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@pluckYang(pluck Yang)

dynamics365 Sales 画面設計・操作・連携・制限

Last updated at Posted at 2023-12-12
目録：
system views
Interactive Experience Dashboard表示と設置

Interactive Experience Dashboardを選択するには Show Visual Filterを選択、新しいdashboard filterを保存するには Show Global Filterを選択 参考URL

rollup viewで関連されたレコードを表示

例として、accountのレコード画面上、contactが持っているactivitiesレコードを表示出来る
参考URL１ 参考URL２

gridとsubgrid

gridは表形式のデータの意味。form全体、或いは一部にgridを設置出来る、formの一部にgridを設置するのはsubgridと言う 参考URL

reflow機能でcardフォームをlistに変換

目標Reflow behavior設置のの中、reflowを選択すると、スクリーン画面が足りない場合、cardを自動的にlistに変換 参考URL１ 参考URL２

quick view formで他レコード項目を表示

表示したいtableのquick view formを目標tableのmain formに追加し、目標レコード画面から参照先レコードのquick view formを表示する 参照URL

Kanban viewの設置

side map上opportunityを選択し、command Bar画面の「show as」項目の中「Kanban」を選択 参考URL
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  • もし無い場合、「advanacd settings」の中、「Customization」→「customize the system」を選択。そして「Components」→「Entities」→「Opportunity」→「 Controls」を選択し、Kanban項目を追加、saveで保存、変更をpublish 参考URL
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Up next widgetでactivitiesを表示

custom fromにUp next widgetを追加、その中でアクティビティを表示出来る 参考URL
dynamics365 salesの中、tasksとactivitiesは同じ意味 参考URL

名刺データをformに表示

business card scannerから取得されたデータをContactとLead formに追加出来る 参考URL

business process flow

  • business process flowの制限

    • 一個のtable（entity）は最大10個activated business process flow processesを持たせる
    • 一個のprocessには最大30個stageを持つ
    • 一個のstageには最大30個stepを持つ
    • Multi-entity processには最大5個のtable（entitｙ）を含める

  • 一個のrecordには一個のbusiness process flowしか表示出来ないが、複数ののbusiness process flowを同時実行出来る。

  • business process flow継続時間の計算 参考URL1 参考URL2

durationの計算

business process flow最後のstageにfinishを選択、process flow完了後durationが計算される 参考URL

BPFを作成

作成操作参考How to Configure a Business Process Flow in Dynamics 365
business process flowのtable（entity）がシステムに存在し、一個一個のBPFにはviewを作成出来る、そして関連のopportunityの関連情報を追加でき、chartも作成出来る

分岐を使用してBPFを強化

branchを使用して、複雑なif else判断、and orロジックが含むのBPFを作成 参考URL

Business Rules

Business Rulesは、Multi-Select Option Setsのfieldに使用できない。Business Rulesの判断対象も更新対象も適用出来ない。 参考URL１ 参考URL２

割り当てルール
  • round robin distribution、循環分配、販売者が最後にレコードを割り当てられた時期を基準
  • load balancing distribution、キャパシティ、または作業中のアクティブなレコードの数のバランスを考慮
    参考URL
sequence
  • 各sequenceには、電子メールの送信、タスクの完了、電話のスケジュールなどのstepを含めることができます。適当な分岐ルールをstep間に追加することで、特定の条件に基づいてsequenceの経路を自動的に決定することができる 参考URL。
  • adaptive sequences機能では、sequence内のstepで使用する条件を定義し、条件が満たされた／無かった場合の後続の行動を定義
  • connect sequences機能では、segmentのレコードをsequencesに接続出来る
attribute使用販売担当者をグループ化

timeline
rollup field
  • rollup fieldには、指定したレコードに関連するレコードに対して、計算された集計値が含まれる。例：account：opportunity、email：appointment 参考URL
composite field

addressはcomposite field形式 参考URL

calendar
  • 目標tableの設置画面に「calendar control」を追加し、calendar画面に目標tableのレコードを表示させる　参考URL
  • clendarの中、活動 (開始時間、停止時間、期限、期間) を表示するため使用されたのはActivity entities
automatic record creation ruleの移行

