はじめに
Microsoft Copilotは、Outlookでのスケジュール管理を簡単にする便利なツールです。ここでは、Copilotを使って空き時間に会議を予約する方法をわかりやすく説明します。
手順
1. Copilotを起動する
まず、ブラウザでOutlookを開き、右上のCopilotアイコンをクリックしてCopilotを起動する。
ポイント
- ブラウザのCopilotは個人の情報（メールやチャット）と共有フォルダを参照できるが、他人の情報にはアクセスできない
- OutlookのCopliotは、他人と予定表を共有していれば、Copilotは参照できる
- 有料ライセンスが必要
2. 会議の予約を依頼する
スケジュールを押下する または 下記のようにプロンプトを作成する。
プロンプトを作成するにあたって
- 名前はシステムに登録されているIDで記入する。ただしよく使う人であればフルネームでなくても出てくる。
- 提示される時間範囲は、稼働時間内の空き時間になる。（稼働時間はファイル＞オプション＞予定表＞稼働時間で設定できる）稼働時間を一時的に変更することで、時間範囲を指定できる。
- 文言は基本適当でも理解してくれる。
- 時間指定の文言は無視される（稼働時間参照のため）。
- たまにIDを勝手に日本語翻訳して上手く動かない場合があるがその場合は、IDは英語ままでと記載する。
Hoge hoge,Honge Hongeと来週の1時間ミーティングをスケジュールする。
複数人の会議を開くとき
全員分の名前を記入するのは面倒な場合、下記のように既にスケジュールされている会議から参加者を引っ張ってきてもらうようにする。
注意
- 会議名をあいまいにすると別の会議の参加者が表示されるので、会議名は正確に記入する
- 正確に記入しても、参加者が足りないこともあるので必ず確認すること
- 主催者と記入しないと、主催者が抜けていることがある
HogeHoge定例の主催者と参加者で、3月に1時間打ち合わせをおこないたい。
会議の一部の人間だけの場合、参加者の一覧を訊くともできる。
HogeHoge定例の主催者と参加者の名前を教えてください。
3. 提案された時間を確認する
Copilotが提案する時間を確認し、都合の良い時間を選ぶ。
このような返信がくるので編集を押下する。
開いた先で候補が3つ提示される。
スケジュールアシスタント画面も開ける。
4. 会議の詳細を入力する
会議のタイトル、場所などの詳細を入力する。
時間の候補が消えた場合は、「時間の検索」を押すと再度検索され、候補表示される
5. 会議を送信する
すべての詳細を確認し、「送信」ボタンをクリックして会議の招待を送信する。
まとめ
Copilotを使えば、Outlookでの会議予約がとても簡単になります。ぜひ試してみてください！