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@seiya-sugimoto(杉本 誠也)

Google Driveに図面を置くだけでNotionに自動登録するDX（GAS × Gemini × Notion API）

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「図面、どこいった？」
この一言で、地味に時間が取られていき、誰も得しない時間。

うちの会社では図面PDFを扱うので、Google Driveの所定フォルダに図面PDFを入れるだけで、Notionの図面管理DBに自動登録される仕組みを作りました。
やったことはシンプルですが、実務で効きます。

この記事は、準備 → 実装 → ハマりどころ → 安定運用まで、手順をできるだけ丁寧にまとめたものです。

1. 何を作ったのか（ゴール）

最終的なゴールはこれ。

  • Google Driveに「図面自動登録」フォルダを作る
  • 00_格納箱 に図面PDFを入れる
  • Apps Script（GAS）が定期実行（手動でもOK）
  • Gemini APIで図面から情報を抽出（顧客・図面番号・品名など）
  • Driveの 10_顧客別 にフォルダ整理して保存
  • Notionの DB_図面管理マスタ に1行（1ページ）追加
    • 図面番号・顧客・品名番号・品名・図面作成日・抽出信頼度・メーカー名
    • 本文にDriveリンクを貼る

「図面管理の入り口」を自動化することで、
脳のリソースを割かずに、自動で蓄積していくというAIネイティブなコンセプトです。

2. 全体像（ざっくり構成）

使うもの

  • Google Drive：図面PDFの置き場＆整理先
  • Google Apps Script（GAS）：監視・自動処理の実行エンジン
  • Gemini API：図面PDFから必要項目を抽出（JSONで返す）
  • Notion API（Internal Integration）：NotionのDBに自動登録

3. Notion側の準備（図面マスタDBを作る）

3-1. Notion DB（図面マスタ）を作成

今回のDB構成（例）：

  • 図面番号（タイトル）
  • 顧客（テキスト）
  • 品名番号（テキスト）
  • 品名（テキスト）
  • 図面作成日（日付）
  • 抽出信頼度（セレクト）
  • メーカー名（テキスト）

抽出信頼度は、OCRが不安な時のために作りました！
「AIが自信ない箇所だけ人間が確認」という運用ができる。

4. Notion APIの準備

Notionに自動で書き込むには、Internal integration - 内部インテグレーションが必須です。

4-1. Internal integration を作成

  • Notionの「My integrations」から新規作成
  • 種別は Internal
  • 名前はわかりやすく
    例：図面管理 自動登録（Drive→Notion）

作成すると Internal Integration Secret(トークン) が発行される。
これが NOTION_TOKEN。

4-2. Notion DBにインテグレーションを接続（重要）

作っただけではDBが見えないので、DB側で接続が必要。

  • DB_図面管理マスタ を開く
  • 右上 ... などから
  • 「接続（Connections）」or「共有（Share）」で
  • 今回のインテグレーションを選択して接続する