従来の「advanced setting」→「Business Management」→「Automatic Record Creation and Update Rules」はpowerAutomate flowへの移行が推奨される 参考URL
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teamの作成

teamの作成方法では、ライセンスの種類により違う 参考URL

  • Sales Professional
    Sales Hub appの「sales settings」→「Advanced settings」→「Team management」
  • Sales Premium or Sales Enterprise
    Power Platform admin center→ Settings →Users + permissions→ Teams.
予測forcastを設置

D365 sales hubの中、forcastを設置 参考URL

  • デフォルトのテンプレートを有効化
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  • sales hubのsalesエリアで有効化されたforcastを確認できる
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  • forcastレコードをクリックし、詳細を設置
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forcastレイアウトの表示列の選択

forcastの「General」項目を設置

  • image.png
予測にフィルターを追加

予測にフィルターを追加により、opportunitiesの予測値と階層を絞る事ができる 参考URL1 参考URL2

予測にアクセス権限を設置

rollup queriesを定義

目標は、目標階層の最下位から最上位にロールアップされ、Dynamics 365 は下位目標の合計を上位目標の合計にローリングします。 階層の最上位にある目標は、組織内のすべての目標の合計を反映しています。 次にロールアップ クエリを作成して、1 人の人が所有する請求書、または 1 つの地域の顧客に対して作成された請求書を表示できます。 参考URL

Sales Insightsで客との関係を管理

sales insightsの各機能

  • Assistant
    • 顧客とやり取り参照し、自動的にactive card作成、ユーザーに情報やリマインドを提示
  • Auto capture
    • 自動的に顧客メールから情報検索
  • Email engagement
    • 受信者が自分のメールとどのようにやり取りしているかを把握するのに役立ちます
  • Relationship analytics
    • Dynamics 365 SalesからKPI（重要業績評価指標）や活動履歴の情報を収集し、グラフで表示
  • Premium forecasting
    • 販売パイプラインと過去のデータに基づいた予測予測を提供することで、営業担当者が収益創出の取り組みに集中できるよう支援します。
  • Notes analysis
    • 、顧客との最近のミーティングやディスカッションに関するメモを監視し、インテリジェントな提案や次のステップを提供します。
premium forecasting機能で収益結果を予想

機能使用前に、「実価、実際のクローズ日、予測値、予定クローズ日」上記フィールドの値が満たされている 10 以上のクローズした営業案件の用意が必要 参考URL

Teams integrationを有効化

D365のviewをTeamsに表示させてい場合、Teams integrationを有効化 参考URL

dynamics365アプリでの共同作業エクスペリエンス
  • TeamsチャンネルとD365のを接続するにはtenant admin permissionが必要 参考URL
  • Tea㎳チャンネルにユーザー追加するにはEnhanced Collaboration Experienceを有効化する必要がある 参考URL
business closure

休業日を設定

currency

  • 価額の小数点以下の精度を設置

    • 環境全体の設置はpower platform admin center中、目標環境に入り、「advanced settings」画面に入り、「adminisration」の「sytems settings」画面の中で設置
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    • 通貨を単独設置はpower platform admin center中、目標環境を選択し、「settings」画面に入り、「currencies」画面の中で通貨を単独設置
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  • 自動採番recordのprefixの設置は目標環境の「settings」画面、「Auto numbering」で設置、長さを調整できる
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価額計算行われない原因

  • 価格表が必須の場合、次の場合は価格計算が行われません:
    • 営業案件、見積もり、受注、または請求書のレコードで価格表を選択していません。
    • 営業案件、見積もり、受注、または請求書のレコードで価格表を選択しましたが、選択した価格表に属していない製品を追加しています。
    • 営業案件、見積もり、受注、または請求書のレコードで価格表を選択しましたが:
      • 商品の既定の価格表の価格表品目がありません。
      • 商品の既定の価格表の通貨が、見積もり製品、受注製品、または請求書の製品の通貨と一致しません。
  • 価格表が任意の場合、価格計算が行われます。 追加する製品が価格表に関連付けられている場合、出荷単位ごとの価格が計算され、価格表品目から入力されます。 それ以外の場合、出荷単位ごとの価格は 0 に設定されます
action cards設置

