【Microsoft Copilot】古い資料は削除せずアーカイブへ――ファイル単位の保管と、検索・再アクティブ化の違い

Posted at 2026-10-07

執筆している2026年10月7日時点の情報です。Cowork は更新が速い機能のため、最新情報は必ず公開情報（本記事末尾の参考リンク）もあわせてご確認ください。

「古い設計資料は残したいけれど、現在の方針として参照されるのは困る」
「現行資料と過去資料が同じSharePointサイトにあるので、サイト全体は止められない」
「アーカイブすると、検索や監査からも消えてしまう？」

こうした情報整理の選択肢になるのが、Microsoft 365 Archiveのファイル単位アーカイブです。

公式FAQでは、アーカイブされたコンテンツはMicrosoft Copilotで使用されないと説明されています。一方、検索や保持・eDiscoveryまで一律に無効になるわけではありません。

この記事では、SharePoint管理者や文書管理担当者に向けて、ファイル単位のアーカイブと、検索・閲覧・再アクティブ化の違いを整理します。

公開資料に基づく機能・運用の解説です。実環境での検証結果や、GAの提供開始日を知らせる記事ではありません。

1. 結論：「保存」「発見」「利用」を分けて考えます

Microsoft 365 Archiveは、使用頻度が低いSharePointのファイルやサイトを、SharePoint内の低頻度アクセス向けストレージへ移す仕組みです。

削除とは異なり、情報を残したまま、アクティブなコンテンツと区別できます。

まずは、次の違いを押さえましょう。

観点	アーカイブされたコンテンツの扱い
保存	削除せず、アーカイブ層へ移す
Copilotでの利用	公式FAQでは、Copilotは使用しないと説明
検索	対応する検索体験で発見可能。アクセス権に基づく絞り込みが適用される
通常の閲覧	ファイルを読むには再アクティブ化が必要
コンプライアンス	保持やeDiscoveryなどの仕組みが引き続き適用される

「Copilotが回答に使わない」「検索で見つからない」「誰も取り出せない」は、同じ意味ではありません。

また、ここでいうCopilotでの利用は、回答の情報源としての扱いです。アクティブな文書が基盤モデルの学習に使われる、という意味ではありません。

出典：
Overview of Microsoft 365 Archive ／ Frequently asked questions

2. サイト全体ではなく、過去資料だけを分けられる

サイト単位のアーカイブは、サイト全体を低頻度アクセス向けの状態へ移します。

一方、ファイル単位なら、運用中のサイトにある特定のファイルを対象にできます。

例：現行の手順書と、廃止済みの手順書が混在している

次は、説明用の仮想例です。

あるSharePointサイトに、次の資料が保存されているとします。

現在利用している運用手順書
更新前の構成を説明する旧手順書
終了した移行プロジェクトの報告書
現在も問い合わせ対応で参照するFAQ

このサイト全体をアーカイブすると、現行の運用にも影響します。

そこで、所有者が内容と利用状況を確認し、旧手順書や終了済みプロジェクトの資料だけをアーカイブ対象として選ぶ方法が考えられます。

日付が古いことだけで判断しない

古くても現役の設計原則や、長期間変更されていない正式な規程はあります。

反対に、最近作られたファイルでも、既に廃止された案や却下済みの下書きかもしれません。

対象の選定では、更新日だけでなく、現在も業務に必要か、後継資料があるか、誰が判断できるかを確認します。

また、ある旧資料をアーカイブしても、その内容が別のアクティブな文書やメールに残っていれば、古い情報の問題がすべて解消するわけではありません。

アーカイブは、回答の正確性を保証するスイッチではなく、情報のライフサイクルを整理する手段として使います。

ファイル単位の操作の根拠：Microsoft Learn — Archive a file

3. 利用前に、課金・設定・権限を確認する

公式FAQでは、ファイルのArchive操作を表示するための前提として、次が挙げられています。

確認項目	必要な状態
課金	従量課金が構成されている
サービス	テナントでMicrosoft 365 Archiveが有効
テナント設定	ファイル単位の手動アーカイブが許可されている
サイト設定	対象サイトで手動アーカイブが許可されている
利用者の権限	対象ファイルへの編集権限がある
対象	対応するSharePointサイト・ファイルである

Microsoft 365 Archiveを有効にすると、ファイル単位のアーカイブは既定で許可されますが、管理者がテナントやサイト単位で制限できます。

手動操作と、自動ポリシーは別の制御

最新の管理資料では、利用者による手動アーカイブと、管理者が定義する自動アーカイブポリシーは別の制御と説明されています。

たとえば、AllowFileArchiveで利用者のArchive操作を無効にしても、管理者のポリシーによる自動アーカイブまで一括で停止するわけではありません。既にアーカイブされたファイルの再アクティブ化も可能です。

「ボタンがない＝組織内でアーカイブが一切実行されない」とは判断しないようにしましょう。

本記事では、意図しない大量処理を避けるため、全社一括の設定変更や自動化スクリプトの実行手順は扱いません。

出典：
Microsoft 365 Archive FAQ ／ Manage file-level archive

4. 基本操作は「対象を選ぶ → Archive」です

公式管理資料では、ファイル単位の操作を次のように説明しています。

ファイル単位のアーカイブが有効なSharePointサイトで、対象ファイルを選びます。
Archiveを選びます。
アーカイブ後は、通常の閲覧前に再アクティブ化が必要になります。

複数ファイルを選択することもできますが、最初は所有者と合意した少数の資料で、業務への影響を確認する進め方が適切です。

操作前には、たとえば次を確認します。

現行の手順書や参照元として使われていないか
他のアプリやレポートから読み込まれていないか
必要になった際の再アクティブ化方法を利用者が理解しているか
保持や法的な要件と整合しているか