これを忘れると、Notion APIで

  • 404 object_not_found
  • 「DBが見つからない。インテグレーションに共有してね」

というエラーが発生します。（実際エラーがでました。。）

5. database_id とは何か（Notion側の“住所”）

Notion APIに「このDBに行を追加して」と言うために、DBのIDが必要。

それが database_id。
Apps Scriptのプロパティに NOTION_DB_ID として入れる。

5-1. database_id の取り方（基本はURL）

DBを「ページとして開く（フルページ）」状態で、URLから拾う。

  • URLの中の **32桁（ハイフン付きの場合もあり）**がID
  • ?v= 以降は「ビューID」なので無視してOK

ここで「親ページのID」や「ビューのID」を拾うと、
DBの存在チェックは通ったり通らなかったりして混乱するので注意。

5-2. DBが見えるか確認（Notion APIでGET）

PowerShell等で GET /v1/databases/{id} が通れば、トークンとIDは正しい。

この確認が通った時点で、Notion側の基盤はほぼ完成。

6. Google Drive側の準備（フォルダ構成）

Driveに以下を作成：

  • 図面自動登録
    • 00_格納箱（ここに入れる）
    • 10_顧客別（自動整理先）
    • 90_エラー箱（失敗時退避）

フォルダIDの取り方

フォルダURLの folders/xxxxx の xxxxx がフォルダID。
これをApps Scriptに設定する。

7. Gemini APIキーの取得（Google AI Studio）

Gemini APIキーは Google AI Studioで作る。

7-1. 「プロジェクト」って何？

AI Studioの「プロジェクト」は Google Cloud Projectのこと。

  • APIキー
  • 利用量
  • 課金（必要な場合）

をまとめて管理する“箱”。

どれを選ぶ？

  • 迷ったら 新規プロジェクトを作って分けるのが安全
    例：図面管理-gemini

7-2. APIキーを発行

  • AI StudioでAPIキー作成
  • コピーして控える（これが GEMINI_API_KEY）

8. Apps Script（GAS）プロジェクトの作成

ここで混乱しがちだが、Driveの右クリックで出るApps Scriptを使わず、スタンドアロンで作るのがわかりやすい。

8-1. スタンドアロン作成

ブラウザで：

これで新規Apps Scriptプロジェクトが作れる。

プロジェクト名は
図面自動登録（Drive→Notion）
みたいにしておくと後で迷子にならない。

9. Apps Scriptに設定値を入れる（スクリプトプロパティ）

Apps Script画面の

  • 歯車（プロジェクトの設定）
  • スクリプトプロパティ

に以下を登録：

Key Value
GEMINI_API_KEY Gemini APIキー
NOTION_TOKEN Notion Integration Secret
NOTION_DB_ID Notion database_id
INBOX_FOLDER_ID 00_格納箱 フォルダID
CUSTOMER_ROOT_FOLDER_ID 10_顧客別 フォルダID
ERROR_FOLDER_ID 90_エラー箱 フォルダID

ここは「設定の心臓部」。
1個でも間違えると、全てが静かにエラーが出ちゃいます。
今後、パスが変わった時に便利！

10. Apps Scriptコード

コードの処理は大きく3段階。

  1. 00_格納箱 のPDFを取得
  2. GeminiにPDFを渡し、必要項目をJSON抽出
  3. Notionにページ作成
  4. Driveに移動＆整理

注意：Gemini 503（サービス一時停止）対策

Gemini側が混雑すると 503 UNAVAILABLE が出る。

このときに

  • すぐエラー箱に移す
  • 以後再処理できない

になるのは運用的にキツいので、

  • 503/429/5xxは一時エラー扱い
  • リトライ（指数バックオフ）
  • 最終的にダメなら格納箱に残す

という設計にした。

11. テスト（最初の動作確認）

11-1. 手動実行

  • 00_格納箱 に図面PDFを1枚入れる
  • Apps Scriptで runBatch を実行
  • 初回は権限許可が出るので許可

成功条件

  • Notion DBに1行増える
  • 図面リンク（Drive）が本文に貼られている
  • Driveの 10_顧客別/顧客名/図面番号/ に整理される

12. ハマりどころ集（実際にハマった）

12-1. Notion 404 object_not_found

原因：

  • database_idの取り違え（ビューID、親ページIDなど）
  • DBがインテグレーションに接続されていない
  • ワークスペースが違う

対策：

  • GET /v1/databases/{id} で確認
  • DB側の「接続」を必ず見る

12-2. Gemini 503 UNAVAILABLE

原因：

  • Gemini側の一時障害・混雑

対策：

  • リトライ＋一時エラーは格納箱に残す

12-3. 「処理件数:1」なのにNotionで見えない

原因：

  • Notionのビューでフィルタ/ソートにより見えてない
  • 別DBに作っていた

対策：

  • testCreateNotionRow() でテスト行を作り、URLをログに出す
  • DBタイトルをログ出力して「本当にこのDBか」を確定

13. 自動化（5分おき実行）

手動で動いたらトリガーを設定。

Apps Scriptの「トリガー」から

  • 実行関数：runBatch
  • 時間主導型
  • 5分ごと

これで、図面を置くだけで勝手にNotionが育つ。

14. 費用はかかるのか？

結論：主にGemini APIが変動費。

  • Apps Script：基本無料だがクォータ制限あり（実行回数、URL fetch等）
  • Notion API：追加の従量課金というより、Notionプランの範囲
  • Google Drive：ストレージ容量
  • Gemini API：無料枠内なら0円、超えると従量課金になる可能性がある

実務では「予算アラート」や「1日処理上限」を決めるのが安心。

まとめ：何が嬉しいのか

この仕組みで一番大きいのは、単なる自動入力じゃなくて、

  • 「図面を置くだけで、マスタが育つアナログ企業に優しい手軽さ」
  • 「検索・見積・案件管理が図面を中心に回り始める」
  • 「属人化が減る（どこにある？が減る）」

という、業務の背骨ができること。

図面は情報量が多く、しかも重要。
だからこそ入口を整えると、後工程全部に効いてくる。

付録：最低限のチェックリスト

  • Notion内部インテグレーションのSecret取得
  • DBをインテグレーションに接続（Connections）
  • database_id取得＆GETで確認
  • Gemini APIキー取得（AI Studio）
  • Driveフォルダ3つ作成＆ID取得
  • Apps Scriptプロパティ設定
  • runBatchで手動テスト
  • 5分トリガー設定
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