定例のコピペメールは自動で送ってほしい！
みなさんこんにちは！ショッピングモールで施設管理をしているobatanです。
業務効率化の部署でも何でもない普通の現場事務所なのですが、私は「脳死でコピペ / 書き写し」がとにかく大嫌い！
今回は、Power Automate Desktopを用いて、メールの自動送信に取り組んでみましょう
とりくみ
お詫び
冒頭早速のお詫びで申し訳ありません。
ここで皆さんに動画をご覧頂き、「実際動くとこんな感じですよ」というご紹介をしたかったのですが、動画にすると社内サイトのURLと送信先のメールアドレスが公開されるという問題が起こりました。
そのため、せめてどんな感じになったか、をお伝えすべく該当箇所にモザイクを入れましたので、下の画像をぜひご覧ください。
※動作自体は10秒かからずで終了します。
ご自身のPADで試してみる方はこちら
https://url.ccomは私の場合社内サイトのURLになっていますので、差し替えてください。
from@fromからtest@testにメールを送信するフローになっていますので、ご利用のメールアドレスに変更ください。
DateTime.GetCurrentDateTime.Local DateTimeFormat: DateTime.DateTimeFormat.DateAndTime CurrentDateTime=> CurrentDateTime
WebAutomation.LaunchChrome.LaunchChrome Url: $'''https://url.ccom''' WindowState: WebAutomation.BrowserWindowState.Normal ClearCache: False ClearCookies: False WaitForPageToLoadTimeout: 60 Timeout: 60 BrowserInstance=> Browser
WebAutomation.ExtractData.ExtractTable BrowserInstance: Browser Control: $'''html > body > div:eq(0) > main > section > table > tbody > tr''' ExtractionParameters: {[$'''td:eq(7)''', $'''Own Text''', $'''''', $'''Value #1'''], [$'''td:eq(5)''', $'''Own Text''', $'''''', $'''Value #2'''], [$'''td:eq(6)''', $'''Own Text''', $'''''', $'''Value #3'''] } PostProcessData: False TimeoutInSeconds: 60 ExtractedData=> DataFromWebPage
WebAutomation.CloseWebBrowser BrowserInstance: Browser
Outlook.Launch Instance=> OutlookInstance
Outlook.SendEmailThroughOutlook.SendEmail Instance: OutlookInstance Account: $'''from@from''' SendTo: $'''test@test''' Subject: $'''【AMW】%CurrentDateTime%時点''' Body: $'''以下の申請を受付中にしておりますので、担当者は確認をお願いします。
[開始日時] [業者名] [内容]
%DataFromWebPage%''' IsBodyHtml: False
Power Automate Desktopは、ノーコードでRPAを行えるツールの為、どういう挙動をするかが日本語で書いてあります。とても分かりやすい！
今回は『簡単』を謳っていますので、フローを簡単にご説明します。
| 番号 | フロー名 | 内容 |
|---|---|---|
| 1 | 現在の日時を取得 | 現在の日時を取得します |
| 2 | 新しいChromeを起動する | アクション内で指定したURLを開きます |
| 3 | Webページからデータを抽出する | 2番で開いたChromeから情報を吸い上げます。Power AutomateではChrome画面をクリックして選択できるので、HTMLの知識が無くても、画面の情報を選べます。 |
| 4 | Webブラウザーを閉じる | 開いたブラウザーは閉じましょう 制作中に何回もフローを実行した際にChromeの数がとんでもないことになります |
| 5 | Outlookを起動します | 名の通りです。 |
| 6 | Outlookからのメール メッセージの送信 | メールの宛先・本文を設定することが出来ます。 |
実際に使ってみた結果…
せっかく完成したフローですので、誰かに使ってみてもらいレビューを受けてみましょう。
複数部署を経験し、現部署を俯瞰してみることが出来る先輩社員に協力を要請します。
冒頭に、
「いつもやってる〇〇の業務ですけど、効率化ツールを作ってみたので、一回試してもらえませんか？」とお願い。メールの宛先を設定し、実際に送信してみました。
緊張の第一声は…
ぜひやってほしい！！！
やったー！上々の手応えです！
まだまだ未完成形なのは承知なので、改善できる点を聞いてみました。
- 開始日時は日付だけで良いのでは？
- 1行が長くなればなるほど見にくい、表形式で出ると嬉しい
- 担当者の名前が出てほしい
- そのページに直接飛ぶリンクが欲しい（⇒[承認はこちら]的な）
どれも達成が可能そう…？
まず、上記の課題は解決させましょう。
リリース後、また投稿させて頂きます！
余談
先輩社員「1日10分かかる作業として考えると、めちゃくちゃ経費削減になるんじゃない？」
せっかくなので計算してみましょう。
-
10分（日）× 365日（年間）＝ 3650分 ≒ 60時間
-
全国の150拠点全てで共通する業務なので、
60（時間） × 150（拠点） ＝ 9000時間 -
仮に社員の人件費が¥1500/時間だとすると、
9000（時間） × ¥1500 ＝ ¥13,500,000
とんでもない金額がはじき出されました。
フローの作成に1時間も掛かっていないので、費用対効果は抜群です。
業務効率化は、単純作業から解放される精神面での喜びと、会社から見ても大幅な経費節約というWin-Winな関係だということを再認識しました。
この数字を見ると、俄然やる気が出てきますよね(?)
これからも、もっと頑張ろう！