就業規則やマニュアル、契約書。知りたいのは1行なのに、長い資料を開いて該当箇所を探すだけで時間が消えます。この記事のとおりにやると、資料をAIに渡して質問を1つ投げるだけで済みます。答えと、その根拠になった一文がすぐ返ってきます。無料のChatGPTかGeminiで、今日そのままできます。
長い資料から必要な1点を探すのに、毎回手間取っている人向けです。
目次
- 聞きたいことを1つに絞る
- 「書いてあることだけで答えて」と条件をつける
- 引用の一文で答えを確かめる
聞きたいことを1つに絞る 🔍
最初にやるのは、要約のお願いではありません。知りたいことを1つの質問に決めます。
例えば「有給は翌年に何日まで繰り越せる?」のように、答えが1つに定まる形にします。質問がぼんやりしていると、答えもぼんやりします。
「書いてあることだけで答えて」と条件をつける 🧾
- 無料のChatGPTかGeminiを開く。
- 資料の本文をコピーして貼り付ける。長いPDF(文書ファイル)はファイルで添付してもよい。
- 下のプロンプト(AIへの指示文)を貼り、質問と資料を差し替える。
- 返ってきた答えと、引用された一文を読む。
迷ったとき: テキストを貼るなら回数の制限はありません。ファイル添付はChatGPT無料だと1日3回までです。Geminiは1回に10ファイル、各100MBまで添付できます。
次の資料について、1つだけ質問します。
資料:
【ここに資料の本文を貼る。長いPDFはファイルで添付してもよい】
質問:【知りたいことを1つだけ書く。例)有給は翌年に何日まで繰り越せる?】
答え方のルール:
- 上の資料に書いてあることだけで答える。
- 根拠になった一文を、資料からそのまま抜き出して引用する。
- 資料に書いていなければ、推測せず「記載なし」と答える。
「書いてあることだけ」と縛るのは、AIが一般論で埋めてくるのを防ぐためです。
引用の一文で答えを確かめる ✅
これまで: 資料を開く → 目次と本文を往復 → 該当箇所を探す (10分超)
これから: 資料を貼る → 質問1つ+ルール → 引用つきの答え (1〜2分)
箱は作業、矢印は次の動きです。左は自力で探す流れ、右はAIに探させて引用で確かめる流れです。
うまくいかないとき: 答えに引用がない、または資料にない話が混じることがあります。そのときは、次の一文を送り直します。
「引用の一文がないので、資料の言葉だけで答え直して。なければ記載なしと言って。」
それでも合わなければ、資料が長すぎて途中で切れているかもしれません。関係する章だけを貼り直します。
やってはいけないこと: 社外秘や個人名の入った資料を、そのまま貼らないことです。無料のAIに渡した内容は、サービス改善に使われる場合があります。名前や金額を消すか、公開されている部分だけにします。契約書やお金に関わる最終判断は、原文と人にも確かめます。
今日覚えること
- 要約ではなく、質問を1つに絞ると速い。
- 「資料の中だけ」「引用を出す」「なければ記載なし」を毎回ルールにする。
- 引用の一文を原文で照らしてから使う。
参考にした公式ページ:
※本記事は一次情報の調査をAIが行い、事実確認のうえ執筆・公開しています。