はじめに
以前の記事で、複数チーム横断のQA・課題管理には、あえて汎用性の高いExcel(スプレッドシート)を使うという話を書きました。
一方、自分が直接マネジメントしている少人数チーム(メンバー3名)のスケジュール管理については、Notionを使っています。同じ「進捗管理」という目的でも、対象がチームをまたぐ大人数なのか、自分が直接見ている少人数なのかによって、向いているツールは変わってくると感じています。
今回は、少人数チームのスケジュール管理にNotionを使う中で、テーブル構造や見せ方をどう工夫したかをまとめます。
テーブル構造:メンバーごとに列を分ける
タスクの持ち方として、まずメンバーごとに列(ボード)を分ける構成にしています。誰がどのタスクを抱えているかが、列を見るだけで一目で分かるようにするためです。
各タスクには、担当者に加えて、優先度・締め切り・依存している他のタスクといった情報を持たせています。これにより、「特定のタスクがブロックされている場合、それが誰の作業に起因しているか」を、メンバー単位の列を横断して追うことができます。
複数のビューを組み合わせて使う
Notionの強みの一つは、同じデータベースに対して複数のビューを切り替えながら使える点です。今回は主に以下のビューを組み合わせています。
- ボードビュー:メンバーごと、あるいはステータスごとにタスクをカード形式で並べ、全体の負荷感をぱっと把握する
- カレンダー/タイムラインビュー:締め切りや作業期間を時系列で確認し、特定の時期にタスクが集中していないかを見る
- テーブルビュー+フィルタ:特定の条件(優先度が高いもの、ブロックされているものなど)だけを抽出して詳細を確認する
1つのビューだけに頼ると、「全体の負荷感は分かるが期限が見えない」「期限は分かるが誰がボトルネックか分からない」といった見落としが起きやすくなるため、目的に応じてビューを使い分けることを意識しています。
効果:ブロック関係と負荷の両方が見える
このやり方に変えて感じている一番の効果は、「誰が何にブロックされているか」と「誰の手持ちタスクが多すぎる/少なすぎるか」の両方が同じ場所で把握できるようになったことです。
以前は、メンバーの作業状況を都度ヒアリングして把握する部分がありましたが、メンバーごとの列とビューの組み合わせにより、
- あるタスクの遅延が、後続の誰の作業をブロックしているかが事前に分かるため、早めにタスクの割り振りを調整できる
- 特定のメンバーにタスクが偏っていないかを、負荷の観点でも定期的に確認できる
という状態に近づけたと感じています。ブロック関係と負荷分散は別々の観点に見えますが、実際にはどちらもメンバー単位でタスクを管理していれば同じ表から読み取れる情報であり、それを1つのNotionデータベースの中で扱えるようにしたことが、運用が楽になったポイントだと思っています。
まとめ
少人数チームのスケジュール管理では、
- メンバーごとにタスクを整理し、担当・優先度・締め切り・依存関係を1つのデータベースで管理する
- ボード・カレンダー・テーブルなど複数のビューを目的に応じて使い分ける
- これにより、ブロック関係の把握と負荷分散の両方を同じ場所で確認できるようにする
という組み合わせが有効だと感じました。前回のQA表(Excel)の話とあわせて、**「対象の規模や関係者の広さによって、適切なツールは変わる」**という点は、今後もチーム運営を考える上で意識していきたいと思っています。