はじめまして。株式会社PRUMでエンジニアをしているひとみです。
日々、プログラミング学習や実務の中で、つまずきやすいポイントや、
仕事で起きやすい"ズレ"について整理して発信しています。
誰かの助けになれば幸いです。
伝わらないのは話し方の問題じゃなかった。相手を「見る」ことで変わる要件定義の話
はじめに
「ちゃんと説明したのに、なぜか伝わらなかった」
エンジニアとして働き始めた頃、こんな経験が何度かありました。
仕様の説明を丁寧にしたつもりなのに、後から「イメージと違う」と
言われる。要件定義の打ち合わせで合意を取ったはずなのに、納品後に
「そんなつもりじゃなかった」と言われる。
そのたびに「もっとうまく説明できればよかった」と思っていました。
でも実は、問題は説明の上手さではありませんでした。
相手を見ていなかっただけだったんです。
「同じ説明」がなぜ人によって届いたり届かなかったりするのか
ある日、二人のクライアントに同じ資料を使って説明したことがあります。
Aさんには画面の完成イメージを見せながら「こういう感じで動きます」と説明したら、
すぐに「 わかりました、進めましょう 」となりました。
でも次のBさんには同じ資料を使って同じ説明をしたのに、
「 なぜこの構成にしたんですか？ 」と聞き返されて、
会話が噛み合わなくなってしまいました。
最初は「 Bさんは難しい人だ 」と感じました。でも違ったんです。
Aさんは目で見てイメージを掴む人
Bさんは論理と理由で納得する人
だったというだけでした。
人によって「情報の受け取り方」が違います。見た目やビジュアルで理解する人、
言葉の論理で理解する人、実際に触って体で感じる人。同じ内容を伝えても、
届け方を合わせないと「伝わった感覚」は生まれません。
現場でよく見る4つのタイプ
相手の言動を少し観察するだけで、大きく4つのパターンが見えてきます。
自分やクライアントがどのタイプかを意識するだけで、
要件定義の場の進め方がかなり変わってきます。
結論を先に欲しい人
「で、スケジュールは間に合うの？」
と最初に聞いてくる経営者や決裁者に多いタイプです。
長い説明は不要で、結論・原因・選択肢を短く整理して
伝えることが喜ばれます。
私は以前、このタイプの方に対して丁寧に経緯から説明し
始めて、途中で「 結論は？ 」と遮られたことがあります。
最初に「2日遅れています。原因は○○で、対応策は2つあります」
と切り出すようにする方が好まれます。
ビジョンで動く人
「このシステムが完成したら業務が一気に変わりますね！」
という一言で目を輝かせるタイプです。
プロダクトオーナーや事業担当者によく見られます。
細かい仕様の話を先に詰めようとすると、一気に熱が
冷めてしまいます。まずビジョンを共有して気持ちを
乗せてから、詳細の話に入る方が好まれます。
安心感が決め手の人
「今の業務が急に変わったりしませんよね？」
と確認してくるタイプです。変化に慎重で、本音を言い出せない
ことが多い。「 何か気になることがあれば遠慮なく教えてください 」と
先に言える関係を作ることが大切です。
後からの大どんでん返しを防ぐには、本音を丁寧に引き出す方が好まれます。
データで確認する人
「その根拠は何ですか？」
とすぐ聞いてくる、エンジニアやQA担当者に多いタイプです。
「 たぶん大丈夫です 」は絶対に通用しません。「 ログを確認して
本日17時までにご報告します 」という誠実さが信頼に変わります。
認識ズレを防ぐ「オウム返し」の使い方
タイプを把握したうえで、もう一つ意識してほしいことがあります。
それは「相手の言葉を繰り返して確認する」習慣です。
クライアント：「毎朝、全店舗のデータを手作業でまとめているんですが、
本当にしんどくて……」
私：「毎朝の手作業でのまとめ、それは本当に大変ですよね」
これだけで
「 この人は自分の話をちゃんと聞いてくれている 」
という安心感が生まれます。さらに進めると、
私：「つまり、自動化して転記ミスをゼロにすることが一番のゴールということでよいですか？」
クライアント：「まさにそれです！」
こうやって確認することで、認識のズレが起きる前に合意を取ることができます。「言った・言わない」のトラブルは、この小さな繰り返しと確認で多くが防げます。新人の頃の私には、この「繰り返して確認する」という発想がまったくありませんでした。自分が理解したかどうかだけ気にして、相手が納得しているかを確かめていなかったんです。
まとめ
私は以前、
「もっと説明が上手くなれば伝わる」
と思っていました。でも実際には、
説明の仕方よりも先に考えるべきことがありました。
それは、
相手が何を大切にしていて、どうやって情報を受け取る人なのか
を知ろうとすることです。
もちろん伝える力を磨くことも大切ですが、
その前に、
この人はどんな人なんだろう？
と相手に関心を持つこと。
相手を知ろうとする姿勢が大切なのかもしれません。
まず、自分はどのタイプかなって考えると、面白いかもしれないですね！
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