容を登録しました。
毎年同じ時期に発生する業務を一覧化し、検索できるようにしています。
2 Makeでシナリオを作成
Makeでシナリオを作成しました。
構成は以下になります。
Schedulerで毎朝9時にシナリオを実行し、その日の日付を取得します。
3 Googleスプレッドシートで検索
取得した日付を検索条件として設定し、一致する行を取得します。
そのため、「毎年○月○日に実施する業務」を通知できるようになっています。
4 Toolsでテキストを入力
５ Gmailでメール送信
検索結果をもとに、Gmailでメールを送信します。
メールには、その日に実施する業務内容を記載し、毎朝確認できるようにしました。
🔥 工夫した点
実際の業務では、毎年一度の業務や四半期のみしかやらない業務が多くあります。
そのため、日付を検索条件にすることで、より実務に近いリマインド機能を目指しました。
また、毎朝自動でメールが届くことで、自分から確認しに行かなくても必要な業務を把握できるようにしています。
🐉 苦労した点
リマインド機能を作成するにあたり、まず年間業務を整理する必要がありました。
しかし、経理へ異動して半年ほどのため、年間行事を十分に把握できておらず、上司や先輩へ確認しながら業務内容や実施時期を整理しました。
また、今回はGmailへの通知で実装しましたが、実際の業務ではTeamsを利用する機会も多いため、将来的には通知先を選択できるように発展させたいと考えています。
🏀 まとめ
今回は、Make・Googleスプレッドシート・Gmailを組み合わせて、日付ごとに業務内容を自動通知するリマインド機能を制作しました。
毎年発生する業務は、つい忘れてしまったり、過去の資料を探す時間が発生したりします。
今回の試作を通して、日付を基準とした通知を自動化することで、業務の抜け漏れ防止や確認時間の削減につながる可能性を感じました。
今後は、この仕組みにAIを組み合わせ、業務内容の提案やマニュアルの案内まで行える「業務AI」へ発展させていきたいと思います。