法務部門の担当者として、完了した案件を通じて得られた知識、経験その他有益な情報を蓄積する先例集の作成を目論んでいます。
作成された案件ごとのWORDファイルを格納したフォルダから、特定のキーワードを含むファイルを抽出できれば便利だと考え、挑戦してみました。
成果物のイメージ
テスト用にファイルを作ってみました。
3つのファイルのうち「test2」にのみ「民事執行法」というキーワードが入っています。
このファイルをPADで抽出するツールを目指します。
使用したツール
・WORD
・Power Automate Desktop
・Chat-GPT
今回は、一から考えてもよく分からないので、Chat-GPTにヒントをもらいながらやりました。
やってみる
まず、Chat-GPTに次のような質問をしてみます。
「指定されたキーワードを含むWORDファイルをPowerAutomateDesktopを使って抽出する」
すると、次のような答えが返ってきました。
Power Automate Desktop（以前はWinAutomationとして知られていました）を使用して、指定されたキーワードを含むWordファイルを抽出するには、次のステップを実行できます。以下は一般的な手順の一例ですが、具体的な設定によって異なる場合があります。詳細な手順はPower Automate Desktopのバージョンやインタフェースに依存します。
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新しいフローを作成:
- Power Automate Desktopを起動し、新しいフローを作成します。
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ファイルの検索:
- "ファイルを検索"アクションを使用して、指定されたフォルダー内でWordファイルを検索します。
- アクションの設定で、検索条件としてキーワードを含むファイルを指定します。
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検索結果の反復処理:
- 検索結果を反復処理するためにループを設定します。これにより、検索結果に含まれる各ファイルに対して同じ操作を繰り返します。
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Wordファイルの内容を検索:
- Wordファイルを開いて、その内容を検索するアクションを追加します。
- Wordファイルを開く方法は、Power Automate Desktopのバージョンによって異なる場合があるため、ドキュメンテーションを確認してください。
- Wordファイル内のテキストを検索し、指定されたキーワードが含まれているか確認します。
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キーワードが見つかった場合のアクション:
- キーワードが見つかった場合、必要なアクションを実行します。これにはファイルのコピー、メールの送信、または他の操作が含まれるかもしれません。
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次のファイルへの反復処理:
- 反復処理を通じてすべてのファイルをチェックしたら、フローを終了します。
Power Automate Desktopは、ビジネスプロセスの自動化に非常に便利なツールですが、具体的な設定やアクションは使用するバージョンによって異なる場合があります。必要に応じてドキュメンテーションやオンラインリソースを参照して、正確な手順とアクションを確認してください。
分かったようでよく分からないので、Googleでも調べてみて以下のサイトを見つけました。
このサイトの方法をほぼそのまま真似して（真似したつもり）出来上がったPADのフローがこちらです。
しかし、想像したように働いてくれません。
成功例としては、test2ファイルがポップアップされるはずなのですが・・・。
まとめ（まとめになっていないけど）
原因はよく分かりませんが、うまくいきませんでした・・・。
敢えて簡単な成果物にしたつもりだったのですが、それでもできんとは・・・凹みます。
どなたかアドバイスをお願いします！