はじめに

サイボウズ Garoon を全社で活用している企業において、現場からよく上がる課題が「Microsoftとのスケジュールの二重管理」です。

「社内の予定調整は Garoon だが、Teams 会議や社外への外出予定は Microsoftに入る」

「どちらか一方を更新し忘れ、会議のバッティングが発生する」

「スマホから入れた予定を、会社に戻ってから手動で転記している」

こうした「情報の壁」を、双方向・リアルタイム同期で解決するのが「ガル助ver.2」です。
本記事では、公式サイトの仕様に基づいた活用ポイントを整理します。

ガル助ver.2 の最大の特徴は、Garoon と Microsoftの予定を常に一致させる双方向連携です。

Garoonで登録： Microsoft側に予定が自動作成されます。

Microsoftで登録： Garoon 側に予定が自動作成されます。

PC、スマホ、Teams など、普段お使いのどの入り口から予定を操作しても、もう一方へ即座に反映されます。転記の手間と「更新し忘れ」を物理的に無くすことが可能です。

オンライン会議の URL 管理もスムーズです。

Microsoft側で発行された Teams 会議の URL を、Garoon 側の指定項目へ自動同期。

Garoon の画面から 1クリックで会議に参加できるため、URL を探す手間が省けます。

単なる予定の同期に留まらず、Garoonの強みである組織管理や施設予約をそのまま活かせます。

Microsoft側で管理している「会議室」のリソース予約も同期対象です。
「Garoonで会議室を予約したのに、Microsoft側で予約されておらず部屋が埋まっていた」といった事故を防ぎます。

Garoonの大きな特徴である「組織図に基づいたメンバー表示」のまま、他メンバーの予定を把握できます。

所属部署やプロジェクトメンバーの動きを、使い慣れたGaroonのUIで一覧確認可能です。

導入検討時に重要となる技術的なポイントです。

認証方式：セキュアなOAuth認証を採用。パスワードを直接保持しない安全な接続が可能です。

柔軟なマッピング：タイトル、日時、場所、説明文、Teams会議URLなどを、Garoonの各項目に自由に紐付けられます。

現在パッケージ版を利用しており、クラウド版への移行を機に環境をアップデートしたいというニーズにも対応しています。
現在移行を検討されている場合は、「ガル助ver.2」を導入する絶好のタイミングです！

パッケージ版でのスケジュール同期は、これまで社内サーバーの管理や個別のスクリプト運用が必要なケースがありました。クラウド版への移行に合わせて「ガル助ver.2」を導入することで、同期の仕組み自体も SaaS 化され、サーバーの維持メンテナンスやアップデート作業から完全に解放されます。

システム環境が変わるタイミングは、ユーザーの操作習慣（ワークフロー）を整理するチャンスです。
「Garoonは社内用、Microsoftは個人・社外用」というこれまでの二重管理のルールを廃止し、「どこに入れても同期される」という新しい標準をスムーズに定着させることができます。

現在「ガル助ver.2」では、パッケージ版からクラウド版へのスムーズな乗り換えを支援するオプションを用意しています。現在の運用環境に合わせた最適な移行プランを提案し、データや設定の移行をトータルでサポートします。

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まとめ：Garoonを「最新の予定」が集まる場所へ 🏁

ガル助ver.2は、GaroonとMicrosoftを併用する企業にとって、情報の整合性を保つための「ハブ」となるソリューションです。

✅ 二重入力の撤廃による事務工数の削減
✅ Teams連携によるオンライン会議へのスムーズな参加
✅ セキュアな認証と柔軟な設定による管理負荷の軽減

まずは30日間の無料トライアルで、GaroonとMicrosoftが自動でつながる便利さを試してみてください。