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脱ファイルサーバ!!個人でも会社でも使えるOSSのドキュメント管理システム!その名も「Alfresco」!

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はじめに

ファイルサーバって重いし、ファイル探すの大変だし、ファイル名だけだとどれが目的のファイルかわからないし。。。
と感じた経験はありませんか?

私も強く感じていて、いい感じのドキュメント管理システムないのかなと探していました。
DropBoxやOwnCloudも候補としてあったのですが、いまいち響かず。。
そんな中出会ったのが、「Alfresco」!

この出会いをみなさんに共有すべく、記事を書かせていただきました。

インストール作業は以下の記事を参考にしてください。
Alfrescoのインストール作業をコマンド単位で丁寧に記載します

Alfrescoとは?

alfresco.jpeg

参考:Alfresco公式ホームページ

AlfrescoはCMS(コンテンツマネジメントシステム)です。
つまり文書管理のアプリです。

UIはこのようになっています。

スクリーンショット 2015-07-19 4.22.10.png

Office製品(Word Excel PowrPoint)、PDF、動画、音楽、ZIPの中身など、プレビューできる機能が付いています。

Alfrescoの構成

スクリーンショット 2015-07-19 5.10.28.png

Alfresco 5.0.d (2015/07/19現在最新)の情報です。

Alfrescoはこれがいい!

プレビュー機能

Alfrescoのいいところといえば、やはりプレビュー機能だと思います。
冒頭でも説明しましたが、Office文書を始め、動画、音楽、PDFなど、対応文書は多岐にわたります。

「資料を見たいけど、わざわざローカルに落としたくない」と思ったことはありませんか?
「LAN内で動画を再生したい」と思ったことはありませんか?

そのような要望は全てAlfrescoが叶えてくれます!!

検索機能

AlfrescoはSolrを検索エンジンとして搭載しているため、文書の検索もスムーズです。
Office文書やPDFなら、アップロードの際に文書の中身まで見て、インデックスを作成するので、文書内の検索も可能です。

さらに、「タグ」や「カテゴリ」も設定できるので、大量のデータ整理にも優れています。

もちろん、作成者や文書の種類などで絞り込みもできるし、検索欄でインクリメントサーチもできます。

スクリーンショット 2015-07-19 5.25.54.png

権限管理

Alfrescoの権限管理は多岐にわたっています。
ユーザ管理では、グループおよび、ユーザにそれぞれ簡単に権限をつけることができ、カスタマイズもUIから簡単にできます。

さらに、「サイト」という概念を持っていて、文書管理をAlfresco内で大きな単位で切り分けることができます。
Redmineでいうところのプロジェクトみたいな感じかな?

イベント単位でサイトを作成してもいいし、チームごとにサイトを作成するのもいいかもしれません。

バージョン管理

文書管理にバージョン管理はもはや必須と言ってもいいでしょう。
もちろんAlfrescoでもバージョン管理ができます。

さらにAlfrescoのバージョン管理には、メジャーバージョン(1.0 → 2.0)とマイナーバージョン(1.0 → 1.1)があります。

地味にこの機能はうれしいですね。

バージョンごとにコメントを残したり、「いいね」とかできます。

クライアントがWindowsならバージョン間の差分もみれますしね!!

ワークフロー

がっつり仕事で使いたい人には、ワークフローをおすすめします。
承認手続きのワークフローを書いて、状況を視覚的に確認することもできます。

Alf_workflow.jpeg

さらに、承認トリガーでフォルダの移動など、簡単な操作であれば、UIで設定できるのはいいですね。

RestAPI

UIが面倒でたまらないというエンジニアの方々!
大丈夫です。Alfrescoは優秀なRESTAPIをもっています!

ユーザ管理を始め、サイトの管理や他サービスとの連携など、柔軟性は高いです。

アドオン

AlfrescoはOSS(Enterpriseもありますが。。)なので、カスタマイズはやり放題です!

さらに、AMPというパッケージマネージャーを持っているので、自分で作ったアドオンを他のAlfrescoに適用するのも簡単ですし、誰かが作ったアドオンを適用するのも簡単です!

Alfresco実用例

このように、多くの機能を備えたAlfrescoですが、実際にどのような用途で使えるかを紹介します。

個人のコンテンツ管理として

私は、個人的な文書や動画を管理するために、自宅にAlfrescoを立てています。
探したいものはすぐに見つかるし、友達と動画やファイルの共有をするのも簡単です。

WIKIを書いたり、リンクにタグをつけて管理することもできるので、あらゆるデータはAlfresco1つで管理可能です。

社内の文書管理として

社内にAlfrescoを立てれば、それだけで資産を効率的に管理することができます。

サイトを使って、部署を分けたり、ワークフローを使って、承認フローを構成したりと、生産的なコンテンツ管理ができます。

個人のダッシュボードもカスタマイズできるので、RSSを登録して情報収集なんてこともできます!

使って見たらいいよ

いろいろ説明しましたが、実際のところは使ってみないとその良さを実感できないと思います。

ぜひ、今のコンテンツ管理に少しでも不満があるのであれば、Alfrescoの導入を検討してみてください!

感動的な出会いが待っているはずです!!

最後に

次回は、Alfrescoの実際のインストール手順を事細かに説明します!
興味があれば是非参考にしてください。

追記

インストール手順を書きました。
参考にしてください
Alfrescoのインストール作業をコマンド単位で丁寧に記載します

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