営業職の皆さん、日々の業務で以下のような課題を感じていませんでしょうか。
・長いメールスレッドを読むのに時間がかかる
・メールへの返信に時間を取られる
・商談前の情報収集や準備に手間がかかる
・顧客の優先順位付けや営業戦略の立案に悩む
Microsoft 365 Copilotは、これらの課題を解決し、生産性を劇的に向上させるAIアシスタントです。
本記事では、営業職が特に恩恵を受けられる活用方法を、実践的な使い方とともに詳しく解説します。
対象者と目的
対象者：生産性に課題を感じる営業職。または営業職への普及に苦労する推進者。
目的：Microsoft 365 Copilotによって生産性を向上させる。または営業職への普及の勘所を掴んでいただく。
営業職である筆者が、実際に日々使っている機能を紹介しています。
特定のライセンスや許可、専門知識が必要な機能は、省略しております。
こちらの記事の内容を実践いただくには、Microsoft 365 Copilotライセンスが必要です。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365-copilot/pricing?msockid=06ddd506de2b6a552783c397df9b6b0b
1. Outlook（メール業務）
1-1. メール要約機能
長いメールスレッドを瞬時に要約し、重要なポイントを抽出します。
使い方
・Outlookでメールを開く
・メールスレッドの上部にある「Copilotによる要約」ボタンをクリックする
・自動的に要約が生成される
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実際の活用シーン
・やり取りが長期化したメールスレッドの要点把握
・複数の関係者が含まれるメールの決定事項確認
休みの日でも、ひっきりなしに社内外からメールが来る営業職に、特におススメしたい活用方法です。
1-2. メール下書き作成
過去のやり取りを参照して、適切なメール文を自動生成します。
使い方
・Outlookで「新規メール」または「返信」をクリック
・ツールバーからCopilotアイコンを選択、または「Alt+I」を押下
・書きたい内容を入力して送信
・生成された下書きを確認・編集して送信
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実際の活用シーン
・会議後のお礼メールと議事録送付
・商談のリスケジュール依頼
・製品情報の問い合わせ対応
ポイント
・文脈に沿った内容を生成できる
・トーン調整（フォーマル、フレンドリーなど）や長さの調整もできる
・メールの一部を選択して、その部分だけをCopilotで書き直すことも可能
個人的な感覚ですが、英語だとより自然なメールを作ってくれます。
海外とのやり取りが多い場合、非常に有効だと考えます。
2. Teams（コミュニケーション・会議）
2-1. 会議要約機能
会議終了後、自動的に詳細な要約を生成し、重要なポイントを抽出します。
使い方
・Teams会議を記録し、文字起こしを有効化
・会議終了後、要約が自動生成される
・「要約の表示」タブを開いて確認
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要約に含まれる内容
・会議の主要な議論ポイント
・決定事項
・アクションアイテム（担当者と期限）
実際の活用シーン
・顧客との商談後の社内共有
・週次営業会議の議事録作成
・製品デモ後のフォローアップ準備
ポイント
・会議の記録と文字起こしが必須（管理者が有効化している必要がある）
2-2. 途中から入った会議の要約
会議に遅れて参加した場合でも、それまでの議論を瞬時にキャッチアップできます。
使い方
・Teams会議に途中参加
・上部に出てくる「Copilotを開く」をクリック
・リアルタイムで要約を確認
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実際の活用シーン
・複数の会議が重なり、途中参加する場合
・移動中に会議に遅れて参加した場合
・外出先から緊急の会議に参加する場合
ポイント
・モバイルアプリ（iOS、Android）でも完全に機能
・会議中でもリアルタイムで質問でき、フォローアップ質問も提案される
・会議の記録と文字起こしが必須
ケータイからもカンタンにできます。移動と会議が多い営業職におススメです！
3. Microsoft 365 Copilot Chat（AIチャット）
3-1. 社内ドキュメントの検索
メール、チャット、ファイル、会議記録など、複数のソースから横断的に情報を検索します。
使い方
・Microsoft 365 Copilot Chatを開く
・「〇〇社との過去のやり取りを教えて」と質問