Relationship Assistantの action cardsの機能

Relationship analyticsで取引先との履歴を分析

リレーションシップ分析では、連絡先またはアカウントを持つ販売者のアクティビティ履歴を使用し、やり取りに基づいて KPI を計算します。 KPI のグラフィカルな表示により、育成する必要がある リレーションシップと、同じために改善する必要がある KPI をすばやく特定できます。 参考URL

CampaignsとQuick Campaigns

Quick Campaignsは一個のMarketing listsに対して実施出来る、Campaignsは複数Marketing listsに対して実施出来る

price lists端数売り

0.5単位の商品販売価格はQuantity Selling Optionで設置 参考URL

price list itemsの価格を設置

price list items作成の時、Pricing Method項目で「Currency Amount」を選択し、手動で価格を入力 参考URL

advance find画面

画面上部中央に表示されない場合、advance findマークをクリック 参考URL
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report type

Dynamics 365 (online) のレポートはFetch-based reports 参考URL

  • SQL Server Reporting Services reports
    • All the default reports included with Customer Engagement (on-premises) are SQL-based reports.
  • Fetch-based Reporting Services reports
    • If you have a Dynamics 365 (online) or Power Apps subscription, use Fetch-based reports for custom reporting.
fiscal yearの設置

  • Fiscal Period Template、会計年度の分割方法を選択
  • Fiscal Year、会計年度の表示方法を選択
  • Name Based On、会計年度名を会計年度の開始日または終了日に表示するかを選択
  • Fiscal Period、会計期間の表示方法を選択
  • Display As会計年度の略名と年の表示方法を選択
Rounding Policy

すべての単価の終了位置を自動的に 99 円の様な、同じ形式にする丸め処理をする場合、Rounding Policyを設置 参考URL

leadのstatus
  • Open
    • New
    • Contacted
  • Qualified
    • Qualified
  • Disqualified
    • Lost
    • Cannot Contact
    • No Longer Interested
    • Canceled

email activityをleadへ転換

emailをleadへ転換出来る、そしてメールの内容（subject）をleadレコードに追加可能 参考URL

status reasonを追加

lead tableのstatus項目に合わせて、status reasonの選択肢を設定
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opportunity
  • Estimated revenue（Est. revenue）項目はシステム自動計算と手動入力、どちらに設置出来る。設置の場所は opportunity tableの「revenue」項目 参考URL
営業プロセスを理解する

stakeholderを追加

opportunityレコード画面で追加、目標contactとopportunity間のconnectionを構築。connection roleには複数の種類があり、例えば：stakeholder、decision maker 参考URL
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lost場合のreasonを追加

lost場合のreasonを追加するには、Opportunity entity のスキーマ名「opportunitystatuscode」 と Opportunity Close entity のスキーマ名「OpportunityStatusCode」両方の属性に追加する必要がある 参考URL

lostのopportunity再開する

opportunityがclosedなり、Opportunity Closeレコードのstatusがcompletedになる。
この時、opportunityをreopenし、Opportunity Closeレコードのstatusがcanceledになる。
その後opportunityをもう一度closeの場合、新しいOpportunity Closeレコードが作成された、そのstatusがcompletedになる

competiterを追加

opportunityを「Lost」としてcloseする場合、competiorを入力出来る。もしcloseの時、competior未入力の状態で、後で追加したい場合、関連されたopportunity closeレコードに追加 参考URL

estimated revenueを自動計算に設置

quote作成時Actual Revenue fieldの自動計算

opportunityが進行中状態、かつquoteからorder作成の時、の「Close Opportunity option」を選択し、「Set the value of the Calculate actual revenue from quotes option」を選択。そしてopportunityの actual revenue がquoteによって計算される

rollup entityを使用して予測を構成する

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https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/sales/configure-forecast-using-custom-rollup-entity

