導入
Power Automateを管理業務に一部導入してみたところ、なかなか良い感じでした。
せっかくなので、実際にやってみたことを記事にしてみます。
この記事の主なターゲット層は、自分と同じような
「業務の自動化を試してみたいけど、何からやればいいかわからない」
「ルーティン作業が業務を圧迫していて困っている」
という方々です。
はじめに
筆者の立場について
IT完全未経験で入社し、今年で5年目。
現在は営業支援システムの保守チームに所属しており、
今年4月から新任のチームリーダー（TL）になりました。
今回の課題
以下の2つの課題を解消したくて、Power Automate（以下PA）を使ってみました。
・会議のファシリテーション担当になったので、アジェンダを事前に作成しておきたい
・複数システムの保守作業が並行して動いており、問い合わせや作業依頼のキャッチアップ漏れを防ぎたい
※なお、自分は知識が潤沢なわけではないので、
「既存の仕組みを流用」しつつ「工数をかけずに導入」することを目指しました。
実際にやったこと
用語について
この記事では以下のように呼びます：
Power Automateで作る一連の流れ → フロー
フローを構成する1つ1つの処理 → ステップ
※公式の呼び方と若干違うかもしれませんが、ご了承ください。
具体事例
具体事例①：Teamsチャネルへの定期投稿
課題
チームの全体会議の前に、各メンバーに「持ち込み議題があるか」を確認したい。
作成したフロー
会議の前営業日に、Teamsの特定チャネルへ以下の内容を自動投稿する
・議事録URL
・議題記載のお願いメッセージ
フローの構成
1.カレンダーを選択し、繰り返し頻度や開始日を設定
2.チャネルでのメッセージ投稿を設定
投稿者、投稿先、メッセージを登録
3.保存して完成！
補足
投稿メッセージにタグやチャネルメンションを含めることも可能。
投稿者を「自分（ユーザー）」にすると、自分には通知が届かないことがある。
なので、自分も通知対象にしたい場合は、「フローボット」を投稿者に設定するのが無難。
具体事例②：Outlookメールの検知とTeams通知
課題
普段はTeams中心で業務をしているため、Outlookに届いた作業依頼メールを見落とすことがある。
作成したフロー
Outlookで特定フォルダに振り分けられた作業依頼メールを検知し、Teamsに通知を出す。
前準備
Outlookでメール振り分けルールを作成し、作業依頼メールを特定フォルダへ移動。
Teamsでタグを作成し、通知対象者を絞れるようにしておく。
フローの構成
1.検知したいメールを振り分けたメールフォルダと、件名を指定
2.「メールが届いたか？」の分岐を作成
→はい（メールが届いた場合の処理）＝構成3.へ進む
→いいえ（メールがなかった場合の処理）＝特に何もしないので、処理を空にする
3.Teamsのチーム情報と、事前に作成したタグ名を選択する
自分が参加しているチームと、
各チームに紐づくタグ名がすべて出るので、プルダウンで選択できる
4. 投稿者は事例1の補足を参照
投稿したいチームとチャネルを選択
（これも上記と同じくプルダウン選択でOK）
5.メッセージ欄に投稿したい文言を入力
今回は
・メンションしたいタグ
・今回届いたメールの件名
・連絡用の固定文
という構成にした。
「動的なコンテンツ」を選択すると、
事前のステップで取得した項目（メールの件名、チームのタグ）などを流用出来ます
メンションしたいタグ
動的なコンテンツ＞tagの＠メンショントークンを取得する＞＠mentionタグ
今回届いたメールの件名
動的なコンテンツ＞when a new email arrives>件名（①で取得したメールの件名）
をそれぞれ選択し、メッセージに埋め込んだ
6.保存して完成！
番外編：テストとチェックのすすめ
フローを作成したら、保存だけでなくテストも必ず実施しましょう。
設定ミスでスケジュール通りに動かない…という事態を防げます。
フローチェッカー
保存時に自動でエラーを検知してくれる機能。
今回のような短いフローなら、保存するだけでも十分チェックされます。
テスト機能
作成したフローが意図通りに動くかを確認できます。
「手動テスト」を選べば、スケジュールに関係なく即時実行可能。
※注意点※
テスト実行でも、Teamsには本番と同じメッセージが投稿されるため、
個人用でない場合は、事前に「テスト通知が出ます」とチームに周知しておくと安心です。
余談
チームの有識者が作成してくれた
・特定フォーマットで起票された会話をタスク化し、Todoリストに投入
・タスク完了時にTodoリストを更新し、クローズ通知を送信
というフローがあり、便利に使っています
こちらも機会があれば紹介したいと思います。
終わりに
作ったことによるメリット
手動でも1分かからない作業ではありますが、
うっかり忘れやタスクを頭に入れておく必要がなくなったことで、
他の業務に集中できるようになったのが大きなメリットでした。
今回自動化した作業は、今後も継続的に発生するものなので、
長期的に見れば、手動でやっていた時間の節約にもなっていると思います。
今後作りたいもの
Teamsチャネルへの休み通知
課題：休みの人にメンションを送らないよう、事前に通知があると便利
→ 翌日のカレンダーを参照して「休暇」などの予定があれば通知
→ ただしPA所有者のカレンダー準拠になるため、OneNoteなどで汎用的に管理できると理想
議事録の自動生成
課題：毎回手動でコピペして作成しているのが面倒
→ 先週の議事録をコピーして自動生成したい
→ 議事録管理サイトとの互換性がないため、HTTPアクションなどが必要（有料プラン）
→ 無料範囲でできる方法も検討したい
祝日・休日判定の追加
課題：現在は曜日判定のみ。祝日も考慮して前営業日に通知したい
→ カレンダー参照＋IF分岐で対応可能
→ 連休などのケースもあるので、「前営業日」の判定ロジックが必要
まとめ
知識がある人なら「PA使わなくてももっと簡単にできる」と思うかもしれませんが、
自分にとっては、当面の課題を解消できたので満足です。
今後はもっと応用的な領域にも挑戦してみたいですね。
触ってみた所感としては、割と直感的にフローを作れるので、
分岐などの基本的なプログラム知識があれば、十分に使いこなせると思います。
ちなみに、今回は勉強も兼ねて一から作成しましたが、
Power Automateには
「やりたいことをテキストで書くと、AIがたたき台を作ってくれる」
という機能もあるので、それを使えばもっと楽に作れると思います。
よき Power Automate ライフを！
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