文章は短く
文章は短く書くことが基本です。最初から短く書けない場合は、最初は長い文章で書いても全然大丈夫です。一度文章を書き上げた後に、余分な文をそぎ落としながら、徐々に短い文章に仕立てていければいいのです。
インプットを多く
名文を沢山読み込むことも有効です。名文はそれだけで文章の型となっています。名文を沢山覚えて、自分の中にストックを作っておくと、文章を書いている途中で、ふと、ストックの中から文章が出てくることがあります。いい文章事例に沢山触れるようにしましょう。
分かりやすい言葉を発する
日頃からトレーニングのように、意識して分かりやすい言葉を発し続けていることが大事だと考えます。自分のペンから分かりやすい文章が出てくるには、まず、頭の中で分かりやすい文章が、無声の言葉として出てこなければなりません。ペンは出てきた文章を、紙の上になぞるだけです。日頃から何を考え、どのような言葉を発しているかが、重要になってくると思います。
人に教える
人に教えるという行為も、分かりやすい文書を書くためのトレーニングになっていると思います。後輩に仕事の仕方を教える、家族の人にパソコンの操作を教えるなどは、実にいいトレーニングになっていると思います。そして、教えた後の相手の反応を知ることも大事です。文章を書くと、情報の伝達は一方通行になりがちです。直接人の教えると、自分の説明の仕方の良し悪しがダイレクトに返ってくるため、見直す切欠にできます。「この説明の仕方は良くなかったかな」と思ったら、その場で即、修正ができます。そして、事例データベースにストックしておいて、次回に生かすことができます。
話し方をカスタマイズする
「自分の説明が伝わらないのは、他人の理解力の無さが原因である」このように決めつけてしまえばそれまでです。その主張は一理あったとしても、どう工夫すれば伝わるのかを、常に考えることが大事です。自分は海外に行って、相手の言っている英語がチンプンカンプンで、困り果てたことがあります。相手は「この人は自分が話している英語が理解できないらしい」と悟ったのか、中学レベルの単語だけを使って、全ての文法を噛み砕いて、丁寧に言い直してくれたのでした。「おー、そのレベルの単語なら流石に理解できるぞ」と、喜んだものです。日本人が日本人に物事を説明をする際、そもそも日本語が分からいということはない。普段の会話で、難しい単語が頻発することも、自信の経験上、そうそうない。自分は分かりやすい説明をしているつもりでも、相手は分かり難いと捉えることがある。相手が分かってくれるかどうかは、相手の事前知識のレベルによって変わってくるものです。「相手は分かっていないな」と思ったら、相手に合わせて、説明の仕方をカスタマイズして説明する必要があります。どのようにカスタマイズすればいいのかは、最初は難しいかも知れない。ひとえに経験値を積むことだと思う。