予測を再計算する

competitorを設置

competitorの「related」タグにproductを追加出来る 参考URL

quoteのlifecycle

quoteのlifecycle

  • Draft
  • Active
  • Won
    • read only
  • Closed
quoteにproductを追加

opportunityをベースにquote作成の場合、「Get Products」ボタンでproductを追加。参照opportunityなし直接quote作成の場合、product subgridから「Add Product」を選択 参考URL

quoteの変更

既にACTIVE状態になったquoteを変更する場合、このquoteが CLOSE状態になり、代りに新しい DRFAT状態のコピーquoteが作成される。 参考URL

キャンセルされた受注は再作成が必要

orderをcloseする

orderをcloseの場合、orderを実行（fulfill）または取り消し（cancel）ことによって行う。製品が発送された場合は実行する、商品が発送されない場合は取り消し。 参考URL

請求書に製品と税額を追加

請求書を新規し、製品を追加（add）、税額を追加 参考URL1 参考URL2

複数invoiceの同時変更はできない

orderからinvoiceが作成出来ない場合

販売注文処理統合は、Dynamics 365 Salesを外部のバックオフィス注文処理アプリケーションと接続します。 有効にすると、Dynamics 365 Salesで作成された販売注文を送信し、注文のライフサイクルが続行される外部注文処理アプリケーションと同期できます。 参考URL

product catalog作成手順

product catalogは製品と価格の関係を表示する。参考URL product catalog作成順番

  • discount listを作成（必須ではない）
  • Create a unit group
    • unitは製品の単位を表し、unit groupはunitの集合を表す。例として、ＴＶのunit groupは”電子製品”、primary unitは最小販売単位”piece”、unitはprimary unitの組合せで”6台”。
  • Create product families
    • productは販売する製品やサービス、似たようなproductをproduct familyでグループ化し管理する。複数のproductは同じunit groupに所属できる（TVとphoneは同じ”電子製品”グループ）、そして同じ単位に所属出来る（TVとphoneは同じ”piece”単位）。
  • Create price lists
    • price listにprice list itemを追加、price list itemは製品のunitに合わせって設定する。
  • Add price list items

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product bundleの価格計算

Product bundle価格＝Required product価格（bundle price）＋Optional product価格、が既にopportunity, quote, order, or invoice レコードに追加されたRequired productを変更するのは出来ない 参考URL１ 参考URL２

productのparentを変更

product propertiesを使用

propertiesを使用して製品を説明する。propertiesは有効か、無効か（隠す）事ができる 参考URL

discount listを作成

productの廃止

product、bundle、familyを削除せず、無効化したい場合、廃止（retire）機能を使用 参考URL１ 参考URL２

product familyを作成

filedが既に決められた為、既存のproduct familyに親product family追加するのは推奨しない 参考URL

override price

もしproductに既存の価額以外の金額を入れたい場合、手動でoverride priceを設置 参考URL

activityを有効化

custom tableを作成後、activityを有効化し、メールメッセージ、予定の「関連付け設定」が使用出来る 参考URL

security role
  • sequences、segments、assignment rule機能の作成と管理権限は「Sequence Manager」ロールで賦与 参考URL
discount listを設置する為のsecurity role

Manager, Vice President, CEO-Business Manager, System Administrator, or System Customizer security role 参考URL

条件付きleadを作成

以下二種類の条件でleadを作成 参考URL

  • Fixed rule、 リード レコードまたは取引先担当者レコードで見つかった固定の人口統計データや企業特性データに基づきます。
  • Behavior rules、 メール クリック、イベント登録、Web サイト訪問などの対話に基づきます。
power BI連携
dashoboard
  • interactive experience dashboardのfilter 参考URL
    • global filter filedレベルで、すべてのchartに作用する
    • visual filters 作用対象になるtableを選べる
dashoboard Filter種類
  • Visual Filter
    • 重要な指標のビジュアル スナップショットが用意され、最も関心のある情報だけを表示しする
  • Global Filter
    • 精度が高いfieldレベルの制限
  • Timeframe filter
    • 具体的な時間枠を適用する
interactive experience dashboardの配置