また、公式資料では、監査ログの**Archived file（FileArchived）**で、利用者またはシステムによるアーカイブ操作を確認できるとされています。

出典：Microsoft Learn — Manage Microsoft 365 Archive

5. アーカイブしても「検索できない」とは限りません

ここは、誤解しやすいポイントです。

公式の検索ガイドでは、サイト単位・ファイル単位のどちらでアーカイブされたコンテンツも、利用者が検索で見つけられると説明されています。

検索結果にはアクセス権による絞り込みが適用され、ファイルの内容も検索対象になります。

Web検索画面での探し方

検索する場所	公式資料で案内されている操作
OneDriveのWeb検索	Archivedを選び、アーカイブされた結果を表示
SharePointのWeb検索	File typeのドロップダウンでArchivedを選択

OneDriveの検索画面から見つけられることと、OneDrive内のファイルを同じように手動アーカイブできることは別です。ファイル単位アーカイブの対象は、公式資料ではSharePointサイトとされています。

見つかることと、そのまま読めることは別

検索で候補を発見できても、アーカイブされたファイルを通常の方法で読むには、再アクティブ化が必要です。

つまり、次のように整理できます。

検索で存在を確認する → 必要性を判断する → 再アクティブ化する → 内容を読む

また、SharePointやOneDriveでアーカイブ検索ができるという説明を、「Copilot Searchのすべての画面で、同じ表示・操作ができる」という意味に広げないようにします。

出典：Microsoft Learn — Overview of searching for content in Microsoft 365 Archive

6. 再アクティブ化は、時間と「120日」を考えて設計する

アーカイブしたファイルが必要になった場合は、再アクティブ化します。

これは削除済みファイルを復元する操作ではなく、アーカイブ層からアクティブな状態へ戻す操作です。

ファイルは、読み取り権限を持つユーザーが戻せる

公式管理資料では、ファイルへの読み取り権限を持つユーザーは、そのファイルを再アクティブ化できると説明されています。

一方、アーカイブされたサイト内のコンテンツにアクセスする場合は、SharePoint管理者によるサイトの再アクティブ化が必要です。

ファイル単位のアーカイブは、「管理者だけが解除できる恒久的な閲覧禁止」ではありません。

必ず即時に戻せるわけではない

公式の状態表では、次の違いがあります。

状態	説明	再アクティブ化
Recently archived	アーカイブ後の最初の7日間	即時
Archived	アーカイブから7日経過後	最大24時間かかる場合がある
Reactivating	再アクティブ化の処理中	完了を待つ

本番障害対応など、すぐに必要になる資料を「最近開かれていないから」という理由だけでアーカイブすると、取り出し時間が問題になる可能性があります。

戻したファイルは、120日間再アーカイブできない

ファイルを再アクティブ化すると、120日間は、手動でもポリシーでも再アーカイブできません。

そのため、「今日だけ開き、確認後すぐ元のアーカイブ状態へ戻す」という運用はできません。

Copilotの情報源を整理する目的でアーカイブした場合も、再アクティブ化後まで「引き続きアーカイブによって利用対象外」と考えないことが重要です。

保管する判断だけでなく、誰が、いつ、どの理由で再アクティブ化するかも運用に含めます。

出典：
Reactivate a file ／ Archive states

7. 対応ファイル・クライアント・容量にも注意する

すべてのファイルが対象ではありません

公式資料では、OneNote、SharePointページ、SharePointエージェントなど、アーカイブできない種類があります。Site Assetsライブラリもファイル単位アーカイブの対象外です。

開けない場合の表示が、分かりやすいとは限りません

一部のアプリやクライアントは、ファイル単位アーカイブにまだ対応していません。

公式資料には、Word／PowerPointのWeb版、Teams・OneDrive・SharePointのモバイルアプリ、一部の同期クライアントや古いOfficeアプリなどが例として挙げられています。

未対応のクライアントでは、適切でないエラーメッセージや、読み込み失敗が発生する場合があります。

問い合わせ対応では、単に権限不足やファイル破損と決めつけず、元の保存場所でアーカイブ状態を確認する観点を持っておきましょう。

サイト容量とテナント容量の見え方は異なります

公式FAQでは、ファイル単位のアーカイブについて、次のように説明されています。

単位	容量の扱い
サイト	アーカイブしたファイルもサイトの使用量に計上され、サイトの割り当て上限にも影響する
テナント	アクティブなストレージから、アーカイブストレージへ分類が変わる

「アーカイブしたのに、サイトの使用量が減らない」は、それだけで異常とは限りません。

サイト単位の容量不足を解消するために、ファイルをアーカイブすればよい、と単純化しないことが大切です。

出典：
Microsoft 365 Archive — Limitations ／ Microsoft 365 Archive FAQ

8. アーカイブは、削除やアクセス権の代わりではありません

Microsoft 365 Archiveでは、保持やeDiscoveryなどのコンプライアンス機能が引き続き適用されます。

eDiscoveryは、調査や法的対応に必要な電子情報を検索・確認する仕組みです。公式概要では、アーカイブされた内容も検索でき、Purviewのコンテンツ検索やeDiscoveryから直接エクスポートできると説明されています。ただし、エクスポートに時間がかかる場合があります。

また、ファイルの既存バージョンは保持され、再アクティブ化時に戻ります。ファイルに属する一部のバージョンだけを独立してアーカイブすることはできません。

目的ごとに、対策を分けましょう。

目的	考える対策
使用頻度の低い資料を残し、通常利用から分けたい	アーカイブを検討
特定の人に閲覧させたくない	アクセス権や情報保護の見直し
保存期間や法的要件を満たしたい	保持・コンプライアンス設定の確認
不要なデータを適切に廃棄したい	保存義務を確認したうえで削除を検討