メール作成の時間を圧縮したい!
web会議、本当に多くなりましたよね。手軽に実施できる反面、日程調整でメール数往復。
スケジューリングが大変だった会議ほど、終了後、毎回やっぱりメールでお礼を伝えたい。
「web会議が終わり次第お礼メール作成」自動化できないかなぁ
「会議終わり次第 お礼メール自動作成」作ってみた
Power Automate Desktopで作成 (今回はTeamsでのweb会議に限定)
クリックひとつで、Teams会議終了を察知して、お礼メールを自動生成することに成功!
PowerAtuomateDesktopフロー
①Teamsの「web会議ウィンドウが閉じた」を検知
②Outlook起動 新規メール作成
③作成済のお礼本文と件名が自動入力 (宛先入力・送信は手作業)
技術面で工夫したところ
会議中・・・Teamsウィンドウ2個 ➡ 終了・・・ウィンドウ1個 と考え
「ウィンドウ2個の状態が消えたらOutlook起動」のアクションを当初組んだが、
まれに会議中にウィンドウが3個になる場合があり、Outlookが起動してしまう。
ループや条件のアクションでは解決できなかったが、
「ウィンドウが1個になったら起動」を追加し、ウィンドウが途中何個になっても、
会議が終わってウィンドウが1個になった時点でOutlookを起動させることに成功!
1クリック＆30秒でお礼メールの完成!!
手入力でメールを作成すると、送付まで約180秒。月間10回web会議があるとして
(30秒-180秒)×10＝1,500秒 つまり 月間約25分の業務スリム化に成功!
1クリック後はほぼ作業がいらないので、空いた時間でちょっと気の利いた一言を添えよう!
今後はzoomのweb会議にも対応したシステム開発にトライします!