素人が進めるデジタルでやるぞ業務改善
何が良いかいろいろ考えて、紙で回している残業報告をデータ回覧にすることにした。
思いつく方法でプロトタイプ作成してみたが、つぎはぎの自動化。そこらじゅうで手動作業入りまくりだ。
ここから、進化させて真のデジタル化させるのが目標だ。
進化計画
１．メンバーに残業報告作成の依頼をメール。報告はFormsで実施
２．Formsのデータをもとにして残業報告書を作成
３．残業報告書を3名のマネージャーに承認依頼し承認後、最終承認者の部長に承認回付
４．部長承認後、エクセルの残業報告書をPDFにしてフォルダに投稿
この一連の流れを作りたい。
プロトタイプでできていること
１と２のメンバーへのメール配信と、Formsのデータをもとに残業報告書にすること。
これはPowerAutomateDesktopで作成した。
すでにある課題
１．メール配信にsharepointのリンクを入れたかったのだが、URLが長すぎてPADでエラーが起きていた。どうやっても解決できずうやむやに。本文にここのフォルダ見てね的なコメントを入れるに留まる。
２．承認依頼は電子印のように不正ができるものはダメと上長より指示があり、当初考えていた共有ファイルに電子印承認計画はチーン。システムでの承認依頼を考えないといけない。
困ったときの～Copilotに相談
・お金はありません。全部無料版で！
・会社のセキュリティが厳しいので可能な限りMicrosoftのなにかで
・承認依頼を回覧する方法はないか
・承認は1次承認者３人、最終承認者の流れで
こっぴーからはよい情報が届く。
・PowerAutomateのクラウド版を使えば、OutlookやTeamsで承認回覧ができると。
・承認は「承認/否認」のボタンクリックで、承認者と日付が残ると。
・さらにその結果をエクセルに入力してくれると。
それは私がやりたいな～と思ったこと全部盛りではないか！
実際に実装してみると、クラウド版にしたらメールにリンクよりもやりたかった、ファイル添付が簡単にできた。
メール配信についてはすべて問題解決した。
クラウド版でそれはできません！
次に、先に作成していた残業報告書の自動作成をPADからクラウド版に作り替えようと思ったらうまくできない。エクセルの直接的な作業、私がしたかったのは2つのファイルを開いてAファイルのデータをBファイルにコピーするという簡単なことだ。それはクラウド版ではできないと。エクセル作業はPADの得意とするところだった。
まじかーーー意気消沈
ん？待てよ？別にクラウドに固執する必要はないよね。PADが得意なことはPADにやってもらい、クラウド版ができることは引き継げばいいのではないか！
あ～なんかそんなこと？って言われそうだがこんな小さな気づきが大きな一歩だ。
前に進んだ。