初心者がOutlookメールの自動収集に挑戦してみた話

　ナスカーを拡充していくぞ

前回、Power Appsを使用してQ&A記録アプリを作成しました。
愛着を沸かせるために「ナスカー（ナレッジストッカー）」なんていう名前を付けてみちゃったりして

そのとき貰ったフィードバックの一つに、

手入力だけではなく、メールやチャットも自動で取り込めたら便利そう

というものがありました

確かに、日々の業務で発生する問い合わせや相談はメールでやり取りされることも多くて、それを手入力で登録するなんてのは全く現実的ではありません。

そこで今回は、
　OutlookメールをPower Automateで自動取得してExcelへ蓄積する
ことに挑戦してみます

　作りたいもの

今回目指したものはこんな感じ

まずはシンプルに、

• 受信日時
• 送信者
• 件名
• 本文

を自動取得できる状態を目指しました。

　システム構成

ということで、今回使用したツールはこちら

• Outlook
• Power Automate
• Excel

STEP　データの受け皿Excelの準備

なんせPowerAutomateを使うのは初めてなもんでして、初心者なら誰でも簡単に作成できるシンプル設計を心がけ作っていきたいと思います

先ずはこんな感じで、4つの項目をExcelに書き出すための下準備。

①Excelに項目を作成

THEシンプル

②テーブルへ変換

Excelに項目だけを作成した状態だと、Power Automateでは、それを項目としては認識してくれないみたいです。

なので、

　　範囲を決めて　Ctrl + T　を押す
　　　　　　　　↓

先頭行をテーブルの見出しに使用して作成すれば
　　　　　　　　↓

無事、テーブルに変換できました～！

STEP　PowerAutomateの設計

では早速触っていきましょう

①MicrosoftPowerAutomateを開く

②「自動化したクラウドフロー」を選択

ここで、フロー名を「Outlookメールの自動取得」と分かりやすく設定して、
右下にある「新しいメールが届いたとき（V3）」を選択します。
そうすると、

新しいメールを受信したことをトリガーにして、リアクションを設定できる作業画面が現れました

③Excelを紐づける

そうしたら、先ほど準備しておいたExcelを繋げていきますよ！

青色の ” ＋ ” を押すと

アクションを追加する画面が出てきますので、「Excel Online（Business）」を選択。

そうすると、Excelにどういった変化を加えるのか、色々と選択することができる画面が出てきます。
今回は一番下にある「表に行を追加」を選んでいきましょう。

こうなればＯＫです

④Excelに貯蓄する情報を設定する

それでは、予めテーブル変換した項目に落とし込んでいきましょう！

「表に行を追加」を押すと、左側に詳細設定する画面が出てきました。
予め作成しておいたExcelを連携します。
（画面上では作っておいた「ナスカー_Outlook.xlsx」が設定できていますね。）

下部にある「詳細パラメーター」のところをクリックすると、
先ほどテーブル変換した項目たちが出てきますので、✅を入れます。

すると、こんな感じで設定できる欄が出てきます。
んでカーソルを合わせると、

こんなのが表示されました。
よく分からないのでChatGPTくんに聞いてみたところ

⚡　動的コンテンツ　：　元々Outlookにある項目（値）が設定できる
fx　　式　　　　　　 ：　コードを入力して動かす設定ができる

らしいのです。
とりあえず動的コンテンツなら簡単かも？と思い⚡をクリック

思った以上に分かりやすかった！
一安心してで一服して、それぞれの項目を設定していきます。

完了

こちらで「保存」をポチしました～。

　テストその１

では早速テストしてみましょう。

結果は。。。。。

自動で取得成功しました！
やった
し、しかし見にくい。。。
本文に html か始まって英語がいっぱい、これなんだ？

この画面をChatGPTくんに解析してもらったところ、HTML形式のメールに起こる現象で、フォントなどのHTMLコードという余計な情報まで全部取得されることになるんだそう。こんなのイ～ヤ～、ヤダヤダ

STEP　PowerAutomateの修正

ここで、満を持してMicrosoft Copilot先生にお越しいただきました！
前回もMicrosoft製品のこと聞いたら結構ジャストな答えを出してくれたんですよね～♪
今回も頼むよ！先生！

⑤本文の英語いっぱいを消す

⚡動的コンテンツとして「本文」ではなく「本文のプレビュー」を選べばいいとのことでした！先生、なんか大騒ぎしてすみません

無事、設定が完了した画面がこちらだ！
「保存」ポチ

　テストその２

では、先ほどのメールに返信してテストしてみましょう。

結果は。。。。。

できた！
しかし！
引用返信したところが気になるなぁ。。。
あ、なんかよく見ると受信日時もちょっとおかしいかも？

STEP　PowerAutomateの修正その２

次は2箇所修正していきます。

⑥受信日時をきちんと表示させる

これもCopilot先生に聞かんとあかんです。
なんとこちらは、「受信日時」の式にコードを入力しなければいけないようです💦でも、そうすれば日本時間として馴染みのある形式でExcelに飛ばしてくれるようでした！先生ありがとう！
ということで、

convertTimeZone(
triggerOutputs()?['body/receivedDateTime'],
'UTC',
'Tokyo Standard Time',
'yyyy/MM/dd HH:mm:ss'
)

こちらを入力していきます。
受信日時の欄にある青色の「受信日時」を消して、fxをクリック
　　　　　↓

こんな感じで入力できました！

⑦引用部分はExcelに書かない

こちらも式へのコード入力が必要でした。

first(split(triggerOutputs()?['body/bodyPreview'],'From:'))

こっちは１行でいいんですね～。
入力するとこんな感じ
　　　　　↓

「保存」ポチ

　テストその３

初めて式を組み込んでみましたがいかがでしょうかね。

やったー
日時は馴染みある形式だし、本文に引用部分も無い！
これでナレッジストックの２歩目が踏み出せる！

使ってもらった感想

いろいろなメールが貯まっているExcelを周囲の人に見てもらいました！

え、これ自動でできてるのはマジで便利だね！

私、Outlook検索苦手で、必要だな～と思ったメールを手動で同じようなことやってるんだけど！ずるい！

もう少し情報が欲しいかな～。添付資料見てください、みたいなメールにも対応していたら、もっと検索がしやすいって思うかもね。

皆さん、いつも良いリアクション、あざす

　学び・気づき

今回の学びはこちら、

　ナレッジ作るなら見え方が大事、標準化しよう

いつ誰が見ても分かりやすさというのが重要に感じましたね。
情報を再利用しやすくするためにはノイズを整形しないといけない。

あれ、そうなってくると、色々な人のメールのクセを無くして、
情報がファクトとして貯まっていく方がいいのかな？

思考錯誤の余白を大きく感じて、それはむしろ良かったな～と感じた結果でした

　まとめ

初心者がPowerAutomateを使って、Outlookメール自動収集からナレッジストッカー（ナスカー）を拡充させてみました！いやPowerAppsと連動している訳じゃないから、まだ拡充じゃないんだけどね💦

でも、こういった集めるツールをそれぞれに合った形で作っていって、でも情報は一か所に集めていけば情報を上手に貯蓄できることを改めて実感しました！
あとは上手に引き出すツールも欲しい！どんどん楽しみ

　今後

ナスカーアプリの音声入力対応

　今回PowerAutomateを使用して結構簡単にシンプル設計ができたので、手間を減らして気軽にナレッジストック！を実現しなければいけない！

Teamsチャット自動取込

　Outlookと同じように、Teamsチャットもどんどん溜まってきていますから、ナレッジとして貯めてかないと！