私の業務はデータ処理が中心です。
ただデジタルに対してあまり前向でなかった私は、
新しいことにあまりチャレンジをしてきませんでした。
今のままではうまくいかないなと思ったときは、
持っている知識の範囲内で組み合わせてみて、
できたよかった！うまくいかなかったらやっぱりー、を繰り返していました。
ChatGPT について知り、今迄であきらめていたことができるようになるかもしれない、と挑戦してみることにしました。
商品管理に使うデータを整理して使える状態にしたい
普段、商品を注文する時、準備としていろいろなデータを確認していますが
主に下記３つのデータを中心に使っています。
1. 今お店にある在庫
2. 今まで売れた数量
3.これからお店に入れる数量
4.注文してまだお店についていない在庫
１～３については今のシステムのフォーマットがあるので、データをそ出力してすぐ使えます。
ここに４．注文しているけどまだ商品が届いていない在庫 のデータを組みこんで使いたい。
このデータを業務に使える状態にするのに非常に手間がかかるのです。
これを整理にする方法をChatGPTに相談してなんとかできるようになりました。
2つに分けて作業をする
エクセルシートの統合
まずは④のデータ元は システムから１発で取り出せないデータなので、
システムの入り口をかえて複数回取り出し作業をして得たデータを一つにまとめる必要があります。
方法を複数提案してくれました。
方法1: コピーペーストで手動でまとめる
⇒いつも使っている方法です。難しくはないけれどちまちまやるのが結構面倒です。
間違えて重ねちゃったりするとデータが狂います。これ以外の方法が知りたい。
方法2：Power Queryを使ってまとめる
３ステップでできました
①まとめたいデータを一つのフォルダに入れる
②エクセルの左上 データ⇒データの取得⇒フォルダからでデータ集約したいフォルダを指定
③これを最後にデータの結合および読み込み を選択
出来上がったシートはテーブルというらしいです。
色分けされてて見やすい
完成したシートを作業シートに合体する
このデータをまとめて商品管理用シートに統合、計算できるようにしたい。
店舗は3ケタ 商品は 4ケタの数がありデータ件数がとても多いのです。
商品を照合するにはいつもVLOOKUPを使用していますが、この値はキーになる行が複数あり、
VLOOKUPをしたくても1回でできそうにない。
何とかならないかとそのまま聞いてみたところ
答えの意味がよくわからないと思って見返してみたら、自分のプロンプト意味がよくわからないなと気づきました。仕切り直して聞き方を変えてみました。
なんと、関数ってくみあわせることができるんだ！
１は範囲指定がしづらくて使いづらいと判断して2で挑戦してみました。
できました
3に無事値が入り、ない場合は＃N/Aが出るので正しい数値が入りました。
これで業務に入る準備ができました。
一応できたけれど
理想にはこれを自動的にやってもらうこと。
VBAのことも教えてもらいぜひやってみたいと思いました。
コードも書いてもらって、解説もしてもらってこれならできると思ったのですが
データが重すぎたの何度もパソコンが固まり動いてくれませんでした。
あきらめて今の形に落ち着きました。
うまくいかなかったポイント
1. やりたいことをChatGPTにうまく伝えられず返答がよくわからない
2. いつも使っているエクセルを使用したらデータ量が多すぎてパソコンが固まる
3. 取得したデータをまとめ・別シートに特定のデータを呼び出すことを一度にやろうとした
１が特に頭を悩ませました。
思えば友人や家族との会話でも
「主語がないから話がよくわからない」と言われることの多い私。
ChatGPTも同じなんですね。
自分の発信について今一度気を付けなければの思いを新たにしました。
2は何度もフリーズされて、お試しデータとして軽いものを用意する必要があると気づきました。
３統合と照合を分けて聞いたらすぐに答えが返ってきました。
理想の形にはなりませんでしたが今回ChatGPTのおかげで
Power Queryや関数を組み合わせるという、新しい知識は得られました。
これからさらにレベルアップできるようChatGPTに相談してみようと思います。