こんにちはこんばんは。
業務課題の解決に七転八倒の日々を過ごしております。
今回の課題はこちら
任意の申し込みをうけたら、クーポンコードを発行して配布したい。
部下のAさんからの相談でした。
Aさんが良い商談をしてくれたのです。
概要は下記の通り
- とあるサービスについて、従業員限定でトライアルとして無償提供
- 提供を受けるにはユニークコードであるクーポンコードを当該サービスのマイページ入力する必要がある
クーポンコードの配布をどうするのか…。
Aさんは悩み、下記の様な手順を思いつきました。
- 申し込みを社内メールで受け付ける
- 手元のクーポンコード一覧表から任意のコードを選んでメールを返す
- 上記で利用したクーポンコードを消し込む
- 消し込んだクーポンコードの使用者情報（社員番号など）を一覧表に追記する
クーポンコードは1500件ほどいただけるとのこと。
よくやったぞAさん。だが手順があまりにもいただけない。
手間がかかるのはよくない
上記の手順を繰り返すとなると問題がありすぎます。
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当人への影響
1回あたり約5分対応にかかる。多忙な業務を抱えているのにかなり非現実的。
休みの日は対応できない。
一覧表の管理は手作業になるため、間違いがあってもリカバリーできない。
万が一の送付ミス、送付忘れもあり得る。 -
申込者への影響
申し込みをせっかく行っても、担当者であるAさんが不在であったり休みの場合は返事がいつ来るかわからない。
と、課題がいろいろとあることが見えてきました。
なによりめんどくさい。
その悩み、デジタルで解決しようじゃないか
というわけでPowerAutomateを使用して下記の様なフローを考えてみます。
- 申し込みはメールではなく、Microsoft Formsで受け付ける
- Formsで受け付けたら自動でクーポンコードを一覧表から取り出す
- 取り出したコードと同じ行にFormsで受け付けた従業員情報を追記する
- コードをメールで自動送信する
上記をPowerAutomateでForms入力→エクセルシートの更新→Outlookでのメール送信
の流れを一気通貫で実現してみよう、と。
フロー図
上記をフロー図に起こすとこんな感じになりました
簡単に解説をつけるとこうなります
1.新しい応答が送信されるとき
Microsoft Formsで新しい回答が送信されたときにフローが開始されます。
2.応答の詳細を取得する
送信されたフォームの回答内容を取得します。
3.行の取得_2
一覧表のExcelファイルから「使用済列」が「いいえ」の行を取得します。
4.条件_2
「使用済列」が「いいえ」かつフォーム回答の「承諾」が「誓います」の場合、次の処理を実行します。
- 行の取得
Excelファイルから該当する「ユニークコード」の行を取得します。
- 行の更新
取得した行の情報をフォーム回答内容で更新し、「使用済列」を「はい」にします。
- メールの送信 (V2)
申込者にユニークコードなどを記載したメールを送信します。
ためしにFormsで入力してみると…。
おお、ちゃんと返ってきました。
使用感を試してもらう
作成できたのでAさんにも試してもらいます。
使用した感想をいただきました
- まずはめちゃくちゃ便利です。これが自動でできるのは本当に嬉しいです。
- 自分でメールを受けても絶対返信モレがあるので、自動化することでそのリスクが減るのはありがたい。
- また、Formsで受け付けた情報を自動的に追記できるのもこれまたモレがなくてよいです。
との意見をいただきました。
何か改善点は…？と聞いてみましたが、「とくにありません！」とのこと…。どうしよう。
もう一人、Bさんにも実際に使用していただきました、こちらは完全にユーザー（申込者）目線で利用をお願いします
- すぐに返事が返ってくるんですね！すごい！
- 申し込んだときの期待感が残っている状態で返信がくるのは、ひそかにすごくいいことだな、と思います。
…ちなみに改善などのご要望はないとのことでした。
今回は時間切れでここまで。
もう少し多くの人に試してもらえればまだいろいろな課題があると思うのですが、いったんここまでになりそうです。
作ってみて
作成時は意外とすんなりとできてしまいました。
ただただ、完成したときは嬉しかったです。
これを応用したい、と思ったときにどんなプロダクトができるのか、そういったことも追及してみたいです。
最後までお読みいただきありがとうございました。