机の上が用紙で散らかってはいませんか？
こんにちは。年末調整の季節がやってまいりましたね！
自分の部下で誰が完了していて誰が未提出なのか確認しているうちに
今度は別の提出物・・・・
こんな感じで机の上が用紙で占領されてはいませんか？
今回は Googleスプレットシートを基盤にAppSheetを使って簡単に管理できる
管理ツールになります。
発展途上にはなりますが、今後アップデートも含め少しでも業務改善のお役に立てればと思います。
ちなみに無料でできるので安心してください！
１完成動画はこちら
用意するツール
・AppSheet
・Google スプレッドシート
・Google アカウント持ちのデバイス (スマホ・iPhoneなど)
２設定までの流れ
まずはシートの準備をします。
毎回更新するのは手間なので シート1 を原紙として使うようにしておけば
今後提出物など追加したい場合 シート1 に入力すれば全員に反映できるように
このように設定してください。
拡張機能 AppSheet アプリを作成 の順に選択します。
ちなみに拡張機能が出ない場合はこちらの記事をどうぞ。
デバイス画面の登録の仕方。
私は2回目ですのですんなり入れましたが、
初回は使用するアカウントを求められます。
３ここからパソコン本体の設定
まずはここを選択します。
Google Sheetsがあるので選択します。
選択するとシートの選択画面が出るので今編集中のシートを選びます。
選択するとシート欄の人が自動で追加できるのでこのままテーブルに追加します。
左側に追加されたのを確認出来たら右側のくるくるを押してスキーマを再生成しましょう。
４デバイス側の設定
まずは左の設定からスマートフォンのマークを選択します
選択したら左の〇を押して▢は空欄のままでOKです。
これを人数分作り
このように設定しましょう。
最後にシート１は原紙のため非表示にしたいので、delete して右上の▢の
SAVEすれば完了です！
追加の提出物などが増えた際はシート１に日付と内容と期限に入れておけば
全員に反映されます。
５実際に使用してもらったら。
良かった点
・デスクトップ経由で 部門チーフ と 管理者 が共有できるので
あと誰が提出していない？
OOさんとOOさんです・・・ ではなく、
○○さん遅れ気味だからに声かけといてねと具体的に共有できる。
・用紙じゃないからなくす心配がない。
・無料ならええやん！
改善点
・管理する側はいいけど、いちいちログインするのめんどくさいから
バーコードリーダーにして読み取ったらすぐそのページに行くとかしてほしい。
・個人別はわかりやすいからいいんだけど、提出物を選択したら全体の状況が
見れるようにしてほしい。
・シフト表とリンクさせて期限アラートとかでるようにならないか？
６フィードバックに対しての感想。
３つの改善点はどれも機能的には必須項目であり、作成できたら
もっと便利になるのでバージョンアップしている最中です。
今回は管理する側に特化した内容で、実際に使う人の方の満足度を
考慮しきれなかったのが悔やまれます。時間はかかるかもしれませんが
さらに便利なものになるように挑戦していきます。