やりたい集計を言葉で伝えて、表計算の数式をAIに作らせる

担当者ごとの合計を出したいのに、どの関数を使えばいいか思い出せない。関数名を調べても、書き方を自分の表に合わせる所でまた止まる。この記事では、やりたいことを日本語でAIに伝えて、貼れる数式を受け取る手順を紹介します。

表計算の関数が苦手で、集計のたびに調べ物で時間を使っている人向けです。

目次

• 関数名は調べず、やりたいことだけ伝える
• そのまま貼れるお願い文
• 数式が動かないときの直し方

関数名は調べず、やりたいことだけ伝える 🧮

使う道具は無料のChatGPTかGeminiです。どちらも文章のやり取りだけで数式を作れます。ChatGPTはアカウント登録で使えます。GeminiはGoogleアカウントでログインすれば使えます。

コツは、関数名を自分で決めないことです。代わりに、表の列の中身とやりたいことを言葉で渡します。合う関数はAIが選んで数式にしてくれます。

手順はこうです。

1. ChatGPTかGeminiを開く
2. ExcelかGoogleスプレッドシートか、使っている方を伝える
3. 各列に何が入っているかを伝える(A列は日付、B列は担当者、など)
4. やりたい集計を1文で書く(「佐藤さんの金額だけ合計したい」)
5. 「そのまま貼れる数式を1つ」と頼む
6. 返ってきた数式をセルに貼り、答えの分かる1行で確かめる

列の中身を書くほど、貼ればすぐ動く数式が返ります。ここを省くと、AIが列を取り違えやすくなります。

そのまま貼れるお願い文

次の文をコピーして、【】の中を自分の表に書き換えます。

ExcelとGoogleスプレッドシートのうち【Googleスプレッドシート】を使っています。
1行目は見出しで、データは2行目から入っています。
各列の中身は次の通りです。
・A列=日付
・B列=担当者
・C列=金額
やりたいこと:【担当者が「佐藤」の行の、C列の金額だけを合計したい】
そのままセルに貼れる数式を1つだけ出し、説明は最後に1文だけ付けてください。

この例だと、返ってくる数式は =SUMIF(B:B,"佐藤",C:C) のような形です。あとはセルに貼るだけで合計が出ます。件数を数えたいなら、頼み方を変えれば =COUNTIF(B:B,"佐藤") のような数式も返ります。

これまで: 関数名を調べる → 書き方を表に直す → エラーを直す (約15分)
これから: やりたいことを書く → 数式が返る → 貼って確かめる (約3分)

上の矢印は作業の流れです。調べ物と手直しの往復が、言葉で頼む1回に減ります。

数式が動かないときの直し方 🔧

貼ったセルに「#NAME?」と出たら、多くは表計算ソフトがその関数に対応していないのが原因です。表から値を引くXLOOKUP(エックスルックアップ)は新しめの関数で、古いExcelでは動きません。

そのときは「私のExcelは古くてXLOOKUPが使えません。VLOOKUPで書き直して」と伝えます。使えるバージョンを教えると、対応した数式に直してくれます。

貼る前に、答えの分かる1行で確かめる

やってはいけないのは、返ってきた数式を確かめずに資料へ使うことです。AIは似た列を取り違え、もっともらしい別の数字を出すことがあります。

まず、自分で答えの分かる1行で照合します。佐藤さんの金額を手で足した数と、数式の結果が合うかを見ます。合っていれば、そのまま使って大丈夫です。

なお、実際の数字を貼る必要はありません。列の構成だけ伝えれば数式は作れます。社外秘の表でも、中身を渡さずに済みます。

今日覚えること

• 関数名は覚えなくていい。やりたいことを日本語で伝えれば数式になる
• 列の中身を具体的に書くほど、貼ればすぐ動く数式が返る
• 貼ったら、答えの分かる1行で照合してから資料に使う

参考にした公式ヘルプは次の通りです。

Geminiのログインと無料利用: https://support.google.com/gemini/answer/13278668?hl=ja

※本記事は一次情報の調査をAIが行い、事実確認のうえ執筆・公開しています。