製造業では多くの企業が、
- 文書管理システム
- PDM
- PLM
- SharePoint
- ファイルサーバー
などを利用しています。
そのため、AnnoLinkを見ると、「文書管理システムの一種なのか？」と思われることがあります。
確かにAnnoLinkも、図面・PDF・写真・3Dデータなどを扱います。
しかし、文書管理システムとAnnoLinkでは、目的が少し異なります。
本記事では、文書管理システムとAnnoLinkの違いについて考えてみます。
文書管理システムの目的
文書管理システムの主な目的は、文書を適切に保管することです。
例えば、
- 保存
- 検索
- 版管理
- アクセス権管理
- 承認フロー
などがあります。これらは企業活動において非常に重要です。
もし文書管理がなければ、最新図面が分からなくなったり、古い資料を参照してしまったりする危険があります。
文書管理は「ファイル単位」で考える
文書管理システムでは、基本的にファイルが管理対象になります。
例えば、
設備図面.pdf
点検手順書.pdf
不具合報告書.pdf
のような形です。
どのファイルが存在するか？どの版が最新版か？誰が更新したか？
これらを管理することが中心になります。
現場が困るのはファイル管理ではないこともある
しかし現場ではファイルそのものよりも、ファイル同士の関係が重要になることがあります。
例えば、ある設備の異常について調査する場合、
必要になるのは
- 設備図面
- 点検履歴
- 現場写真
- 過去不具合
- メーカー資料
かもしれません。
問題は、
これらが別々に保管されていることです。
文書管理システムに問題があるわけではない
ここで誤解してはいけないのは、文書管理システムが悪いわけではないということです。
むしろ、文書管理システムは必須です。版管理も承認管理も重要です。
しかし、文書管理システムが解決しようとしている問題と、現場の情報探索の問題は同じではありません。
AnnoLinkが扱うのはファイルではなく関係性
AnnoLinkの特徴は、ファイルを管理することではなく、ファイル同士の関係を見えるようにすることにあります。
例えば、
ある設備に対して
- 図面
- 写真
- 3Dデータ
- 点検記録
が存在するとします。
AnnoLinkでは、これらを単に保存するのではなく、相互の関係性を可視化できます。
AnnoLinkは「どのファイルか」より「何に関係するか」を重視する
文書管理システムでは、
設備図面_A.pdf
を管理します。
一方でAnnoLinkでは、その図面が
- どの設備に関係するか
- どの写真に関係するか
- どの不具合に関係するか
- どの設計変更に関係するか
という情報も扱います。
つまり、ファイルの管理ではなく、情報の関係性を管理する考え方です。
文書管理は図書館、AnnoLinkは案内図に近い
少し極端な例ですが、文書管理システムは図書館に近い存在です。必要な本を保管し、探せるようにします。
一方でAnnoLinkは、その本同士の関係を示す案内図に近いかもしれません。
例えば、この本を読むなら、こちらの本も参考になる。
この設備を調べるなら、こちらの図面も関係する。
そうした関連性を見えるようにします。
なぜ今後は関係性管理が重要になるのか
DXによって情報量は増え続けています。しかし、情報が増えるほど人は何を見ればよいか分からなくなります。
そのため、今後は
- 保存する
- 検索する
だけでなく、
- 関係を見えるようにする
という考え方も重要になると考えられます。
AnnoLinkは文書管理システムを置き換えるものではない
AnnoLinkは、文書管理システムの代替ではありません。
むしろ、既存の文書管理システムやPDM、PLMと組み合わせて利用する方が自然です。
文書管理システムが「正しく保存する」ことを担い、AnnoLinkが「情報同士の関係を可視化する」ことを担う。
そのような役割分担も考えられます。
まとめ
文書管理システムとAnnoLinkは、扱う対象が似ているように見えて、解決しようとしている課題が異なります。
文書管理システムは、文書の保存や版管理を目的としています。一方でAnnoLinkは、図面・PDF・写真・3Dデータなどの関係性を可視化し、
必要な情報を見つけやすくすることを目的としています。
今後は、「ファイルを管理する」だけでなく、「情報の関係を見えるようにする」という考え方も、製造業の情報活用において重要になっていきます。
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