という、私の悩みを解消する記事です。
10/15くらいから関わり始めた案件では毎日昼に30分のミート（デイリー）があるのですが、
上司がメインで報告されるときと比較して、会議の参加者からの反応が薄い、また議事録に書くような内容が少ないことに気づきました。
まだ３回ほどしか私の報告がメインの会議はありませんが、
その原因と対策を探し、上司がアッと驚くような喋りをしてやろうじゃないか！という目論見です。
私は社会人３か月目ですので、似た境遇で参考になる方も多いかと思います。
タイミングが良かったので
Qiita Advent Calendar 2023「はじめてのアドベントカレンダー」シリーズ8、12月11日の記事に登録しました。
状況整理
出席者の反応が薄いことや議事録に書く内容が少ないこと自体が一概に悪いとは言えませんが、
- 話す内容が出席者の期待したものから外れている
- 話す内容のうち新しい情報が少ない
などの原因が考えられます。
時間を無駄にしてしまったり、エンジニアとしての評価が下がってしまいそうですね。
ここから、さらにその原因の原因に遡っていきます。
原因
思いついた中で大きなものは以下の３つです。
- 理解不足であること
- 軸から外れてしまうこと
- 粒度が分からないこと
これらによって生じていた問題点等を上から順に整理していきます。
【原因①】理解不足であること
これによって、
- 報告内容に自信がなくなる
- 専門的な言葉を避け、抽象的な単語でごまかそうとする
- 聞き手側からはダイレクトにイメージが出来なくなってしまうので、理解しづらくなってしまう
- 話しているうちに疑問や間違いが見つかり、一瞬膠着する
などの問題がありました。
事前準備の際に報告をイメージして内容を振り返ることを怠っていました
【原因②】軸から外れてしまうこと
以下は、私が 「軸＝目的や目標に対しての道筋」 のように捉えていることを前提とします。
私は上司の報告を参考に、最初にアジェンダとして、今日の報告内容と確認していただきたいことなどを伝えるようにしています。
（例）
本日はAの作業報告と、昨日から取り掛かり始めたBの作業方針が合っているかの確認をしたいと思います。
しかし、話しているうちに（で、今日の目標はなんだっけ？）と忘れてしまうことが多々ありました。
軸から外れてしまうことにより、聞き手に会議の主旨が伝わりづらくなったり、時間を無駄にしてしまったりしています。
【原因③】粒度が分からないこと
例えば、作ったモデルを説明する際、
このモデルはA, Bが入力、P, Q, Rが出力となっており、このような処理をします
のような全体像の説明をするのか
この処理はこの関数で実装しており、内部はこのような記述になっております
のように処理の内部まで説明するのか
会議の目的や出席者によってどちらが適切かは変わります。
私が参加しているデイリーの場合、会議自体の趣旨が曖昧な気がするので、粒度を定めづらいのがありますが。。
結局いち報告の中でぶれぶれなため、粒度が定められておりません。
粒度の意識が低いことにより、無駄な話に時間を使ってしまったり、逆に大事な話をさらっと終わらせてしまったりしています。
対策
長々と原因を書いてきましたが、対策は以下のひとつに集約されると考えます。
目標を把握し、必要な要素を整理する
現状、目標の意識が弱いために、
- 報告するべき情報か取捨選択する際に基準が定まらない
- 数ある仕事に優先順位をつけられず、報告前の限りある時間を無駄遣いしてしまう
などの問題点が生じています。
目標は、案件の目標という大きな目標から、
例えば工程の目標、今週の目標、今日の会議の目標という小さな目標へと枝分かれしています。
根っこへとたどっていくと軸が分かり、目標と目標達成のために必要な要素が整理され、その会議に必要な情報かどうか、判断がしやすくなります。
それだけでなく、分からないものをどれほど重点的に調べるか、どれを優先的に質問するかなど作業全体の効率化を図ることができます。
だからMBO(目標管理制度)とか企業理念とか、大事になるんだろうなあと考えたりもします。
上の図を実際の業務に当てはめて考えると、今日の会議ではこれを報告して相談すればよいのか、と明確になりました。
実際報告しながらそれを意識するのは難しいんですけどね
最後に
中途半端な終わり方かもしれません
考えがまとまっていないからですね。そのうち追記＆編集します
目標意識大事にすることを目標に今月生きていきます。