Multi-stream dashboard、Single-stream dashboard両方ともtileの配置か否かを設置出来る 参考URL

Dynamics 365 Content Pack for Power BI

作成されたURLは https://組織名.crm.dynamics.com の形式 参考URL

LinkedIn Sales Navigator

  • Research activity：取引先担当者や取引先企業の情報など、顧客の LinkedIn プロフィールを閲覧するための 調査 活動（Research activity）を使用できます

  • 目標formに追加するには、該当formの特定fieldのChange PropertiesにLinkedIn Sales Navigator controlを追加 参考URL

MRSsの用途と設置

MRSs (Microsoft Relationship Sales Solution)は、Microsoft Dynamics 365 Sales,LinkedIn Sales Navigatorを組み合わせたサービス。参考URL
LinkedIn Sales Navigatorを使用する為： 参考URL

  • ブラウザーで JavaScript を有効にする
  • Dynamics 365 ドメインでポップアップ ブロッカーを無効にする
Word templatesドキュメント作成

Office Word テンプレートを作成して、ユーザーはデータが自動的に挿入された標準化ドキュメントをワンクリックで生成できます。 参考URL

レコードのpdfを作成

sales APP中のAccount, Contact, Lead, Opportunity, Order, Quote, InvoiceレコードをPDFとして作成エクスポート出来る。エクスポートの時使用されたテンプレートは word 格式。 参考URL

Versium Predict
  • 販売者がスコアに基づいて営業案件に優先順位を付け、より高い営業案件の見込みあり評価率を達成できるようにします 参考URL1 参考URL2
  • 設置手順：
    • install Versium Predict from AppSource
    • Authenticate Versium Predict
    • Custom Views in Dynamics 365 using Web Resources
auto capture

auto captureでカスタマー間とのメールやミーティングを自動取り込み 参考URL1 参考URL2

email engagement

email engagementのfollow機能で、受信者がメールを開いたかどうかを確認できる 参考URL

D365のレコードを追跡

Dynamics 365 App for Outlookを使用して、email messages, contacts, tasks, appointmentsレコードを追跡出来る。設置場所はDynamics 365 App for Outlookのpersonal options 参考URL

Exchangeでメールシステムと同期する
  • Dynamics 365 Sales の電子メールやその他メッセージのデータを保存するには、ご利用の電子メール システムと同期する必要があります。 Exchange を構成して、ユーザーのメールボックスを承認すると、Dynamics 365 のレコードから取引先担当者にメールを送信できるようになります。 参考URL
    • メールサーバーとの同期頻度はworkloadによる 参考URL
  • 他D365 salesユーザーに approve mailboxes するには system administrator権限が必要 参考URL
relationship analytics

activity の履歴を利用して、客との関係性のkpiを計算 参考URL

license
  • ライセンスを比べ、説明書をダウンロードページ
  • ユーザーがにaccountとcontactのレコードを閲覧権限を与え、変更や作成権限を制限したい場合、Dynamics 365 Team Member Licenseを使用
  • Dynamics 365 Salesのライセンス、Sales Professional、Sales Enterprise、 Sales Premium。その内、Sales Professionalライセンスではcustom tableの作成制限は15個。
  • knowledge management機能はCustomer Service 分野のサービスで、使用停止されている
  • sequenceの設計と使用は Sales Enterpriseライセンスが必要
  • pridictive forcasting機能の使用はSales Insightsパーツのライセンスが必要
    • Sales Insightsパーツが、Sales Premiumライセンスに含まれている
    • Sales EnterpriseライセンスにはSales Insights機能を追加できるが、Sales ProfessionalにはSales Insights機能を追加出来ない
他
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