プロジェクトマネジャーやエンジンリングマネジャーはやることが多いです。
人の管理、予算の管理、他部署間での調整…様々な対応があります。
そのような中で部下やメンバーに逐一、マイクロマネジメント的に部下やチームメンバーに指示して動かすの大変です。
そのためマネジメントとしてルールを決め仕組みを作り運用することで部下、チームを自律的に動いてもらえるようにしなければなりません。
仕組みというのは例えばプロジェクト進行として
- 2週間スプリントのスクラムで進める
- 成果物のレポート方法
- タスクの定義（粒度、タスク種別の分け方、名前の定義）
- ソフトウェアリリースのレビュー方法
といったようなものです。
しかしこの仕組みづくりができたとしてもただこうします。
やってくださいと強要しても残念ながらすぐに形骸化します。
そこで今回は仕組み作りからどのように恒久化していくか自身の経験から3つに言語化してみました。以下が3つのステップになります。
1. 目的と認識を合わせる。
2. 期間を決めてやってみる
3. 振り返り、アジャストする
これらの詳細について説明していきます。
目的と認識をチームで合わせる
まず1番最初に大事なのは何のためにそれをするのか。しっかりチームで浸透させましょう。
ここで大事なのはメンバーに説明する時間を作ることです。
チーム全体で一気にやってもいいですし、時間を合わせるのが難しい場合は個別でやってもよいです。
どういう手段にせよちゃんと各々がその仕組みを認識してもらうことが大事です。
メールやグループチャットでの展開は非同期で楽ですがこの仕組みを導入するという作業においては私はおすすめしません。
なぜならそのやりとりはこちらから一方通行だからです。
この場合はどうするの？本当にうまくいくの？となると人は動きません。
時間を設けインタラクティブにやり取りをし、こちらも相手も腹落ちした状態にしましょう。
ここでの認識合わせる項目は例えば以下です。
- 何をこれからやるのか
- 何のためにこの仕組みを取り入れるのか
- この仕組みで何のメリットがあるのか
- その適用時期と移行期間はいつなのか
このようなことをチームでしっかり認識を合わせまたそれを何処か皆さんが見えるところに置きましょう。
骨が折れる作業かもしれませんがやはり全員のルールとして取り入れるのではあればこの作業は大事です。
期間を決めてやってみる
これはあとの振り返りにも効いてきますがまず何か新しい取り組み、仕組みを取り入れる場合はまず上手くいくか見極めるため期間を決めてやりましょう。
長くても半年くらいを目安に考えるとよいかもしれません。
このように期間を設ける理由は2つあります。
- 期間を決めることでまずはやってみようという心構えができる
- 施工前後の効果を確かめられる
細かい内容ですがここも詳しく説明します。
★期間を決めることでまずはやってみようという心構えができる
何事も新しいことを始めるのはチームやメンバーにとって負荷がかかります。
いきなり恒久化させようとすると反発が大きくなります。
そこでチェックポイントを設けることでまた戻すことができる、まずこの期間だけというのワンクッションを入れることである程度の負荷が下げられると考えています。
また期間を設定することでその間はこの仕組みをちゃんと回そうと意識もできますのでなぁなぁになってしまうことを防ぐことができます。
★施工前後の効果を確かめられる
期間を設けて集中してやることで実行する前と後でどのような効果があったか定性的、定量的に確かめられます。
先ほど述べた通り集中して取り組むことでまずあるべき姿としてその仕組みを運用した場合、
どのように効果があるのかというのを見極められることができます。
振り返り、アジャストする
そして最後の振り返り、アジャストするですがこれが仕組みを恒久化する上で大事なポイントになると思います。
仕組みを作ってそのままやっていても効果が特に実感しにくい場合仕組みは形骸化してしまうのはよくあることです。
そこで期間を設けてその終わりに本当にその仕組みはうまく回っているのか確認をしこれもまたチーム、メンバーと共有しフィードバックをもらうべきです。
ここで大事なのは本来これを導入した目的に対しこの仕組みは効果的だったのか改めてチーム、メンバーと議論
しましょう。
目的を忘れてただ仕組みだけが運用されてしまうケースもありそれが無駄な工数を生む場合もあります。
一度立ち止まりこのまま進めるか進めないか決めるのも大事です。
また多くの場合仕組みを入れたとしてもプロジェクトの進め方や会社の仕事の進め方によって合わない部分は出てくると思います。
それらをちゃんとフィードバックをもらい仕組みをそのチームに合うようにアップデートしていきましょう。
この振り返りは最初のやり始めたときは必ず期間を決めてやるべきですが、それ以降も定期的にチームメンバーが増えたり、プロジェクトの進め方が変わったりしたときにも振り返ることをお勧めします。
そうすることで仕組みを形骸化せず、チームが目的をもってその仕組みで運用していく意識付けになります。
まとめ
仕組みづくりとは、ルールを作ること自体がゴールではありません。
大切なのは、その仕組みがチームの中で意味を持ち、使われ続けることです。
そのためには
1. 目的と認識を合わせる。
2. 期間を決めてやってみる
3. 振り返り、アジャストする
この3つを回し続ける必要があります。
繰り返しになりますがマネジメントがその都度指示を出すような状況はお互いにとって負荷が高く健全な状態にはなりません。
仕組みを通じて判断を委ね、チームが自律的に動ける状態を作ることこそが、マネジメントの重要な役割だと私は考えています。
大事なのはルールや仕組みは作って終わりでなく育てていくもの。
その意識を持つことが、形骸化を防ぎ、強いチームを作る第一歩になると信じています。