Google Form付きのメッセージを送るbotを作成して、フットサルサークルの会計業務を自動化しました。
動作イメージ
1. 練習時間に合わせてLINE通知が来る
2. 部員はGoogle Formに回答して支払い報告
3. 自動で集計される
経緯
私が所属するフットサルサークルでは以下の要領でお金を管理していました。
- 体育館費を部員が支払う
- 部員が会計係に報告する
- 会計係がExcelに記録
しかし部員が会計への支払い報告を忘れてしまうことが多く、会計のExcel業務も面倒だったため、自動化しようと思いました。
環境
- Google Apps Script(GAS)
- Google Spread Sheet
- Google Form
- Line Messaging API
開発手順
- LINE Notifyトークンの発行
- 支払い報告のためのGoogle formを作成
- 定期通知のためのGoogle Apps Script(GAS)作成
1. LINE Notifyトークンの発行
LINE notify にログイン後、右上のリストからマイページへ移動
マイページ下部よりトークンを発行するを選択
トークン名に「支払い報告用bot」と入力し、トークンルームにサークルのLINEグループを選択
トークンをコピー。忘れないようにwordなどに保存しておく。
2. 支払い報告のためのGoogle formを作成
Google Forms にログイン後、以下のようなフォームを作成する。ここでは、氏名、支払日、利用施設、金額、支払い状況の項目を作成した。
便利なことに、回答は自動でスプレッドシートにまとめてもらえる。 フォームの編集画面の回答の欄にある、スプレッドシートで表示というリンクから確認が出来る。
3. 定期通知のためのGoogle Apps Script(GAS)作成
Google Apps Scriptにログイン後、新しいプロジェクトを作成
赤枠の中のfunction関数を除去し、ファイル名を「無題のプロジェクト」から適切な名前に変更する
赤枠部分に下記のコードをコピペする。このとき、手順2で作成した回答者に送る用のGoogle Formリンクと手順1で取得したLINEトークンが必要になる。
function postContent() {
var content = "手順2で作成したGoogle Formの共有用リンク \n体育館費を払ってくれた人は回答お願いします!";
sendPostContent(content);
}
function sendPostContent(content) {
var token = ['手順1で取得したLINEトークン'];
var options = {
"method": "post",
"payload" : {"message": content },
"headers": {"Authorization": "Bearer " + token}
};
UrlFetchApp.fetch("https://notify-api.line.me/api/notify", options);
}
ここで、確認のため画面右上のデプロイボタンを押すと良い。グループに通知が来れば成功である
最後に定期通知の設定をする。画面左のトリガーボタンからトリガー作成画面に移り、画面右下の「トリガーを追加」をクリック
例えば、毎週月曜日の練習後に通知を送りたい場合、以下のように設定する
以上の作業で、毎週月曜日の午後8時～9時にGoogle Form付きのメッセージが届くようになった。他の曜日にも送りたい場合は、別途トリガーを追加すれば良い。
導入効果
- 今まで月1万円分程あった報告忘れが無くなり、正確な管理体制が実現されました
- 部員と会計間の煩わしい連絡作業や、Excel作業から完全に開放されました
終わりに
本記事では会計業務を自動化するためのフォームとLINEボットを作成する方法を紹介しました。ぜひ試してみてください。