・関連するメール、会議、ファイルが統合されて表示
実際の活用シーン
・顧客との過去のやり取り確認
・社内の営業ナレッジベース検索
・製品仕様書や価格表の検索
・過去の成功事例の参照
ポイント
・ファイル、人、会議、メールを横断的に参照可能
・SharePointサイトやフォルダー全体を検索範囲に指定可能
直近で役立ったのは、「サービス改善のため過去3年間のクレームをまとめて」という、社内依頼への対応です。
Copilot Chatに聞くことで、記憶の彼方にあった3年前のクレームを拾って報告できました。
3-2. ドキュメントの要約と気をつけるべき事項の抽出
長い仕様書や契約書から、重要なポイントと注意事項を自動抽出します。
使い方
・Copilot Chatでファイルを選択
・「このファイルを要約して、特に注意すべき点を教えて」と指示
・要約と注意事項が箇条書きで表示
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実際の活用シーン
・新製品の仕様書確認
・RFPの要点把握
・契約書の重要条項確認
プロンプト例
/製品仕様書.pdf この仕様書を要約して、以下の点を教えて：
- 主要な機能
- 技術的な制約事項
- 納期や価格に関する注意点
- 競合製品との差別化ポイント
3-3. 商談準備
過去のやり取り、顧客情報、競合情報を統合して、商談準備を効率化します。
使い方
・「明日の〇〇社との商談準備をして」と指示
・顧客情報、過去の議論、提案ポイントが整理されて表示
プロンプト例
/〇〇社_提案書.pptx /〇〇社との会議
明日の商談準備として、以下をまとめて：
- 顧客の現在の状況と課題
- 前回の商談からの進捗
- 今回提案すべきポイント
- 想定される質問と回答案
- 次のアクション
応用編として、営業の現場で使用されるフレームワークを組み合わせることで、商談でクリアにすべきポイントや投げかけるべき質問を整理できます。
例1）SPINに沿って、投げかけるべき質問を整理してください
例2）MEDDICに沿って案件状況を整理し、クリアにするための質問を考えてください
4. リサーチツール（深い分析）
リサーチツールとは、深いリサーチと分析を行い、プロフェッショナルな長文レポートを作成するAIエージェントです。
https://learn.microsoft.com/ja-jp/copilot/microsoft-365/researcher-agent
4-1. 営業戦略の提示
複数の顧客情報を分析し、優先順位付けと戦略を提案します。
使い方
・リサーチツールを開く
・「担当顧客の優先順位付けと営業戦略を立案して」と指示
・データソースとして、CRMデータ、過去の商談記録、社内ファイルを選択
・リサーチツールが分析計画を提示→承認
・詳細なレポートが生成される
レポートに含まれる内容
・各顧客の現状分析（売上規模、成長性、関係性）
・優先順位付けの根拠
・各顧客へのアプローチ戦略
・リスクと機会の分析
・具体的なアクションプラン
実際の活用シーン
・四半期ごとの営業計画立案
・新規担当エリアの戦略策定
・上司への提案資料作成
4-2. 競合他社の分析
競合他社の情報を収集・分析し、差別化戦略を提案します。
使い方
・リサーチツールを開く
・「競合A社の分析と当社の差別化戦略を提案して」と指示
・データソースとして、Web検索、社内の競合分析資料、過去の商談記録を選択
・詳細な競合分析レポートが生成される
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筆者はこの機能を使い、初めて聞いた競合他社とのコンペを制し、大型案件を受注しました。
レポートに含まれる内容（一例）
・競合他社の製品・サービス概要
・価格戦略と市場ポジショニング
・強みと弱み（SWOT分析）
・当社との比較と差別化ポイント
・営業トークスクリプト案
・想定される競合の反論と対応策
実際の活用シーン
・新規商談前の競合調査
・既存顧客の競合切り替え防止
・製品企画チームへの競合情報提供
・営業チーム向け競合勉強会資料作成
ポイント
・Web検索と社内データを統合して分析
・長文レポート（数千文字）を自動生成
・エクスポート可能（Word）で共有しやすい
・分析計画を事前確認できるため、方向性を調整可能
まとめ：Copilotで生産性を向上しましょう！
ここまで書いた内容を、ざっくりまとめた資料です。
私自身、Microsoft 365 Copilotの活用によって「残業時間の大幅減少（月10～15時間）」「営業目標の4年連続達成」を成し遂げました。
これまで書いたMicrosoft 365 Copilotの活用には、専門知識は一切不要です。
ぜひ1つでもお試しいただき、生産性を向上させましょう！